Dicono: “Il tempo è denaro”.
E non potrei essere più d’accordo!
In questo mondo veloce e competitivo, ogni secondo conta. Conta ovunque, sia nella vita personale che professionale. Se riesci a gestire bene il tuo tempo, decide molti aspetti importanti della tua vita.
Si traduce anche nella gestione di un’azienda o di un’organizzazione. Una corretta gestione del tempo può influenzare la percentuale di successo della tua organizzazione. E perchè no; più produttivo può essere il tuo team, maggiore sarà il potenziale di guadagno.
Questo è il motivo per cui le organizzazioni moderne stanno ora prestando molta attenzione alla gestione e all’utilizzo corretto del proprio tempo. Stanno optando per i modi per cronometrare che un dipendente impiega per svolgere un compito particolare per quella materia.
Sommario:
Dovresti innanzitutto tenere traccia del tempo dei dipendenti?
In generale, il monitoraggio del tempo è considerato un parente stretto della produttività che calcola l’efficienza di una persona nel completare il proprio lavoro. I manager migliorano le operazioni e riducono i costi in base a questo input per massimizzare i profitti.
Secondo a rapporto da Harvard Business Review, l’economia statunitense perde circa 50 milioni di ore al giorno, che rappresentano 7,4 miliardi di dollari.
Le ragioni potrebbero essere tante perché ci sono molte distrazioni là fuori come i social media, i colloqui casuali con i colleghi, la lettura di notizie e così via. Che ci crediate o no, il monitoraggio del tempo, infatti, rispetta la legge di Parkinson, affermando che il lavoro si espande con il tempo disponibile, che viene assegnato per il suo completamento.
Potresti averlo sperimentato ad un certo punto nel tempo. Ad esempio, dai a un dipendente due giorni di tempo per completare un’attività di 5 ore, quindi impiega due giorni interi. È perché le persone presumono di aver bisogno di più tempo per il completamento delle attività e, anche se potessero farlo più velocemente, continuano a perfezionare il lavoro fino all’arrivo della scadenza.
Inoltre, anche il monitoraggio del tempo è diventato importante, soprattutto quando hai un team remoto da gestire. Qui, non puoi tenere d’occhio tutti i dipendenti e non puoi infastidire il loro PC con video o telefonate che li distraggono ulteriormente.
Qual è la soluzione allora?
Bene, uno strumento di monitoraggio del tempo è progettato proprio per affrontare tali problemi e può aiutare a mantenere la produttività in atto.
Che cos’è il software di monitoraggio del tempo?
Un programma per computer che ti consente di tenere traccia del tuo tempo registrando il tempo totale impiegato da un dipendente per completare un’attività specifica. Può fornire report e statistiche.
L’obiettivo principale di questo software è aumentare la produttività e tenere d’occhio i perditempo. Questo processo di rilevamento del tempo è iniziato principalmente nei settori dei servizi e ora si è esteso ad aziende di tutte le dimensioni e nicchie.
Oggi, grandi aziende, agenzie e persino liberi professionisti hanno iniziato a sfruttare il software di monitoraggio del tempo per mantenerli produttivi durante l’orario di lavoro.
Come aiuta?
Se riesci a tenere traccia del tempo, puoi misurare il tempo effettivo rispetto a quello assegnato per il completamento dell’attività. E se riesci a misurarlo e trovare i fattori che influenzano le prestazioni, puoi lavorarci sopra e migliorarlo.
Capire quando, dove e come viene speso il tempo ⁉️
Un software di monitoraggio del tempo ti aiuta a ottenere un quadro completo di quando, dove e come i tuoi dipendenti trascorrono il loro tempo. Se vedi qualche discrepanza, puoi parlare con loro, stabilire le tue priorità giuste e aiutarli dove mancano.
Aumenta i profitti 📈
Monitorando accuratamente il tempo e osservando come e dove vengono utilizzate le tue risorse, puoi capire cosa sta pagando e cosa no. Sulla base di ciò, puoi monitorare e pianificare i budget di progetto mentre riassegna le priorità alle attività.
