Non puoi fare a meno di concordare sul fatto che la comunicazione è la spina dorsale di qualsiasi attività commerciale. In un’era dello scenario del lavoro a distanza in cui i compagni di squadra sono molto distanti, la comunicazione deve ricevere più attenzione di prima.
Oltre ai team che lavorano in remoto, le aziende che sono tornate negli uffici si affidano anche alle app di chat per una migliore comunicazione grazie ai vantaggi e alle funzionalità che offrono. È qui che entrano in scena le app di chat sul posto di lavoro. Queste app di chat semplificano la comunicazione e aiutano a introdurre una sana cultura del lavoro tra i membri del team.
Sommario:
Che cos’è il software di chat sul posto di lavoro? 💻
Le app di chat sul posto di lavoro sono strumenti di comunicazione che hanno preso il controllo della posta elettronica, che un tempo era la modalità principale di comunicazione dell’area di lavoro. Queste app vanno oltre le funzionalità di posta elettronica e consentono ai membri del team di interagire tra loro, discutere di lavoro e trovare idee uniche per portare a termine le cose. Gli strumenti di comunicazione sul posto di lavoro offrono molte funzionalità come chat private, conversazioni di gruppo, chiamate vocali e videochiamate oltre agli altri strumenti di produttività.
Diamo un’occhiata ai principali vantaggi dell’utilizzo del software di chat per la tua azienda:
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Comunicazione migliorata
Uno dei vantaggi più importanti che otterrai dopo aver utilizzato il software di chat è la comunicazione impeccabile tra i membri del team nonostante siano presenti in luoghi diversi. Consente loro di scambiarsi messaggi, discutere idee, partecipare a videochiamate pur essendo distanti.
Flusso di lavoro semplificato
Gli strumenti di comunicazione sul posto di lavoro assistono il team nell’organizzazione del lavoro e nel miglioramento del flusso di lavoro nell’organizzazione. I dipendenti possono organizzare riunioni giornaliere per pianificare il proprio lavoro, assegnare compiti e ricevere feedback all’istante.
Partecipazione dei dipendenti
Oltre a migliorare il flusso di lavoro e facilitare la comunicazione, il software di chat incoraggia anche i dipendenti a impegnarsi in attività di squadra, migliorando così la produttività.
Rimani organizzato
Non essere consapevoli di ciò che sta accadendo e dimenticare le attività che devono essere eseguite è uno scenario comune in ufficio, ma non più con le app di chat. Le piattaforme di comunicazione del team mantengono tutto organizzato, tenendoti informato su ciò che sta accadendo e sulle attività che devi completare.
Risparmia tempo ⏳
È essenziale tenere traccia del tempo in cui collabori con altri membri del team per completare un’attività. Le app di comunicazione sul posto di lavoro consentono di risparmiare il tempo che dovresti dedicare a lasciare la scrivania e andare dalla persona a discutere di cose. Pertanto, gli sforzi e le risorse vengono ridotti per ridurre le spese insignificanti.
Costruisci relazioni di squadra 👨💻
Un sano rapporto di lavoro deve prevalere tra i dipendenti che lavorano insieme come una squadra. L’utilizzo di software di comunicazione per collaborare a progetti e attività aiuta a rafforzare le relazioni e a generare nuove idee.
In questa guida, abbiamo messo giù il miglior software di chat disponibile per l’area di lavoro che può migliorare il gioco di comunicazione della tua azienda. La cosa interessante di queste piattaforme di comunicazione è che offrono piani gratuiti per team di piccole dimensioni.
Posto di lavoro
Chat sul posto di lavoro è una piattaforma di comunicazione per le aziende che aiuta a connettere i membri del team che lavorano da remoto in modo semplice ma sicuro. Di proprietà di Meta, include funzionalità come chat, videochiamate, post, feed di notizie e gruppi che aiutano a trasmettere tutte le informazioni relative all’attività.
