La gestione delle risorse umane è un’attività incentrata sulle persone. Sono proprio i dipendenti a guidare il successo di un’azienda, quindi è cruciale mantenerli motivati e gestirli con attenzione. L’avvento di tecnologie avanzate, come i sistemi HRMS (Human Resources Management System) che integrano intelligenza artificiale e automazione, ha reso i processi HR molto più efficienti.
Man mano che la tua azienda si espande, emergono nuove sfide, come la gestione della crescita, l’ottimizzazione dei processi, la gestione dei dati e la massimizzazione dell’efficienza della forza lavoro. Con l’aumento del numero di dipendenti, anche la gestione delle risorse umane diventa complessa, dalla selezione del personale all’assunzione, dalla formazione alla gestione delle buste paga e alla conformità alle normative. Inoltre, le informazioni importanti si disperdono tra diverse cartelle e posizioni.
Tutto ciò può portare al burnout del personale HR e ridurre l’efficienza complessiva. In un mercato competitivo, dove il tempo è denaro, non ci si può permettere inefficienze, soprattutto durante la fase di crescita.
Quindi, se la tua gestione delle risorse umane si basa ancora su fogli di calcolo e pratiche cartacee, stai perdendo delle opportunità!
Qual è quindi la soluzione?
La risposta è un software per la gestione delle risorse umane, ovvero un HRMS!
Cos’è un HRMS?
Un HRMS è un software che sfrutta la tecnologia per ottimizzare i processi HR. Il suo scopo principale è aumentare l’efficienza e la produttività aziendale attraverso l’automazione di attività ripetitive e manuali. Ciò consente al team delle risorse umane di concentrarsi su attività strategiche e importanti per la crescita dell’azienda.
Un software HRMS copre diversi aspetti della gestione delle risorse umane, tra cui:
- Pianificazione della forza lavoro
- Reclutamento e selezione
- Onboarding dei nuovi assunti
- Gestione del periodo di prova e conferma del rapporto di lavoro
- Gestione delle informazioni dei dipendenti
- Gestione di permessi e ferie
- Monitoraggio delle presenze e delle ore di lavoro
- Elaborazione delle buste paga
- Calcolo delle variazioni di stipendio
- Gestione delle dimissioni
- Comunicazione aziendale e gestione di norme e regolamenti
- Coinvolgimento dei dipendenti
- Conformità normativa
- Reportistica MIS
- Formazione e sviluppo professionale
- Valutazione delle prestazioni
- Piani di successione
Perché le aziende hanno bisogno di un HRMS?
L’approccio tradizionale “carta e penna” può funzionare nelle prime fasi, ma non è adatto per un’azienda in crescita. Per le piccole e medie imprese (PMI), un HRMS efficiente è cruciale per velocizzare la crescita, automatizzare attività complesse ed eliminare potenziali errori. Anche piccoli errori possono avere un impatto negativo sulla produttività.
L’integrazione di un HRMS con tecnologie all’avanguardia come l’analisi dei dati e l’automazione porta benefici non solo ai datori di lavoro, ma anche ai dipendenti e ai clienti, garantendo che le informazioni corrette raggiungano la persona giusta al momento giusto.
Un rapporto stima che il mercato globale dei software HR raggiungerà i 30 miliardi di dollari entro il 2030, con una crescita prevista del 9,4% tra il 2017 e il 2025.
Vediamo alcuni dei vantaggi per le aziende moderne.
Gestione efficace dei dipendenti
Il tuo team HR può monitorare le presenze e le ore di lavoro dei dipendenti per garantire la massima produttività e il giusto compenso per lo straordinario. Puoi anche gestire la formazione, le buste paga, le prestazioni e migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, rafforzando il loro legame con l’organizzazione.
Monitoraggio dei KPI
Un HRMS può automatizzare il monitoraggio dei Key Performance Indicator (KPI), misurando l’efficienza dei dipendenti nel raggiungere gli obiettivi. Può monitorare la durata della permanenza in un ruolo, l’assenteismo e il tempo impiegato per completare un compito.
Self-service per i dipendenti
Una delle funzionalità più apprezzate degli HRMS è il self-service per i dipendenti, che consente loro di accedere ai propri profili e al portale aziendale. Il sistema offre informazioni dettagliate sui termini e le condizioni, le politiche sui permessi, le buste paga e le procedure di dimissioni, riducendo il carico di domande per il dipartimento HR e risparmiando tempo per tutti.
I dipendenti possono richiedere permessi attraverso il sistema, controllare il saldo dei giorni di ferie, visualizzare il calendario delle festività e altri eventi, senza dover presentare domande cartacee.