In base al numero di ore necessarie per il completamento di un’attività, i gestori possono quotare il prezzo ai propri clienti. Il monitoraggio del tempo aiuta le persone a rimanere dedicate e produttive mentre lavorano alle attività correnti. Possono sempre misurare quanto tempo deve essere dedicato a compiti specifici e pianificare di conseguenza per raggiungerli invece di lavorare a casaccio senza obiettivi chiari.
Trasmetti i progressi 🚧
Chiunque può commettere errori o perdere un colpo a volte; dopotutto, siamo esseri umani. Pertanto, se qualcuno non è in grado di completare un’attività in un tempo specificato o impiega più tempo del previsto, può trasmettere questo messaggio ai propri manager monitorando il proprio tempo prima che arrivi la scadenza.
Incita alla disciplina
Il monitoraggio del tempo dà un senso di responsabilità e incita alla disciplina. Quindi, vieni motivato a completare un determinato compito entro un periodo stabilito invece di procrastinare.
Ora è il momento di dare un’occhiata ad alcuni dei migliori software di monitoraggio del tempo disponibili sul mercato, che possono aiutare il tuo team a rimanere produttivo, ottimizzare i tuoi progetti e completarli in tempo.
DeskTime
Aumenta la produttività dei tuoi team e monitora l’avanzamento dei tuoi progetti con un’applicazione di monitoraggio del tempo semplice e sicura – DeskTime.
Il software ti aiuta a gestire facilmente i tuoi progetti e le fatture. Puoi programmare facilmente i giorni di riposo e le ferie sotto un unico ombrello. Inoltre, DeskTime ti consente di monitorare facilmente le assenze per malattia, le attività quotidiane e la comprensione del flusso di lavoro nel tempo.
Puoi personalizzare i report, inviarli ai tuoi clienti per una maggiore trasparenza e scaricarli quando vuoi. Supporta l’integrazione con applicazioni come Asana, JIRA, Zapier, Basecamp, Trello, GitLab e altre.
DeskTime offre una sicurezza dei dati superiore seguendo gli standard del settore tramite crittografia, firewall, certificazione del data center secondo ISO 27001 9001, protezione di accesso e password e archiviazione dei dati su server di livello 3.
Altre caratteristiche incluse sono:
- Screenshot automatici e tracker del tasso di attività
- Monitoraggio URL e app
- Calcolo dei costi
- Tracciamento del titolo del documento
- Monitoraggio del progetto
Inoltre, hanno un team di supporto dedicato via e-mail e chat.
Bonsai
(Ciao) Bonsai è una suite di utilità per i professionisti autonomi, che include un eccellente monitoraggio del tempo.
Questo strumento ti consente di impostare una tariffa oraria personalizzata per diversi progetti e di fatturare ore ai tuoi clienti con un semplice clic. Inoltre, puoi scegliere di arrotondare il tempo per rendere i calcoli facili.
Ma Bonsai brilla davvero quando tieni traccia del tempo per l’intera squadra. In questo caso si ottiene un riepilogo delle ore di lavoro con indicazione delle ore totali e dell’importo fatturabile.
Un’altra cosa positiva è che Bonsai funziona multipiattaforma, anche su macOS, iOS, Andriod e come estensione del browser per Chrome.
Non esiste una versione gratuita per sempre, ma puoi beneficiare della versione di prova gratuita di 14 giorni con tutte le funzionalità.
E gli abbonamenti non ti limiteranno al solo monitoraggio del tempo, ma includono alcuni utili strumenti integrati per fatturazione, contabilità, gestione delle attività, pianificazione fiscale, ecc.
Tempo di salvataggio
Il pluripremiato strumento di monitoraggio del tempo di Tempo di salvataggio ti consente letteralmente di “salvare” il tuo tempo prezioso e convertirlo in ore produttive.
