Microsoft Excel si presenta come una soluzione software estremamente valida per la gestione, il controllo e l’analisi dei dati, adattabile a svariati settori e attività professionali.
Perché l’uso di Excel è diventato imprescindibile per ogni tipo di azienda?
Microsoft Excel è tra i software più diffusi oggigiorno. La sua versatilità lo rende applicabile a una vasta gamma di compiti. Che tu sia un imprenditore, uno studente o semplicemente una persona che desidera tenere traccia delle proprie finanze o attività, Excel si rivela uno strumento eccezionale da avere a portata di mano.
Excel è diventato fondamentale per ogni piccola o grande impresa per una serie di motivi, tra cui la sua capacità di gestire dati, macro e cartelle di lavoro.
La registrazione dei dati, il monitoraggio delle finanze e la produzione di report sono solo alcune delle potenzialità di questa piattaforma, che eccelle anche nella creazione di grafici e diagrammi.
Oltre alla sua elevata flessibilità e facilità d’uso, Excel è anche accessibile in termini di costo. Può essere impiegato per una vasta gamma di attività, dalla pianificazione dei budget al monitoraggio delle vendite.
Inoltre, Excel integra tabelle pivot, strumenti di visualizzazione grafica e Visual Basic, Applications Edition, un linguaggio di programmazione macro. È un software di foglio di calcolo ampiamente utilizzato su sistemi operativi Microsoft Windows, Mac OS X, iOS e Android.
Ecco alcuni motivi fondamentali per cui ogni azienda dovrebbe adottarlo:
- È utile nel settore finanziario per organizzare gli elenchi di vendita dei clienti, gestire i budget e analizzare le scorte.
- È prezioso per le aziende di e-commerce per identificare tendenze e ordinare i dati in gruppi significativi.
- Svolge attività relative alle risorse umane come la classificazione delle ore lavorate e l’organizzazione dei profili e delle spese dei dipendenti.
- Tra le sue altre applicazioni rientrano la gestione dei calendari dei contenuti, la raccolta di dati sui consumatori, la fatturazione, il controllo e la gestione dell’inventario.
- La sua capacità di integrarsi rapidamente con altre pipeline di dati e strumenti di automazione è un vantaggio notevole. Ad esempio, Zapier consente di collegare migliaia di app popolari con Microsoft Excel.
Excel è necessario per chiunque lavori in un settore che richieda l’utilizzo di dati tabellari. Imparare a utilizzare Excel può semplificare notevolmente la vita, sia nel contesto aziendale, professionale o educativo.
In sintesi, Excel è un’abilità di grande valore per chiunque voglia gestire dati, creare grafici, analizzare informazioni, fare previsioni e altro ancora. È essenziale per i titolari di aziende che mirano a una maggiore efficienza e produttività, ma è anche un’abilità preziosa per chiunque altro.
Cos’è una formula di Excel?
Le formule di Microsoft Excel sono utilizzate per eseguire calcoli, operazioni matematiche e altre attività di elaborazione dei dati.
In Microsoft Excel, una formula manipola un insieme di dati in celle per fornire il risultato desiderato. Le formule restituiscono sempre una risposta, anche se il risultato non è corretto. Le formule di Excel eseguono dai calcoli più semplici alle operazioni matematiche più complesse.
Excel consente inoltre di lavorare con variabili di data e ora e di eseguire diverse operazioni come il calcolo di medie e percentuali per un insieme di celle.
Questo articolo illustrerà alcune delle formule e delle scorciatoie di Excel più comuni per aiutarti a svolgere le attività in modo rapido e semplice.
Diamo un’occhiata ad alcune delle formule di Microsoft Excel più utilizzate.
MATRICE
Una formula di Excel chiamata MATRICE è utilizzata per eseguire calcoli complessi che spesso non si possono fare manualmente.
Può essere applicata in vari modi, ma la sua funzione base è quella di fornire input per i calcoli in un intervallo di celle di Excel.
Le due categorie principali di formule di matrice sono quelle che restituiscono una matrice di valori e quelle che restituiscono un singolo valore. Le formule MATRICE sono uno strumento essenziale per chiunque desideri sfruttare al massimo le potenzialità di Excel e possono essere usate per eseguire un’ampia gamma di calcoli diversi.
Esempio di matrice a cella singola
Come illustrato di seguito, la formula di matrice moltiplica le azioni dalla cella C3 alla cella G3 e i relativi prezzi dalla cella C4 alla cella G4. Infine, aggiunge questi risultati per fornire un valore totale di 14400.