Workplace Chat può integrarsi facilmente con gli strumenti di business delle tue organizzazioni per creare un modo sicuro e produttivo di condividere le conoscenze e costruire comunità di lavoro. Questo software di chat consente al tuo team di interagire fornendo suggerimenti in tempo reale tramite commenti, reazioni e messaggi istantanei. Diventa abbastanza facile rafforzare la cultura del lavoro e connettersi con compagni di squadra da qualsiasi parte del mondo.
Workplace di Meta ti consente di formare spazi collaborativi noti come gruppi. Questi gruppi aiutano a gestire progetti e assegnare compiti ai compagni di squadra, fornire feedback, condividere aggiornamenti, menzionare colleghi e condividere file in modo sicuro senza limiti di archiviazione. Puoi impostare questi gruppi come privati, pubblici o segreti e puoi persino creare gruppi con membri di più aziende. Gli amministratori del gruppo possono limitare l’accesso dei membri del team per garantire che solo le persone autorizzate possano accedervi.
L’app Workplace Chat può integrarsi con più di 50 strumenti aziendali, i principali sono Office 365, Google Workspace e ServiceNow. È inoltre possibile progettare integrazioni personalizzate per collegare la chat sul posto di lavoro con qualsiasi altro strumento della tua azienda. L’azienda garantisce che le informazioni sensibili degli utenti rimangano riservate.
Le caratteristiche principali di Workplace Chat di Meta sono le seguenti:
- Le funzionalità di videochiamate e chiamate vocali in diretta fungono da mezzo di comunicazione per trasmettere gli eventi e le informazioni della tua azienda per rafforzare lo spirito del team.
- La libreria di conoscenze è utile per creare, archiviare e condividere documenti aziendali nell’app di chat. In questo modo tutte le informazioni sono più organizzate e valutabili su PC e smartphone.
- I gruppi sul posto di lavoro aiutano a comunicare e collaborare con successo con il team per far crescere la cultura del lavoro.
- Il feed di notizie basato su ML mostra informazioni personalizzate, pertinenti e prioritarie per aiutarti a rimanere concentrato e produttivo.
Workplace di Meta è indipendente dalla piattaforma e puoi utilizzarlo su desktop e dispositivi mobili per rimanere informato ovunque. Il prezzo della chat di Workplace parte da 4,00 USD al mese; hai anche un periodo di prova di 30 giorni per testare il software prima di acquistarlo.
Chat
Chat fornisce ai team un modo nuovo e semplificato di lavorare. Ci sono chat room per ogni progetto del team, quindi le conversazioni su ogni progetto rimangono organizzate nelle loro stanze separate. Tutti i membri del team possono vedere progressi, dettagli e decisioni e partecipare in tempo reale.
Chatwork offre le seguenti funzionalità per consentire ai membri del team di sincronizzare il lavoro e creare legami tra loro:
Gestione della chat
- La sezione La mia chat ti consente di annotare informazioni importanti
- Chatta direttamente con uno qualsiasi dei membri del team
- Crea un gruppo separato per ogni progetto nella chat di gruppo
- Cerca i vecchi messaggi usando le parole chiave
Gestione dei compiti
- Crea e assegna compiti ai tuoi compagni di squadra in modo che tutti siano consapevoli delle proprie responsabilità
- Tieni traccia dei progressi del tuo compito rispetto alla data di scadenza
- Contrassegna l’attività come completata e verrà automaticamente notificata al manager
Condivisione di file
- Condividi file di diversi formati come Word, Excel e Immagini.
- Visualizza in anteprima i file caricati nel browser prima di caricarli.
- Scarica i file condivisi con te dai tuoi colleghi
Video chiamata
- Imposta una videochiamata per una riunione con i membri del gruppo
- Chatta faccia a faccia con i membri del gruppo
- Condividi facilmente il tuo schermo con altri partecipanti alla videochiamata
- Condividi le immagini nelle videochiamate tramite gli smartphone
Gestione dei contatti
- Invita i compagni di squadra a unirsi alla chat della tua organizzazione.
- Accetta o rifiuta le richieste di adesione.