RescueTime tiene traccia del tempo automaticamente senza l’immissione manuale abilitata. Ti chiede di aggiungere a 1 clic il monitoraggio del tempo offline perché non tutto avviene online. Quindi, anche se sei lontano, puoi avere un quadro completo di ciò che sta accadendo intorno a te.
Puoi utilizzare FocusTime per bloccare app e siti Web che distraggono durante l’orario di lavoro. Integra RescueTime con applicazioni utili come Google Calendar, Slack e centinaia di altre applicazioni. Funziona perfettamente con macOS, Windows, Android, iOS e Chrome.
Puoi provare questo software gratuitamente per 14 giorni per vedere come può aiutarti.
mazzo di squadra
Monitora il lavoro del tuo team attraverso schede attività e software di monitoraggio del tempo – Teamdeck. Ti consente di tenere traccia delle ore fatturabili nei dipartimenti della tua organizzazione e nei diversi progetti. Consente inoltre di confrontare le pianificazioni di un progetto con le schede attività del registratore e individuare la parte corretta prima di discutere il budget.
Teamdeck ti consente di monitorare le prestazioni della tua squadra e confrontare le stime con quelle effettive. Con le tue informazioni disponibili, puoi facilmente creare report dalle schede attività calcolando i KPI.
Inoltre, Teamdeck è utile per tenere traccia dei tuoi profitti e gestire facilmente il carico di lavoro del team. È uno strumento eccellente per agenzie creative, software house, team di prodotto, OP e finanza.
Il software è gratuito per un massimo di due membri. Paga per le persone che utilizzano Teamdeck e aggiungine altri in futuro man mano che il tuo team cresce a $ 3,99/membro/mese. Fai una prova gratuita di 7 giorni con il piano, scopri cosa funziona con te e risparmia tempo.
Timecamp
Il software di monitoraggio del tempo potente ma semplice: Timecamp è l’ideale per più settori, aziende e professionisti.
Dimentica la microgestione e sii sulla stessa pagina dei tuoi dipendenti potenziandoli con Timecamp. Utilizzando il software, possono tracciare autonomamente le proprie attività e lavorare secondo le proprie responsabilità, sapendo che potrebbero essere ritenuti responsabili per via della perdita di tempo.
Può scansionare automaticamente i nomi di dominio delle applicazioni e organizzarli in diverse categorie. Report approfonditi ti aiutano a misurare la redditività e tenere traccia dei budget. La sua funzione di fatturazione ti consente di contrassegnare il tempo tracciato come non fatturabile o fatturabile e accelera il processo di fatturazione.
Supera le noiose presenze e i fogli presenze poiché questo strumento ti aiuta ad automatizzare queste attività con un solo clic. Timecamp si integra con oltre 100 applicazioni, tra cui Trello, Asana, Slack, Outlook, Google Calendar, Xero e altro ancora.
Disponi di Timecamp a soli $ 5,25 al mese con fatturazione annuale.
Dottore del tempo
No, non stiamo parlando del Signore del Tempo, Doctor Who!
Dottore del tempo è un software di monitoraggio del tempo che aiuta a migliorare istantaneamente la produttività e la concentrazione del tuo team. Rapporti giornalieri e schede attività mostrano le metriche per l’intera giornata per aiutarti a capire quanto sei rimasto produttivo durante il giorno. A quanto pare, puoi fissare un obiettivo da solo e provare a batterlo.
La sua dashboard intuitiva semplifica il monitoraggio del tempo in cui puoi vedere le attività, i tuoi clienti e le distrazioni che consumano il tuo tempo. Time Doctor è completamente personalizzabile, quindi puoi utilizzare solo le funzionalità di cui hai bisogno e disattivare altre funzionalità quando non ne hai bisogno.
Tieni traccia dell’utilizzo di un’applicazione o di un programma specifico insieme al tempo che i dipendenti trascorrono su determinati siti Web. Saprai immediatamente se qualcuno trascorre troppo tempo su YouTube o Facebook. Con Time Doctor è anche possibile acquisire screenshot dei monitor dei dipendenti in modo da poter sapere cosa stanno facendo esattamente per identificare distrazioni, inefficienze ed evitare perdite di tempo.