Questa formula è un esempio di formula di matrice a cella singola perché occupa una sola cella.
Excel consente al simbolo uguale (=) di iniziare le formule nella sua sintassi standard, semplificando questa procedura. È possibile utilizzare qualsiasi funzione integrata di Excel nelle formule di matrice.
Gli utenti possono utilizzare le funzioni MATRICE della cartella di lavoro di Excel per eseguire una varietà di calcoli. Per maggiori dettagli sull’utilizzo delle matrici, consultare la documentazione di Microsoft.
MEDIA
La funzione MEDIA (Media aritmetica) in Excel viene utilizzata per calcolare la media dei dati, come suggerisce il nome. La media di questi dati specifici viene ottenuta aggiungendo tutti i valori numerici di una riga o una colonna e dividendo il risultato per il numero di valori numerici.
Usiamo un esempio per aiutarti a capire meglio:
Vediamo come trovare il prezzo medio delle azioni nel foglio Excel qui sotto.
Posiziona il cursore nel punto in cui vuoi inserire la media, vai nel menu Autosomma nell’angolo in alto a sinistra di Excel e scegli MEDIA, come mostrato nel foglio Excel sottostante.
Verrà aggiunta la formula per la media dell’intera riga, mostrando la risposta nella cella appropriata come indicato di seguito:
Il video di Microsoft può anche insegnarti come comprendere la funzione Media.
CONTA.NUMERI
In Excel, la funzione CONTA.NUMERI viene in genere utilizzata per contare il numero di celle in una data matrice.
In altre parole, è usata per determinare quante celle contengono numeri in un intervallo specifico.
Ad esempio, puoi inserire la formula =CONTA.NUMERI per contare i numeri tra D4 e D8 (D4:D8). La funzione CONTA.NUMERI restituisce quattro poiché il risultato di questo intervallo contiene quattro celle con numeri, come illustrato nell’esempio seguente:
I dati possono essere quantificati usando la formula CONTA.NUMERI. Per ulteriori informazioni su come utilizzare la funzione CONTA.NUMERI, visita Microsoft Video.
DATA
La funzione DATA di Excel può essere utilizzata per combinare anni, mesi e giorni specifici provenienti da altre celle al fine di creare date.
Può essere utile per modificare dinamicamente le date in un foglio di lavoro Excel in base ad altre informazioni.
La sintassi predefinita per la formula è =DATA (anno, mese, giorno). L’immagine seguente mostra come funziona la formula DATA in Microsoft Excel.
È possibile modificare il formato della data utilizzando l’opzione Formato celle, come mostrato nell’immagine qui sotto.
DIVISIONE
In realtà, Excel non ha un simbolo DIVISIONE dedicato. Basta premere la barra (/) per utilizzare la funzione di divisione. È una delle formule più semplici di Excel.
Esaminiamo un esempio per capire come funziona la funzione DIVISIONE di Excel.
La formula =D/10 verrà utilizzata per dividere i valori della colonna D per 10, come mostrato di seguito. La stessa formula può essere applicata a tutte le celle se trascini l’angolo della cella E4 verso il basso su tutte le altre celle.
La formula di divisione sarà =C4/D4, come mostrato di seguito, per dividere i numeri nella cella C4 per i numeri nella cella D4.
Il semplice trascinamento dell’angolo delle celle consentirà di riprodurre i risultati su un numero qualsiasi di celle.
SE
Il comando SE è una funzione di Excel utilizzata di frequente. Consente di effettuare confronti logici tra i valori e di produrre risultati. Sia il testo che i valori possono essere valutati usando la funzione SE.
La funzione SE può essere utilizzata per operazioni matematiche, insieme a funzioni logiche come AND e OR, oltre che per i confronti. La valutazione degli errori è un’altra possibile applicazione.
Inoltre, è possibile annidare più funzioni SE insieme per effettuare numerosi confronti.
La funzione SE in Excel esegue un test logico e restituisce un valore o un testo sia per un risultato VERO che per un risultato FALSO.
La sintassi predefinita è SE(test_logico;valore_se_vero;valore_se_falso).
Esaminiamo il foglio Excel pic1 di seguito per capire la funzione SE:
L’obiettivo è identificare gli studenti che hanno ottenuto un punteggio superiore a 50 e contrassegnarli come “Superato”, mentre gli studenti che hanno ottenuto meno di 50 dovranno essere registrati come “Non Riuscito”.