- Inserisci l’ID chat o l’e-mail per cercare i compagni di squadra
Gestione delle notifiche
- Consenti al tuo browser di informarti sull’attività su Chatwork
- Abilita o disabilita i suoni di notifica
- Configura Chatwork per avvisarti quando ricevi e-mail nella posta in arrivo
Gestione utenti
- Aggiungi nuovi membri al gruppo (il limite di utenti dipende dall’abbonamento)
- Classificare e rivedere i membri
- Aggiorna i dettagli dell’utente come la password
Gestione del profilo
- Aggiungi avatar o la tua immagine come immagine del profilo
- Aggiungi la foto di copertina che appare sul profilo
Personalizza il tuo ID Chat
- Aggiungi i tuoi dettagli di contatto come indirizzo e-mail e numero di telefono.
È disponibile una versione gratuita di Chatwork ma con funzionalità limitate. Se la tua azienda desidera eseguire l’aggiornamento alla versione premium, costerà 5 USD per utente al mese con fatturazione annuale.
Microsoft Team
Teams è un’area di lavoro collaborativa popolare di Microsoft all’interno della suite di lavoro di Office 365. Le organizzazioni apprezzano Microsoft Teams per il suo ruolo fondamentale nel facilitare le conversazioni sul posto di lavoro, la collaborazione tra i membri del team, le chat video e la condivisione di documenti per migliorare la comunicazione e la produttività dei dipendenti.
Mentre Microsoft Teams è ampiamente noto per le sue capacità di videoconferenza, è Chat di gruppo il segmento non è molto indietro. Hanno sostituito con successo l’e-mail come mezzo di conversazione, in particolare per quei membri del team che lavorano in remoto.
Oltre a interagire tra loro, Microsoft Teams Group Chat consente anche di integrarsi con altre app aziendali. In breve, i dipendenti si sentono come se stessero lavorando virtualmente in ufficio. Teams Group Chat è disponibile come parte del client desktop, del client Web e dell’applicazione mobile di base di Microsoft Teams. Puoi accedere a Microsoft Teams da qualsiasi sistema operativo, iOS, macOS, Windows o Android. Inoltre, Microsoft Teams è disponibile anche come estensione del browser che può essere aggiunta al tuo browser preferito.
Teams Group Chat è ricco di funzionalità e contiene tutti gli strumenti presenti in qualsiasi app di chat aziendale. Che si tratti di emoji, GIF, editing RTF, menzioni, risposte ai thread e condivisione di file. Gli utenti possono passare facilmente dalla messaggistica istantanea alle videochiamate facendo clic su un’icona. Inoltre, puoi disattivare l’audio delle discussioni per interrompere la ricezione di notifiche e persino bloccare le conversazioni importanti.
Altre caratteristiche sono le seguenti:
- Ricevi notifiche quando qualcuno ti tagga o ti avvisa.
- Condividi i file con i membri del team e accedi ai file inviati da loro.
- La funzione di ricerca dei messaggi consente di cercare i messaggi digitando le parole chiave.
- Oltre alla messaggistica istantanea, puoi impostare la chiamata audio per comunicare con i membri del team.
- Microsoft Teams può integrarsi con altri strumenti aziendali utilizzati nella tua azienda.
- Consente agli utenti di scaricare lo strumento come componente aggiuntivo per abbonamenti o servizi specifici come Outlook 365.
Come accennato, Microsoft Teams è disponibile come parte di Office Suite 365. La versione gratuita Teams offre uno spazio di archiviazione limitato e pone altre restrizioni. D’altra parte, Microsoft Teams Essentials fornisce diversi componenti aggiuntivi e costa 4,00 USD per ogni utente al mese. Microsoft 365 Business Basic parte da $ 5,00 per utente al mese.
Chat di Google
Chat di Google è un software di comunicazione aziendale che è parte integrante di Google Workspace. Fornisce ai membri del team di aziende e organizzazioni un mezzo per collaborare e comunicare su progetti e attività. Google Chat agisce come un hub centralizzato in cui i membri del team e i manager possono creare chat room virtuali, configurare thread di chat, monitorare l’avanzamento delle attività e seguire i follow-up.