Inoltre, puoi assegnare etichette bianche ai clienti consentendo loro di accedere a report attività e schermate per mappare i progressi. Calcola automaticamente le buste paga in base a orari o stipendi fissi, oltre a gestire la retribuzione dei dipendenti e la fatturazione dei clienti. Il software è compatibile con Windows, Android, Mac, Linux, iPhone e Chrome.
Integralo con GitHub, JIRA, Trello, Slack, Google Apps, Salesforce, Zoho e altro ancora. Un’altra caratteristica interessante è che fornisce avvisi pop-up e spinte quando i dipendenti utilizzano troppe app non lavorative o rimangono inattivi per molto tempo. Puoi anche tenere traccia delle presenze per identificare i ritardatari e tenere traccia anche del tempo di pausa.
Avail Time Doctor a soli $ 10 al mese. Se non lo trovi utile, disdici in qualsiasi momento in quanto non ci sono contratti.
Raccolto
Il monitoraggio del tempo è facilitato dall’interfaccia intuitiva di Raccolto. È stato fondato nel 2006 e oggi oltre 50.000 aziende in tutto il mondo si affidano a questo software.
Harvest raccoglie i dati grezzi presi dalle schede attività in un riepilogo in cui puoi vedere come sta andando il tuo team. Puoi utilizzare questi report visivi con risposte a domande vitali e tenere traccia di progetti e attività.
Trasforma le tue spese e il tempo fatturabile in fatture dall’aspetto professionale, inoltrale ai clienti e riscuoti i pagamenti online senza problemi. Una previsione è un’app sorella di Harvest, che ti consente di programmare il tuo tempo da utilizzare in futuro. Puoi inserire queste informazioni in Harvest e gestire meglio i tuoi progetti.
Prova una prova di 30 giorni completamente funzionante per misurare l’efficacia del software.
Attiva/disattiva
Attiva/disattiva è uno dei più semplici software di monitoraggio del tempo in circolazione che ti aiuta a completare le tue attività in tempo.
Tutto ciò di cui hai bisogno è solo un clic per iniziare con l’immissione di nuovi orari e continuare a tenere traccia delle attività precedenti. Nel caso in cui ti sei dimenticato di avviare il time tracker, le applicazioni Toggl Desktop e il pulsante Toggle te lo ricordano. Allo stesso modo, ti aiuta anche quando ti dimentichi di fermare il timer rilevando il tempo di inattività.
Toggl è capace di oltre 100 integrazioni popolari. Ti consente di inserire manualmente l’ora al termine di una settimana o di un giorno e puoi anche trasformare gli eventi del calendario in voci di tempo.
Filtra le informazioni sul monitoraggio del tempo in modo da poter estrarre dati specifici quando richiesto. Puoi esportare i rapporti in diversi formati di file, inclusi PDF, CSV ed Excel. La dashboard del progetto è chiara e di facile comprensione con dati visivi, consentendoti di individuare i problemi nella fase iniziale e combatterli.
Assegna le tariffe fatturabili direttamente a tutti i tuoi progetti, assicurandoti di essere pagato in modo equo. Non importa su quale dispositivo stai “attivando”; sincronizza i tuoi dati in tempo reale. Avvia e ferma l’ora nel tuo browser, telefono o laptop con facilità.
TMetrico
Liberati dalla noiosa segnalazione del tempo e scegli TMetrico come app del foglio presenze della tua organizzazione. Vanta oltre 20 anni di esperienza nella fornitura di servizi eccellenti alle aziende di tutto il mondo.
TMetric può monitorare in modo efficiente le tue attività di minuto in minuto, analizzando la produttività a grandi lunghezze. Imposta un budget per le attività, tieni traccia delle spese di sviluppo e ottieni una visione chiara dei tuoi guadagni.
Non preoccuparti durante la gestione dei dipendenti, sia in loco che in remoto. È perché TMetric ti consente di monitorare giorni lavorativi, presenze, orari di lavoro, straordinari, livelli di attività, ore fatturabili, ecc. Crea fatture professionali e accurate.
