Un software di gestione delle spese offre controllo, visibilità, conformità e documentazione per aiutare le aziende a ridurre i costi, evitare spese inutili e pagare puntualmente fornitori o dipendenti.
Le aziende assegnano un budget per diverse attività come assicurazioni, beni strumentali e rifornimento di scorte. Tuttavia, le perdite di budget danneggiano i margini di profitto della tua azienda quando la spesa rimane senza supervisione.
Inoltre, quando l’azienda cresce, anche tali problemi aumenteranno di volume sfidando la redditività della tua azienda. Pertanto, le aziende di tutte le dimensioni utilizzano uno strumento di gestione della spesa per tenere d’occhio i soldi in uscita e mantenerli entro il budget aziendale.
Sommario:
Che cos’è la gestione della spesa?
La gestione della spesa è il processo di gestione di tutti gli acquisti aziendali e dei pagamenti dei fornitori. L’obiettivo principale è quello di contabilizzare ogni dollaro in uscita dal conto aziendale e ottenere il miglior valore.
Le politiche di gestione della spesa dovrebbero automatizzare e integrare tutte le attività legate alla spesa dall’origine al regolamento del fornitore. Tale pratica granulare dovrebbe garantire che gli appalti vadano come pianificato dalle parti interessate. Inoltre, impone il pagamento a fornitori, appaltatori e altre terze parti attraverso il processo di conformità del contratto.
Importanza della gestione della spesa
Le attività standard di gestione della spesa offrono i seguenti vantaggi:
- Efficienza aziendale automatizzando i processi di monitoraggio delle spese e delle spese che sono soggetti a errori e noiosi se delegati ai dipendenti.
- Riduci rischi e costi poiché lo strumento ti informa sul prodotto acquistato, sul nome del fornitore e sui costi associati all’approvvigionamento.
- È possibile ottenere una migliore collaborazione tra risorse aziendali e terze parti se si segue un processo di gestione della spesa standard insieme a un’app digitale.
- Miglioramenti sostenibili della produttività liberando i dipendenti dal lavoro banale e consentendo loro di completare attività che generano entrate per la tua azienda.
I seguenti sono i migliori strumenti di gestione della spesa che ti consentono di portare tutte le spese sotto la tua gestione e ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo che spendi:
Base aerea
Base aerea è uno strumento completo di gestione della spesa per diversi tipi di attività, come società in fase iniziale, piccole imprese, società di fascia media, attività pre-IPO e imprese. Offre una serie di soluzioni avanzate di controllo della spesa, auditing e supervisione.
Ad esempio, il modulo di gestione delle ricevute offre l’applicazione della conformità, un allegato di ricevuta senza sforzo, e-mail dedicate, condivisione di ricevute da un altro dispositivo, ecc. Inoltre, sono disponibili moduli di sicurezza e rilevamento delle frodi per abilitare il controllo delle carte, i limiti delle carte, il blocco delle carte, il rilevamento delle frodi, notifica di frode, condivisione crittografata dei dettagli della carta virtuale, ecc.
Spendesk
Spendesk ha molte funzioni utili e intuitive, tra cui integrazioni e riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Con questo strumento la tua azienda può automatizzare tutte le spese ricorrenti. Inoltre, è abbastanza potente da abbinare le note spese alla rispettiva fattura e risparmiare tempo.
Spendesk è anche uno strumento flessibile in modo che le aziende possano personalizzarlo in base ai loro approcci di gestione della spesa. Ad esempio, assegni carte di debito per spese specifiche al singolo personale. Inoltre, puoi anche assegnare carte di credito virtuali per uso singolo.
Inoltre, offre notifiche push per la convalida dei pagamenti, l’integrazione degli strumenti di contabilità, una panoramica puntuale delle spese e un dashboard completo di panoramica delle spese.
coupé
coupé è un altro strumento popolare per la gestione della spesa aziendale (BSM) con accesso al cloud. Può gestire la spesa in vari verticali aziendali come pagamenti, catene di approvvigionamento, approvvigionamento, tesoreria, ecc. Esistono tre pile di strumenti per una comoda gestione della spesa.
La prima pila di strumenti sono le Applicazioni. Questo stack copre tutti i moduli essenziali come approvvigionamento, fattura, spesa, retribuzione, gestione dei contratti, approvvigionamento strategico, analisi della spesa, ecc.
Il secondo stack è la piattaforma BSM che si concentra sulla privacy degli utenti, sul profilo, sulla sicurezza dei dati e sulle integrazioni. Include un core connesso, accesso al cloud, integrazioni, interfaccia utente grafica (GUI), ecc.