Eliminazione degli errori umani
L’automazione riduce gli errori umani che possono costare alle aziende in termini di conformità normativa, spese e tempo. Il sistema riduce al minimo le possibilità di errore e le duplicazioni, garantendo un’esecuzione accurata delle attività.
Sicurezza e privacy dei dati
Garanzia di conformità normativa
Rispettare le leggi statali e federali è essenziale per la salute di un’azienda. La non conformità può rappresentare una seria minaccia, causando danni alla reputazione e sanzioni. Un HRMS si aggiorna regolarmente sulle modifiche normative per garantire la piena conformità.
Perché scegliere un software HRMS basato su cloud (SaaS)?
Invece di un software tradizionale installato in locale, puoi optare per un software Software-as-a-service (SaaS) ospitato nel cloud. Questo modello si basa su un abbonamento, eliminando la necessità di acquistare l’intero software. Il fornitore di servizi ti concede l’autorizzazione a utilizzare il software per un periodo definito, a seconda del piano sottoscritto.
Ti suona familiare?
Esattamente come Netflix!
A differenza dei software locali, il modello SaaS non richiede installazione o configurazione. È pronto all’uso e può essere attivato in poche ore, risparmiando costi e tempo, senza preoccuparsi della manutenzione.
Essendo ospitato in un ambiente cloud, un software SaaS offre una maggiore scalabilità, consentendoti di scegliere il software più adatto alle dimensioni della tua azienda.
Quindi, se stai valutando l’implementazione di un HRMS nella tua organizzazione, valuta l’adozione di un software SaaS. Ecco alcuni dei migliori software disponibili.
Freshteam
Migliora la comunicazione con i dipendenti utilizzando Freshteam, che gestisce in modo intelligente tutti i processi HR e ti aiuta a prendere decisioni importanti. Il suo sistema di tracciamento dei candidati ti permette di trovare i profili giusti, organizzare i colloqui e assumere le persone adatte. Puoi trovare candidati su portali di lavoro, siti web, segnalazioni di dipendenti, fornitori, social media e altro ancora.
Crea scorecard per i colloqui, aggiungi team di reclutamento, fasi del processo e moduli di domanda personalizzati per ogni posizione. Puoi anche conservare tutte le informazioni sui candidati, come email, curriculum, punteggi, cronologia delle interazioni e feedback in un’unica posizione con Candidate 360. Durante la pianificazione dei colloqui, puoi invitare i membri del tuo team e raccogliere i loro feedback. Il software consente inoltre di gestire le offerte di lavoro, configurarne i campi, registrare le decisioni e preparare le lettere di assunzione.
Con Freshteam, l’onboarding è più semplice: puoi avviare il processo in anticipo, completare i documenti e compilare i moduli. Presenta i nuovi assunti ai loro colleghi e all’organizzazione. Dopo aver firmato i documenti, puoi caricarli nel loro profilo, creare compiti, monitorare le loro attività e inviare promemoria per completare il processo di onboarding.
Trascina e rilascia i campi del modulo per creare profili dei dipendenti e gestire gli organigrammi, mostrando la struttura aziendale con nomi, dipartimenti e posizioni. Crea e applica politiche sui permessi per un anno, mappale su team, sedi, turni o specifici dipartimenti. Tieni traccia delle ferie, genera report e individua l’assenteismo e le tendenze delle ferie.
Grazie all’app mobile disponibile per iOS e Android, puoi gestire le assunzioni senza problemi, inviando email, raccogliendo feedback e prendendo decisioni. Richiedi i congedi o approva/rifiuta le richieste con un semplice tocco e accedi ai dati dei dipendenti ovunque ti trovi.
Bizneo HR
Per automatizzare e ottimizzare il dipartimento delle Risorse Umane e raggiungere un nuovo livello di gestione del personale e del talento, Bizneo HR è una delle soluzioni più valide. Questa suite comprende oltre 10 strumenti tecnologici che coprono e forniscono soluzioni per migliorare tutte le fasi del ciclo di vita lavorativo.
I suoi strumenti più potenti innovano e perfezionano il reclutamento e la selezione dei candidati, la valutazione e la formazione dei dipendenti, per misurare le loro competenze e massimizzarne le prestazioni.
Ci sono anche diverse funzionalità che semplificano il lavoro quotidiano:
- Gestione delle ore di lavoro, dei permessi e dei turni.
- Processi di onboarding e offboarding per facilitare l’integrazione dei nuovi assunti
- Sondaggi per misurare la soddisfazione, l’impegno e il clima di lavoro.
- Flussi di lavoro che automatizzano le attività di routine, le notifiche e le comunicazioni (fine del contratto, data della revisione dello stipendio, avvisi di assenza).
