Un sistema di gestione dei documenti consente di risparmiare tempo prezioso organizzando i documenti in modo efficiente e consentendo una facile ricerca dei file.
Le aziende con una forza lavoro relativamente inferiore spesso hanno difficoltà a gestire numerosi documenti e documenti aziendali. Se optano per un solido sistema di gestione dei documenti (DMS), diventerà più facile per loro mantenere i documenti organizzati.
Inoltre, questi strumenti aumentano anche l’efficienza del team consentendo loro di accedere rapidamente ai dati di cui hanno bisogno.
Sommario:
Che cos’è la gestione dei documenti?
Gestione dei documenti significa gestire, archiviare e tenere traccia dei documenti (documenti word, PDF o qualsiasi altro formato) in formato digitale. Utilizzando questo sistema, le aziende possono archiviare i documenti in modo sicuro e centralizzare l’intero processo.
Vantaggi dei sistemi di gestione dei documenti
Migliore produttività
La produttività è la chiave del successo di un’azienda. Un sistema di gestione dei documenti organizza in modo efficiente e sicuro i file dell’azienda. Di conseguenza, il team può preoccuparsi meno della manutenzione dei documenti e concentrarsi sulle attività che contano di più. Quando sai che tutti i tuoi file sono archiviati in modo sicuro, la tranquillità funziona come carburante per la produttività.
Sicurezza migliorata
Ogni azienda desidera mantenere protetti i propri dati cruciali e mission-critical. È possibile archiviare documenti riservati in un sistema di gestione dei documenti e controllare l’accesso a questi file. Pertanto, la gestione dei documenti diventa altamente tracciabile e le sue tracce di controllo possono essere utilizzate in seguito, se necessario.
Spazio di archiviazione ridotto
Non è più necessario mantenere schedari, contenitori e scatole. Con DMS, puoi passare senza carta e gestire i tuoi documenti digitalmente senza occupare spazio fisico.
Recupero rapido dei documenti
La ricerca dei documenti e il recupero dei file possono richiedere molto tempo. Utilizzando un sistema di gestione dei documenti, è possibile individuare rapidamente il file desiderato e risparmiare tempo prezioso. Un DMS ti consente di cercare file in base a nome, metadati e contenuto utilizzando una tecnologia di fascia alta.
Ottima collaborazione di squadra
La maggior parte delle soluzioni di gestione dei documenti ti consente di collaborare con i tuoi compagni di squadra. Può archiviare file raccolti da varie risorse e le persone possono accedere ai file da posizioni remote. Alcuni strumenti consentono anche agli utenti esterni attraverso l’accesso autorizzato.
Continua a leggere per conoscere le migliori app di gestione dei documenti che le PMI possono utilizzare.
io gestisco
io gestisco è un sistema di gestione dei documenti che ti aiuta a convertire i dati in conoscenze di alto valore collegando i documenti. Salva tutti i documenti in un’unica cartella e li classifica in base al progetto o al cliente.
Gli utenti possono creare, cercare e condividere dati in modo rapido ed efficiente su iManage. Ti consente inoltre di trovare facilmente qualsiasi documento e quindi aumenta la produttività.
Questo strumento può essere integrato con diversi strumenti di produttività di Office 365 e Google Workspace per una gestione semplificata dei documenti.
Scatola
Usando Scatola, le aziende possono archiviare, gestire e collaborare ai contenuti in modo sicuro indipendentemente dal tipo di dispositivo. La sua funzione di gestione del ciclo di vita dei documenti garantisce che il processo di gestione dei contenuti sia conforme alle normative, alle politiche di conservazione dei dati e alle richieste di rilevamento.
Puoi impostare le autorizzazioni utente appropriate per ogni documento in modo che solo le persone giuste abbiano accesso. Ti aiuta anche a controllare l’attività degli utenti per una visibilità e un controllo completi.
Box può anche integrarsi perfettamente con API aperte e applicazioni aziendali. Con i suoi attributi come la cronologia delle versioni, i collegamenti condivisi e i commenti, la collaborazione tra i membri del team diventa semplice. Inoltre, utilizza metadati personalizzati per classificare e organizzare i documenti.