La dichiarazione SE, come mostrato sotto in Figura 1, verifica i punteggi degli studenti nella colonna D rispetto al numero 50. Se il punteggio è superiore a 50, verrà contrassegnato come “Pass”; se inferiore a 50, sarà contrassegnato come “Fail”. I risultati “Pass” e “Fail” vengono inseriti nella colonna Risultato.
Immagine 1
Ecco un altro esempio di come una dichiarazione SE può essere applicata alla gestione di progetti o alle vendite:
L’obiettivo è individuare i progetti che rientrano nel budget e quelli che superano il budget nel file Excel sottostante.
La formula SE aggiunta alla colonna E determina se un progetto rientra nel budget o lo supera, confrontando il costo effettivo dalla colonna D con il prezzo preventivato dalla colonna C. Il risultato viene posizionato nella colonna E.
Molte aziende utilizzano la funzione SE per calcolare i piani di rimborso del debito, creare piani di ammortamento, valutare le imprecisioni dei dati, monitorare i budget, organizzare i dati e altro ancora.
SINISTRA, STRINGA.ESTRAI e DESTRA
Per estrarre un carattere, una parola o un numero specifico da una cella di Excel, si utilizzano i comandi SINISTRA, STRINGA.ESTRAI e DESTRA.
Vediamo una rapida dimostrazione di come fare.
Esercizio – Estrarre il nome dal nome completo utilizzando la funzione SINISTRA
La sintassi della funzione SINISTRA è = SINISTRA (testo; num_caratteri)
Come si vede nel foglio di calcolo Excel di seguito, il nostro esempio utilizza =SINISTRA(B4;3) e il nome “Sam” viene estratto e inserito nella cella D4. Il primo nome dall’ultima posizione a sinistra è rappresentato dal numero 3.
Se si vogliono estrarre nomi e numeri utilizzando la funzione SE, è necessario prestare molta attenzione quando si specificano i numeri di inizio e di fine. Non è sufficiente copiare la formula nelle celle sottostanti per ottenere il risultato corretto.
Dato che il nome “Ricky” ha cinque lettere, la formula sarebbe =SINISTRA(B5;5) se si volesse estrarre il nome dalla cella B5.
Ora vediamo come utilizzare la funzione STRINGA.ESTRAI e separare il secondo nome dal nome completo.
La sintassi della funzione STRINGA.ESTRAI è =STRINGA.ESTRAI(testo;inizio;num_caratteri)
Nel nostro foglio Excel sottostante, il secondo nome è “Derling” dalla cella B4, quindi la formula sarà =STRINGA.ESTRAI(B4;5;11).
La “D” di “Derling” inizia alla posizione numero 5, mentre la “g” di “Derling” termina alla posizione numero 11. I numeri 5 e 11 vengono usati nella formula. “Derling” verrà estratto come secondo nome e inserito nella cella E4.
Anche in questa funzione, è necessario prestare attenzione quando si inseriscono i numeri di inizio e fine. Non è sufficiente copiare e incollare la formula per replicare la formula in altre celle.
Infine, estrarremo il numero dell’estensione dalla colonna C utilizzando la funzione DESTRA.
La sintassi della funzione DESTRA è =DESTRA (testo; num_caratteri)
Osserva il foglio Excel qui sotto per vedere come funziona la funzione DESTRA.
La formula sarà =DESTRA(C4;2).
Il numero 2 è la posizione finale dell’estensione a partire da destra. Come si vede nell’immagine sottostante, l’estensione “88” verrà rimossa e posizionata nella cella F4.
È importante verificare che il numero di posizione corrisponda esattamente per evitare errori.
Per estrarre rapidamente informazioni da un vasto database, come contatti, indirizzi, elenchi e altro, si possono utilizzare le funzioni SINISTRA, STRINGA.ESTRAI e DESTRA.
MOLTIPLICAZIONE
Un’altra operazione semplice in Excel è moltiplicare i numeri usando il simbolo dell’asterisco (*).
Come già detto, le formule di Excel iniziano sempre con il segno uguale (=). Per capire meglio la formula della moltiplicazione, analizziamo un esempio.
Ad esempio, se inserisci la formula = 11*5 e premi Invio, la cella mostrerà come risultato il numero 55.
Ecco un altro esempio.
Se vuoi moltiplicare il numero nella colonna C per un numero nella colonna D, la formula sarà =C5*D5, come mostrato di seguito nel foglio Excel.
Se trascini l’angolo della cella E5 in qualsiasi altra cella, la formula verrà applicata automaticamente a tutte e il risultato verrà posizionato in modo appropriato.