Inoltre, offre la possibilità di integrarsi con altri strumenti (integrazione con buste paga, controllo accessi, presenze, ERP). In sintesi, è la tecnologia ideale per ottimizzare la gestione delle Risorse Umane e prendersi cura del valore più grande di un’azienda: i suoi dipendenti.
Sage HRMS
Supera le sfide HR e prendi decisioni intelligenti con Sage HRMS per migliorare l’efficacia della tua organizzazione. Questa soluzione dinamica gestisce l’intero ciclo di vita dei dipendenti, dall’assunzione al pensionamento. Il software è scalabile per supportare le tue esigenze in continua evoluzione.
Trova persone di talento, trattieni i migliori e identifica facilmente i dipendenti interni per posizioni di leadership. Ti aiuta anche a ridurre il turnover dei dipendenti, migliorandone il coinvolgimento. Ottimizza la gestione del tempo, copre ferie e presenze, gestisce le buste paga, le revisioni delle prestazioni, i benefit, il self-service e altro ancora.
Elimina costosi errori nell’iscrizione e nell’immissione dei dati, evitando le procedure amministrative complesse associate ai benefit. La sua analisi del rischio ti consente di valutare i dipendenti in base a informazioni, statistiche, competenze, prestazioni, assicurazioni, dati demografici e altro ancora.
Sage University offre lezioni complete tenute da istruttori e apprendimento on-demand per aiutarti a sfruttare al meglio il software. La Sage Knowledgebase, Sage City e le Sage Resources forniscono supporto 24/7, rispondendo alle tue domande e offrendo gli ultimi aggiornamenti del software non appena vengono rilasciati.
Gusto
Sostieni il tuo team con un HRMS completo, Gusto. Tutti i processi, dall’assunzione all’onboarding, dal pagamento alle prestazioni e alla promozione, vengono gestiti in modo efficiente grazie a questo software.
Crea lettere di offerta professionali, assumi nuovi membri senza la burocrazia e lascia che compilino il proprio profilo. Puoi archiviare tutti i documenti digitalmente per mantenere l’ordine. I processi complessi di gestione delle buste paga sono un ricordo del passato: usa il sistema semplificato di Gusto per calcolare facilmente gli stipendi e le tasse.
Sincronizza automaticamente tutti i dati relativi al monitoraggio delle ore, i piani di benefit e i nuovi assunti. Mantieni i tuoi dipendenti felici, in salute e assicurati, gestendo anche i loro piani benefit attraverso lo stesso software. Offri al tuo team strumenti e risorse per garantire il loro futuro finanziario con Gusto Cashout, benefici per i pendolari, compensazioni per i lavoratori e piani di pensione 401(k) e 529 per il risparmio universitario.
Gusto offre anche strumenti come l’assistenza finanziaria per le piccole imprese, il calcolatore del tasso di consumo, il calcolatore delle imposte del datore di lavoro, lo strumento di confronto degli stipendi e la lista di controllo per i nuovi assunti. Il software è conforme alle normative HIPAA, ACA ed ERISA. Gestisce i requisiti COBRA e invia e-mail ai dipendenti per completare le pratiche burocratiche dopo aver lasciato l’azienda.
Cézanne HR
Che la tua azienda sia piccola, media o grande, Cézanne HR ti supporta nell’ottimizzazione di ogni aspetto delle tue attività HR. Questa moderna suite HR basata su cloud ti consente di gestire la tua forza lavoro in modo efficiente, grazie a tecnologie avanzate, strumenti di automazione e funzionalità eccellenti.
Aiutando aziende in oltre 100 paesi, Cezanne HR offre traduzioni in 10 lingue diverse senza costi aggiuntivi. Supporta anche la registrazione dei dati finanziari nella valuta locale e semplifica la gestione di uffici multipli con flussi di approvazione, centri di costo, portali HR e autorizzazioni amministrative. Il sistema offre la flessibilità necessaria per eseguire varie attività, dall’assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro e tutto ciò che c’è nel mezzo.
Offre un portale online disponibile 24/7, ricco di articoli di esperti, guide pratiche, suggerimenti per la configurazione, formazione, consulenza, notifiche intelligenti, report integrati, moduli configurabili, gestione efficiente del flusso di lavoro e servizi di implementazione. Comunica efficacemente con la tua forza lavoro grazie all’app mobile e agli strumenti online per una maggiore collaborazione.
Non dovrai preoccuparti della manutenzione, poiché Cezanne si occupa di tutto, inclusi gli aggiornamenti periodici. I tuoi dati sono al sicuro grazie alla sicurezza avanzata e alla protezione dei dati tramite crittografia, password e conformità al GDPR. Inoltre, la sua architettura aperta consente di migliorare la produttività e la connettività con applicazioni di terze parti.