Folderit
Stai cercando una soluzione di gestione dei documenti che ti offra un sistema di archiviazione e gestione relativamente sostenibile per i documenti digitali? In tal caso, andare per Folderit. È un sistema di gestione dei documenti basato su cloud che ti aiuta a non utilizzare la carta in modo intuitivo.
Memorizza in modo sicuro i metadati e le versioni precedenti di un file o documento. Gli utenti possono cercare i file preferiti utilizzando nome file, metadati, parola chiave e contenuto del documento. Supporta inoltre il flusso di lavoro di approvazione, il collegamento di file, la conservazione automatizzata, il promemoria, la numerazione dei documenti, l’audit trail e il backup locale.
Puoi controllare senza problemi l’accesso ai documenti digitali con autorizzazioni diverse. Puoi integrare le app di Office 365 e DocuSign con questo strumento.
ApriKM
ApriKM è una soluzione di gestione dei documenti aziendali che consente di controllare la produzione, l’archiviazione e la distribuzione di documenti digitali. Con esso, puoi avere un migliore controllo sul flusso dei documenti e migliorare l’efficacia degli sforzi del tuo team.
Questa app offre diversi strumenti amministrativi, come la definizione del ruolo utente, la ricerca avanzata, il controllo dell’accesso, il livello di sicurezza dei documenti, il registro dettagliato dell’utilizzo, la configurazione dell’automazione e la quota utente.
Qui puoi creare contenuti respiratori per un rapido processo decisionale e creazione di conoscenze. Inoltre, utilizzando questo DMS, puoi raccogliere dati da qualsiasi fonte digitale e collaborare con i compagni di squadra.
eFileCabinet
eFileCabinet è un potente sistema di gestione dei documenti che le piccole e medie imprese possono utilizzare per l’organizzazione dei dati online, indipendentemente dal numero di documenti in loro possesso.
Per archiviare un file, è sufficiente caricarlo su questa piattaforma. Gli utenti possono individuare qualsiasi file utilizzando il nome del file o il modello di cartella. Inoltre, eFileCabinet ti consente di accedere rapidamente ai documenti utilizzati di frequente.
Oltre a facilitare la collaborazione tra i membri del team, questo strumento consente anche di aggiungere diversi livelli di sicurezza per l’accesso controllato. Supporta anche l’integrazione con strumenti di terze parti, come MS Office, DocuSign e Salesforce.
Alcune delle sue altre funzionalità sono il flusso di lavoro automatizzato, l’autenticazione a due fattori, la condivisione di file crittografati, l’autenticazione basata su posizione o IP e autorizzazioni basate sui ruoli.
DocuWare
DocuWare è una piattaforma in cui puoi digitalizzare i tuoi documenti e proteggerli da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento. Inoltre, ti aiuta nell’elaborazione delle fatture e nella gestione dei dipendenti. È particolarmente utile per le aziende che si affidano a team remoti o hanno una forza lavoro distribuita.
DocuWare offre un archivio sicuro per tutti i documenti aziendali critici, come contratti, informazioni sui dipendenti e documenti finanziari. Dopo aver archiviato un file su questo strumento, tu o i tuoi colleghi potete modificare o annotare direttamente quel documento sulla stessa piattaforma.
Inoltre, dispone di strumenti di produttività intelligenti in modo che gli utenti possano cercare, monitorare e collaborare facilmente. Questa app utilizza anche i dati dell’indice per organizzare ordinatamente tutti i tuoi documenti.
All’aperto
All’aperto è una piattaforma che offre funzionalità come gestione dei documenti, gestione dei contenuti Web, gestione di record e immagini e repository di contenuti per semplificare il flusso di lavoro organizzativo.
Questo strumento open source è compatibile con i sistemi operativi Windows e Unix. Nonostante sia facilmente personalizzabile, i nuovi utenti hanno bisogno di tempo per imparare a eseguirlo.
Parole finali 📃
Con un’efficiente soluzione di gestione dei documenti in atto, non sarà necessario passare attraverso innumerevoli armadi per il file necessario. Questo articolo ha discusso alcuni dei migliori strumenti che ti aiutano a creare un sistema di gestione dei documenti per la tua organizzazione.
Questi strumenti hanno le caratteristiche per soddisfare le esigenze di diversi settori. Allo stesso modo, potresti conoscere gli strumenti di gestione delle risorse digitali.