La formula di moltiplicazione inizierà con PRODOTTO se si desidera moltiplicare numeri specifici da una colonna, come illustrato nella figura seguente.
La funzione PRODOTTO può essere usata anche per indicare celle sequenziali separate da due punti (:), come illustrato in Figura 1.
Immagine 1
Ci sono vari modi per utilizzare la funzione di moltiplicazione di Excel.
La formula per moltiplicare un singolo intero costante per un’intera colonna è =C5$D$5, come mostrato nel foglio Excel qui sotto.
L’esempio seguente moltiplica tutti i numeri nella colonna C utilizzando il numero costante 8 proveniente dalla colonna D.
I simboli del dollaro ($) informano Excel che il riferimento a D5 è “assoluto”, il che significa che il riferimento sarà sempre D5 quando la formula viene copiata in un’altra cella.
PERCENTUALE
La funzione PERCENTUALE di Excel viene utilizzata per calcolare le percentuali di vari dati, comprese le percentuali di risposta corretta di un esame, i prezzi di sconto basati su percentuali di sconto, la differenza percentuale tra due numeri e altro ancora.
La percentuale viene calcolata come proporzione per cento nelle procedure matematiche. In questo senso, il denominatore e il numeratore vengono divisi e il numero risultante viene moltiplicato per 100.
Excel calcola le percentuali dividendo i dati e trasformandoli in percentuali usando la scorciatoia da tastiera Ctrl+Maiusc+%, o il segno di percentuale (%) che si trova nel gruppo Numeri nella scheda Home, come mostrato nell’immagine seguente.
Analizziamo il seguente esempio per capire meglio come funzionano le percentuali:
L’obiettivo è determinare la percentuale di studenti che hanno quattro materie con 100 punti ciascuna.
Come mostrato di seguito, la colonna I contiene i voti ottenuti dagli studenti e i voti totali (100 voti per ogni materia x 4) sono presentati nella colonna J.
Ora esaminiamo il processo di calcolo della percentuale.
La percentuale viene calcolata utilizzando la seguente formula.
= I5/J5 (Voti ottenuti / Voti totali)
Questa formula viene aggiunta alla colonna K nel foglio Excel e i risultati sono mostrati di seguito. Tuttavia, abbiamo bisogno di percentuali invece di numeri decimali.
Andare alla scheda Home, selezionare il gruppo Numero, come mostrato nell’immagine sottostante, e fare clic sul segno di percentuale (%) oppure premere CTRL+MAIUSC+% per convertire questi numeri decimali in percentuali. Nell’immagine di Excel sopra, la colonna L mostra i risultati del calcolo.
È necessario familiarizzare con la formattazione delle celle per comprendere i numeri decimali nella funzione PERCENTUALE. Visita la pagina di Microsoft per vederne un’anteprima.
RANDOMIZZA
In Microsoft Excel, non esiste una funzione specifica per RANDOMIZZARE le voci di un elenco.
La funzione CASUALE genera numeri casuali che possono essere usati come base per randomizzare un elenco in ordine crescente o decrescente, se si desidera RANDOMIZZARE qualcosa.
Inserire la funzione CASUALE nella colonna accanto all’elenco da RANDOMIZZARE. Quindi, ordinare questi numeri casuali in ordine crescente o decrescente, in modo che le voci dell’elenco cambino posizione.
È possibile eliminare la colonna della funzione CASUALE dopo che gli elementi sono stati randomizzati, perché non sarà più necessaria.
Per capire meglio come funziona la funzione CASUALE, si consideri l’esempio seguente.
Posizionare il cursore accanto all’elenco delle colonne, quindi digitare =CASUALE().
Come si può vedere nell’immagine qui sotto, questa funzione inserirà un numero casuale nella cella e, se si sposta l’angolo della cella, rifletterà tutti i numeri casuali fino alla fine dell’elenco.
Andare alla scheda Home, fare clic su “Ordina e filtra” e quindi scegliere “Ordina dal più grande al più piccolo” o “Ordina dal più piccolo al più grande” per randomizzare l’elenco.
Come si può vedere dall’immagine qui sotto, le voci dell’elenco sono state randomizzate. È possibile eliminare la colonna della funzione CASUALE una volta che l’elenco è stato generato casualmente.
SOTTRAZIONE
Le operazioni più semplici in Microsoft Excel sono l’addizione e la sottrazione di numeri.
Esercitiamoci sottraendo valori di una colonna dai valori di un’altra colonna.
La formula inizia con il segno uguale (=), si seleziona la cella da cui sottrarre, si inserisce il segno meno (-) e si seleziona la cella successiva.