People HR
Sei stanco di perdere tempo con compiti ripetitivi?
Utilizza People HR per automatizzare questi processi e concentrarti su aree che richiedono maggiore attenzione. Dimentica il monitoraggio delle assenze per malattia, l’aggiornamento dei dati dei dipendenti, l’approvazione delle ferie, la compilazione delle informazioni sul fatturato e altro ancora. Grazie al suo sistema di tracciamento dei candidati, puoi assumere e trattenere talenti adatti alla cultura della tua organizzazione. Condividi le offerte di lavoro su diversi portali, identifica e connettiti con persone che possono aiutarti a far crescere la tua azienda.
Presenta informazioni HR attraverso report grafici completi ai leader aziendali, chiedendo consigli e piani d’azione. Impara da altri professionisti HR attraverso l’HRMS e migliora le tue decisioni. Confronta le informazioni HR con quelle di altre aziende del tuo settore per capire le aree di miglioramento.
Connettiti meglio con i tuoi dipendenti e aiutali a raggiungere il loro potenziale con il sistema di gestione delle prestazioni. Identifica i migliori talenti e coloro che hanno bisogno di supporto per migliorare. People HR consente di migrare facilmente i dati nel nuovo sistema e offre formazione per usare al meglio il software.
Anche senza competenze tecniche, puoi usare questo software grazie alla sua semplicità e facilità d’uso.
Zenefits
La gestione dei processi HR non sarà più un problema se utilizzi Zenefits, che offre numerosi vantaggi per la tua azienda. Con un semplice clic, puoi inviare lettere di offerta con tutti i dettagli essenziali e un link per l’accettazione online. Il software fornisce modelli di lettere di offerta o la possibilità di caricarne una personalizzata.
Checkr, partner di Zenefits, effettua controlli completi e rapidi sui candidati direttamente dal software. I nuovi assunti possono completare l’onboarding in autonomia attraverso l’app mobile o il sito web, evitando problemi nel primo giorno. Il software genera digitalmente i documenti fiscali dei dipendenti in base alle informazioni disponibili.
Il sistema incoraggia ad abbandonare la carta offrendo la funzione di firma digitale. Grazie all’integrazione con Slack, Salesforce, Google Workspace, ecc., i nuovi dipendenti possono accedere automaticamente ai loro account. Zenefits offre organigrammi dinamici e un elenco di dipendenti con tutti i dettagli necessari per migliorare la comunicazione.
Automatizza eventi come promozioni, trasferimenti di team/dipartimenti, licenziamenti e dimissioni. Il software sincronizza i dati in tempo reale, in modo che le modifiche siano visibili ovunque. Oltre ai dipendenti, supporta anche altri tipi di lavoratori, come freelance, appaltatori e consulenti. Rimani conforme alle normative automatizzando le attività.
Crea e amministra la politica PTO, gestisci le richieste di ferie, imposta le date di blocco e usa il calcolatore automatico del saldo PTO per risparmiare tempo. Il software fornisce business intelligence attraverso report sui riepiloghi delle retribuzioni, le attività dell’organico, le statistiche per le pari opportunità, i tassi di rotazione e le stock option concesse.
BambooHR
I tuoi dipendenti sono le risorse più importanti della tua azienda. Gestiscili con cura usando BambooHR, un software all-in-one per raccogliere, organizzare e analizzare i dati dei dipendenti. Migliora il processo di reclutamento e onboarding, gestisci gli stipendi in modo efficiente e sviluppa una cultura aziendale sostenibile.
BambooHR ti consente di archiviare tutte le informazioni in un database sicuro, con strumenti dinamici di modifica e report per velocizzare i flussi di lavoro. Puoi controllare tutto tramite un sito web o un’app mobile, accedendo in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
Personalizza la documentazione per rendere l’onboarding meno stressante. Il software è dotato di firme elettroniche per la gestione digitale dei documenti, evitando l’accumulo di carta sulla scrivania. Monitoraggio delle ore, ferie, benefit, gestione degli stipendi: tutto è più semplice con BambooHR.
Ottieni informazioni più approfondite sulla gestione delle prestazioni, la soddisfazione dei dipendenti e altre statistiche utili per pianificare le prossime azioni. Attualmente, BambooHR conta oltre 1,56 milioni di utenti attivi in tutto il mondo e offre una prova gratuita di sette giorni.
Conclusione
I processi HR sono cruciali per le aziende moderne, sia per il reclutamento che per la gestione degli stipendi, le prestazioni e le promozioni. Richiedono un alto livello di precisione e anche un piccolo errore può essere costoso. Grazie all’HRMS basato su cloud, puoi automatizzare tutte le attività e minimizzare gli errori.