Ogni chat room ha opzioni separate per la chat, la condivisione di file e l’assegnazione e il completamento delle attività. Ciò consente di accedere facilmente ai file condivisi da te e dai tuoi compagni di squadra all’interno della stanza. Inoltre, puoi anche assegnare l’attività ad altri e visualizzare le attività a te assegnate nella stanza. Oltre a questi, ottieni diversi pulsanti per svolgere diverse attività come caricare allegati, inserire emoji e GIF animate e persino impostare una videochiamata utilizzando Google Meet.
Google Chat supporta sia i messaggi diretti che le conversazioni di gruppo; i dipendenti possono abilitare le notifiche per ricevere notifiche quando i colleghi condividono file, collegamenti e commenti su Documenti, Fogli o Presentazioni Google. Le aziende possono sincronizzare facilmente l’app di messaggistica con Google Calendar, semplificando la pianificazione delle riunioni in base alla disponibilità dei membri del team. Google Chat è conforme alle normative e alle politiche GDPR, HIPAA, ISO e AICPA e ti consente di impostare il metodo di accesso o l’autenticazione a due fattori per rafforzare la sicurezza.
Google Chat ha il supporto API, grazie al quale si integra con le applicazioni GSuite e altri strumenti e applicazioni di terze parti. La piattaforma di chat supporta anche la funzione di ricerca della posta in arrivo ampiamente richiesta che consente agli utenti di cercare rapidamente vecchi messaggi e file condivisi nelle conversazioni.
Google Chat è indipendente dalla piattaforma ed è accessibile su Windows, Mac, smartphone Android e iPhone tramite il client Web e l’applicazione standalone. Per accedere a Google Chat, devi disporre di un account Google Workspace.
È già presente un account dell’area di lavoro per gli utenti che dispongono di un account Gmail. Google Chat fa parte di Google Workspace e puoi utilizzare Google Chat dall’account gratuito di Google Workspace. Tuttavia, puoi eseguire l’upgrade alla versione premium di Google Workspace che costa 6 USD a persona al mese per accedere a funzionalità aggiuntive.
lento
lento è una popolare app di messaggistica e comunicazione nell’area di lavoro che aiuta le aziende a migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team e consente loro di accedere a strumenti aziendali indipendentemente dalla loro posizione attuale e dalla modalità di lavoro. Supporta i canali che raggruppano i membri del team in base al progetto, al dipartimento, alla posizione dell’ufficio e a qualsiasi altra cosa. In questo modo, gli utenti possono facilmente essere consapevoli delle cose che li interessano.
Tutti possono accedere ai canali pubblici in modo che tutti i team siano a conoscenza di ciò su cui sta lavorando l’altro team. Ad esempio, i nuovi falegnami possono entrare rapidamente in pista invece di aspettare che qualcuno li guidi da zero.
Slack supporta anche discussioni aperte, gruppi privati, messaggistica diretta, archiviazione dei messaggi, condivisione di file e ricerche contestuali approfondite. Può sincronizzarsi con altri strumenti e servizi utilizzati dall’azienda per centralizzare notifiche, file e altri dati in un’unica posizione. Pertanto, elimina la necessità di passare costantemente dalle schede ai dashboard, ricordare le credenziali di accesso per piattaforme diverse e destreggiarsi tra gli strumenti di lavoro.
Slack è progettato per integrarsi con strumenti come MailChimp, Dropbox e Google Drive che ti aiutano a lavorare in modo intelligente e a prendere decisioni efficaci. Indicizza e archivia automaticamente tutto, aiutando l’azienda a costruire un’ampia base di conoscenze senza alcuno sforzo. A parte queste caratteristiche comuni a tutte le piattaforme di messaggistica sul posto di lavoro, ciò che rende diverso Slack sono le sue tre caratteristiche uniche:
- Pianifica invio: Slack ti consente di pianificare i tuoi messaggi per inviarli a un’ora prestabilita in futuro invece di inviarli al momento.