La formula di sottrazione verrà duplicata in tutte le celle se trascini l’angolo della cella E4.
È anche possibile sottrarre un singolo numero da un intervallo di numeri.
Analizziamo l’esempio qui sotto per capire meglio:
La formula sarà =C5-$D$5, come mostrato nel foglio Excel sottostante. È possibile inserire questa formula nella colonna adiacente. Spostando l’angolo della cella E5, si può copiare questa formula in altre celle.
SOMMA
In Excel, la funzione SOMMA combina più numeri, aggiunge un singolo numero a un intervallo di numeri, aggiunge numeri da una colonna all’altra e altro ancora.
Vediamo come sommare numeri da celle non adiacenti.
La formula della somma inizia con il segno uguale (=), come mostrato nel foglio Excel sottostante.
Posizionare il cursore nel punto in cui si desidera visualizzare i numeri totali, quindi iniziare aggiungendo il simbolo uguale (=), scegliere la cella a cui aggiungere, seguita dal segno più (+) e continuare questa operazione tutte le volte che si vuole. Dopo aver premuto Invio, si otterrà la somma dei numeri non adiacenti, come mostrato di seguito.
Vediamo come utilizzare il metodo Somma automatica per sommare tutti i numeri in una singola colonna. Anche questa, è una delle formule più semplici di Microsoft Excel.
Usiamo lo stesso esempio di prima e sommiamo tutti i numeri contemporaneamente.
Tutti i numeri selezionati verranno sommati automaticamente, andando alla scheda Home, passando all’area di modifica e selezionando Somma automatica, come mostrato nell’immagine seguente.
SOMMA.SE
In Excel, la funzione SOMMA.SE aggiunge numeri che soddisfano determinate condizioni.
Ad esempio, se si desidera sommare i numeri maggiori di 11 da un intervallo di numeri, si usa la funzione SOMMA.SE.
Vediamo come effettuare questo calcolo.
Impostare l’intervallo di celle e la condizione per l’addizione. In questo caso, vogliamo sommare solo i valori maggiori di 11.
Come si può vedere nell’esempio seguente, la formula per eseguire questa operazione è =SOMMA.SE (C4:C10; “>11”).
È possibile usare SOMMA.SE anche per sommare i numeri in base a una condizione di testo. Si tratta di una formula molto flessibile che può essere usata, in base alle circostanze, in qualsiasi foglio di Excel.
ANNULLA.SPAZI
Gli spazi iniziali o finali aggiuntivi vengono eliminati utilizzando la funzione ANNULLA.SPAZI.
La formula ANNULLA.SPAZI di solito inizia con un segno uguale (=), seguito dalle informazioni della cella e da Invio.
=ANNULLA.SPAZI (C7)
Come si vede nell’immagine seguente, la funzione ANNULLA.SPAZI elimina gli spazi iniziali, in eccesso e finali dalla cella C7.
Quando si formatta un foglio Excel di grandi dimensioni, la funzione ANNULLA.SPAZI è utile perché tutto quello che si deve fare è specificare l’intervallo di celle per rimuovere eventuali spazi extra.
CERCA.VERT
La ricerca manuale richiederebbe molto tempo, soprattutto se la cartella di lavoro è estesa, per trovare un elemento all’interno di una tabella o di un intervallo di celle di grandi dimensioni.
In questi casi, la funzione CERCA.VERT è molto utile. Viene utilizzata per individuare un numero, un testo o altro all’interno di un intervallo specifico.
Analizziamo questo esempio per capire come funziona CERCA.VERT.
I nomi degli studenti e i risultati dei loro test sono inclusi nel file Excel sottostante.
L’obiettivo è trovare lo stato del risultato di Margaret Adleman, il cui numero di tiro è 3.
L’equazione per effettuare questa operazione è:
= CERCA.VERT(G5; B4:E9; 4; FALSO)
- Vediamo i dettagli della sintassi
- G5: questa cella contiene il termine di ricerca o il numero che si desidera individuare dalla tabella o dalla cartella di lavoro di grandi dimensioni.
- B4:E9: questo è l’intervallo della tabella in cui CERCA.VERT effettua la ricerca.
- 4: indica alla funzione CERCA.VERT di restituire il valore dalla quarta colonna della tabella sulla stessa riga.
FALSO: restituisce un errore se non viene trovata una corrispondenza.
Come si vede dal foglio di lavoro seguente, la funzione CERCA.VERT ha identificato lo stato del risultato di Margaret Adleman come “Non riuscito” nella cella G6.
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