Integra TMetric con le applicazioni che usi di frequente. Puoi utilizzare un piano gratuito di TMetric per tenere traccia del tuo team composto da un massimo di 5 membri o scegliere piani a pagamento o più funzionalità.
BeeBole
BeeBole offre un monitoraggio del tempo flessibile e senza sforzo che tutti i tipi di attività possono sfruttare. Possono tenere traccia del tempo mensile, settimanale o giornaliero e gestire ferie e assenze.
Puoi bloccare le voci; usalo da qualsiasi luogo poiché il software è disponibile per più browser e dispositivi. Integra BeeBole con il software di fatturazione e l’ERP tramite la loro API. Supporta anche l’integrazione di Office 365 e Google Suite utilizzando la sua applicazione Google Timesheet.
Ottieni un controllo migliore attraverso il flusso di approvazione, l’accesso gestionale e i promemoria automatizzati. La sua dashboard è personalizzabile, dove puoi generare rapporti su presenze, ore fatturabili, budget, profitto e margine. Puoi esportarli, controllarli e stamparli in qualsiasi momento.
Per motivi di sicurezza, BeeBole mantiene la crittografia a 256 bit, backup giornalieri, password con hash, audit trail e posizioni server restrittive per proteggere i dati dei clienti.
L’app BeeBole Timesheet ha l’approvazione DCAA ed è conforme al GDPR. È disponibile in più lingue, tra cui inglese, francese, spagnolo, tedesco, italiano, olandese, polacco e portoghese. Garantiscono un tempo di attività del 99,9% per servirti al meglio ed è disponibile per provarlo gratuitamente per 30 giorni.
Workpuls
Tieni d’occhio la tua produttività scegliendo Workpuls.
Gestisci i tuoi progetti con facilità e accedi a tutti i dati dei progetti da una lavagna Kanban chiara. Ricevi notifiche su quali siti Web e app utilizzano frequentemente i dipendenti durante i progetti. Ti aiuta anche con gli screenshot per ottenere prove sul loro lavoro.
Tieni traccia dei dipendenti in tempo reale, prendi automaticamente le presenze e analizza la produttività con l’aiuto di report approfonditi. Lo strumento ti consente di accedere ai dati che hanno fino a 2 anni. Puoi scegliere di ricevere rapporti su base mensile, settimanale o giornaliera via e-mail.
Workpuls consente l’inserimento manuale dell’ora, l’etichettatura della produttività per siti Web e app e gestisce le fatture in modo accurato per garantire la redditività. Dai potere ai tuoi clienti consentendo loro di accedere ai dati relativi ai loro progetti in modo che possano monitorare i progressi.
Puoi scegliere di archiviare i tuoi dati nel cloud o in locale. Sfruttano la solida infrastruttura di Google Cloud per archiviare i tuoi dati per una maggiore sicurezza.
Hubstaff
Concentrati sulla produttività con il monitoraggio del tempo dei dipendenti Hubstaff.
Offre una dashboard ricca di funzionalità che puoi utilizzare per suddividere le ore dei dipendenti, gestire il tempo con facilità e visualizzare schede attività approfondite. Guarda cosa stanno facendo i tuoi dipendenti utilizzando il GPS di Hubstaff e i rilevatori di tempo Geofence. È possibile impostare le applicazioni mobili Android e iOS in modo che timbrano l’ingresso o l’uscita automaticamente.
Puoi anche inviare promemoria ai tuoi team quando accedono a siti Web improduttivi. Hubstaff offre schermate opzionali in modo che tu possa scegliere di vedere i monitor dei dipendenti e ti consente di registrare la posizione e l’orario di lavoro di ciascun membro del team per assicurarti che tutto sia fatto correttamente.
Tieni traccia delle tariffe e delle ore per pagarli per il loro lavoro e imposta le ore o il budget massimi per ricevere avvisi nel caso in cui raggiungi i limiti.