- Slack Huddles: questa funzione consente a qualsiasi membro del team di invitare rapidamente altri che fanno parte di un canale o di un gruppo a partecipare a una chiamata audio o video. È utile quando si desidera organizzare una rapida comunicazione verbale.
- DM Slack Connect: I DM Slack Connect sono solo una parte degli account premium e ti consentono di invitare altri utenti che non fanno parte del gruppo a conversare direttamente con te.
La versione gratuita ti consente di accedere solo alle funzionalità di base. La versione pro, che costa 2,67 USD per utente, offre potenti funzionalità per piccoli team e la versione business+ costa 5 USD per utente e aiuta a scalare il tuo business. Slack ha anche una versione Enterprise adatta alle grandi aziende che richiedono funzionalità più potenti.
La cosa più importante
La cosa più importante è una potente soluzione di comunicazione all-in-one che consente agli sviluppatori di collaborare senza compromettere la sicurezza. Include tre piattaforme chiave:
- Canali: aiuta il tuo team a comunicare e rimanere connesso su base uno a uno e tramite la messaggistica nel gruppo.
- Playbook: consente alle aziende di assemblare e impostare processi e ottenere i risultati attesi
- Boards – Mattermost include strutture Kanban Boards che facilitano la gestione di progetti e attività per aiutare a raggiungere le pietre miliari chiave.
La prospettiva di collaborazione basata sul canale di Mattermost aiuta a collegare i dipendenti, i processi e tutti gli strumenti della tua azienda in un unico posto. Questa app di messaggistica dell’area di lavoro unica e open source è indipendente dalla piattaforma ed è disponibile come app basata su browser, client desktop e app mobile.
La piattaforma di canale di Mattermost include funzionalità estese, come report di conformità, archiviazione chat e ricerca di messaggi. Oltre a queste, Mattermost incorpora anche altre funzionalità come chat private/di gruppo, condivisione di file e collegamenti, emoji personalizzati, supporto per più lingue, comandi slash, cronologia dei messaggi ricercabile, webhook e altro ancora.
Tutte queste funzionalità aiutano Mattermost a emergere come una significativa piattaforma di messaggistica sul posto di lavoro per consentire alle aziende di effettuare comunicazioni senza interruzioni tra i membri del team senza insidie e confusione.
Oltre a queste funzionalità, l’edizione Enterprise di questa piattaforma di comunicazione fornisce numerosi componenti aggiuntivi come Single Sign On (SSO), autorizzazioni avanzate e autenticazione a più fattori (MFA), funzionalità di monitoraggio delle prestazioni, report di conformità, branding personalizzato e funzionalità di ricerca aziendale.
Altri punti salienti di questo canale di comunicazione di produzione sono i seguenti:
- Matttermost soddisfa tutti i requisiti di sicurezza delle organizzazioni, fornendo il massimo controllo possibile sui dati sensibili dell’azienda.
- È altamente estensibile ed è compatibile con un’ampia gamma di app e integrazioni di terze parti.
- Supporta la formattazione del testo RTF e l’evidenziazione della sintassi del codice per facilitare la comunicazione tra gli sviluppatori
- Le conferenze vocali/video integrate ti consentono di passare istantaneamente alla modalità di connessione faccia a faccia con un semplice clic.
La versione Starter di Mattermost è disponibile gratuitamente ed è adatta per piccoli team che richiedono funzionalità limitate. Se hai bisogno di alcune funzionalità aggiuntive, puoi usufruire della versione professionale che costa 10 USD per utente al mese. Se vuoi utilizzare l’edizione Enterprise, dovrai richiedere un preventivo.
Mattermost è anche disponibile come soluzione self-hosted che ti consente di eseguire la distribuzione sul tuo server cloud preferito o di prepararne uno Kamera a partire da $ 6 al mese.
Avvolgendo
Ci auguriamo che tu abbia conosciuto il miglior software di chat in grado di migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team della tua azienda, in particolare quelli che lavorano in remoto. Indipendentemente dal software di chat utilizzato, la collaborazione sul posto di lavoro tra i membri del team migliorerà sicuramente in un ambiente di lavoro remoto.