Orologio
L’app timesheet e il time tracker minimalista – Orologio è efficiente nel mantenerti produttivo tutto il giorno.
Questo è un software gratuito che puoi utilizzare per sempre per utenti, monitoraggio e progetti illimitati. Puoi usarlo sia sul desktop che sul cellulare senza problemi. Avvia e ferma il timer quando vuoi e inserisci le ore manualmente.
Accedi alla scheda attività settimanale entro un minuto, visualizza il tempo/attività totali in un giorno, carica le attività rapidamente e aggiungi note per ulteriori informazioni. La sua incredibile dashboard ti consente di vedere le attività principali evidenziando dove i membri del tuo team hanno trascorso gran parte del loro tempo. I grafici visivi ti consentono di visualizzare il denaro e il tempo speso insieme allo stato in tempo reale del tuo lavoro.
Filtra i rapporti per utente, attività e giorno; esportare report tramite Excel, CSV o PDF; e condividili con i tuoi clienti tramite un link. Invita il tuo team a registrare le presenze, fornire autorizzazioni aggiuntive e impostare le tariffe per utente.
Tempestivo
Automatizza il monitoraggio del tempo e la presa di appunti con Tempestivo per una maggiore precisione.
Registra il tuo lavoro insieme al tempo trascorso su diverse applicazioni. Quindi, lascia che l’IA abbozzi schede attività con alta precisione per te. La sua pianificazione sincronizzata e il dashboard in tempo reale mantengono visibile il lavoro di ogni membro del team.
Ottieni una rapida revisione delle ore registrate, delle ore mancanti, delle attività settimanali e della capacità, nel tempo e così via. Gestisci facilmente i progetti visualizzando e programmando le risorse del progetto da un unico spazio intelligente.
Puoi quindi tenere traccia dei tuoi budget ed estrarre un rapporto per vedere come le persone trascorrono il loro tempo nel progetto. Tempestivo non prevede screenshot di terze parti o invasivi al fine di mantenere privati i tuoi dati. Supporta un’ampia gamma di integrazioni e consente il rilevamento della posizione.
TrackingTime
TrackingTime è un’app per schede attività facile da usare che ti aiuta a registrare le ore lavorative totali e visualizzare lo stato dei tuoi progetti in tempo reale in modo da poter misurare la produttività.
Mostra una flessibilità superiore per il budget del progetto, il libro paga, la fatturazione dei clienti, l’analisi del lavoro e altro ancora. TrackingTime è perfettamente compatibile con più applicazioni come Todoist, Smartsheet, Trello, Microsoft Teams e altro ancora.
Suggerimenti bonus per coinvolgere le squadre per monitorare il loro tempo
- Non lasciare mai i dipendenti all’oscuro; sii onesto a spiegare loro in anticipo la necessità di tenere traccia del tempo e dei suoi vantaggi per se stessi e per l’azienda.
- Rendilo flessibile e facile per loro, in modo che non si sentano esausti. Automatizza il processo utilizzando uno strumento intuitivo e facile da usare per automatizzare il processo
- Disegna linee guida chiare senza confusione o confusione perché il completamento delle attività è importante, ma completarle correttamente è ancora più importante.
- Tutti in una squadra devono seguire le stesse linee guida; siano i dipendenti o il manager. Quando vedono i manager tenere traccia del loro tempo, i dipendenti lo percepiscono come non invadente e lo considerano una pratica preziosa.
- Raccogli feedback su come è stata per loro l’esperienza complessiva del monitoraggio del tempo. Comprendi i loro punti deboli, aiutali e accetta i suggerimenti se hanno senso.
Conclusione
Gestire il tempo non è un compito facile. Richiede dedizione, perseveranza e un obiettivo raggiungibile in mente. Utilizzando il software di monitoraggio del tempo, puoi rendere le cose un po’ più facili per i membri del tuo team in modo che possano essere più produttivi e disciplinati, il che risulta essere una situazione vantaggiosa per tutti i membri del team.