E infine, il terzo stack è la comunità imprenditoriale di Coupa. Offre funzionalità come una rete aziendale aperta, il vantaggio Coupa e l’IA della comunità.
Sborsare
Sborsare offre strumenti completi per la gestione della spesa delle startup alle grandi multinazionali. Le sue soluzioni includono la gestione delle spese, la contabilità fornitori, l’automazione degli acquisti, il sistema di pagamento semplificato, l’audit, la gestione dei viaggi e i dashboard dei dati.
Emburse offre carte virtuali che possono essere emesse direttamente attraverso la sua piattaforma, utilizzando uno strumento chiamato Emburse Spend. Le carte virtuali di Emburse si integrano perfettamente con il software utilizzato dai team di contabilità e AP, inclusi Emburse Chrome River, Emburse Certify o uno degli altri prodotti offerti. Prodotti come Emburse Go aiutano i travel manager a tenere d’occhio viaggiatori e spese.
La cosa migliore è l’approccio modulare di Emburse per la gestione della spesa aziendale, a seconda delle dimensioni dell’azienda. Emburse Tallie funziona bene per le piccole e medie imprese. Emburse Certify funziona bene per le aziende con sede negli Stati Uniti. Emburse Chrome River funziona bene per le grandi aziende con operazioni, indipendentemente dalla sede dell’ufficio. Grandi aziende come Microsoft, Nike ed Estee Lauder utilizzano il software di Emburse”.
Pagamenti in rete
Pagamenti in rete è ancora un altro software che puoi usare e smettere di spendere perdite. Innanzitutto, la sua funzionalità Spend Insights ti offre preziose informazioni sui dati proprio quando ne hai bisogno. Ogni volta che visualizzi un elemento di spesa, la sua app mobile mostra automaticamente le opportunità di risparmio in futuro, le previsioni di spesa al tasso attuale, ecc.
In secondo luogo, il suo modulo Spend Controls ti riceve avvisi di richiesta di pagamento in tempo reale, ti consente di limitare la spesa, annullare gli abbonamenti da un’interfaccia centrale e bloccare i pagamenti dei fornitori con un solo clic. Altre caratteristiche degne di nota sono l’ottimizzazione della spesa, i rapporti in tempo reale e il flusso di lavoro dei pagamenti automatizzati.
Rampa
Rampa ha suddiviso il proprio sistema di gestione della spesa aziendale in 4 mega moduli: Start, Scale, Streamline e Save. Il modulo Start ti dà accesso a strumenti per gestire diverse carte, pagamenti di fatture (ACH/assegni/carte), monitoraggio delle spese in tempo reale e un’accurata contabilità delle spese.
Il modulo Scale ti consente di applicare politiche aziendali in merito a spese e spese. Ad esempio, puoi utilizzare le politiche di spesa per impostare regole e controlli di spesa per applicare queste linee guida di spesa.
Il modulo Streamline offre diversi flussi di lavoro (Onboarding, Collaborazione e Contabilità) per automatizzare la gestione della spesa e integrarla (oltre 1000 integrazioni) con altri strumenti aziendali. Infine, il modulo Risparmia è lì per soddisfare le tue esigenze di abbinamento delle ricevute, categorizzazione delle spese, intelligence sui prezzi, informazioni sui risparmi, ecc.
Brex
Brex è tutto incentrato sull’accelerazione delle finanze delle operazioni aziendali, nel rispetto delle politiche aziendali per spese e spese. Consentendo al dipendente di presentare spese accurate e al team di contabilità di controllare le spese senza sforzo, Brex sviluppa una cultura di disciplina finanziaria tra l’azienda e le sue risorse umane.
Brex offre attualmente varie soluzioni di gestione delle spese aziendali come carte di credito, conti aziendali, monitoraggio delle spese, integrazioni, ecc. Offre anche la funzionalità di gestione della spesa per l’abbonamento Brex Empower.
Giornata lavorativa
Giornata lavorativa, il famoso strumento di gestione del capitale umano, ha anche iniziato a offrire modi semplici e strategici per gestire le spese aziendali. Viene fornito con un’interfaccia utente grafica intuitiva, semplice e leggera per la gestione della spesa da un’unica piattaforma centralizzata.
La sua interfaccia utente ha 3 schede di base: Source to Pay, Inventory e KPI. Il modulo Source to Pay offre preziose informazioni sui dati sulle spese dei fornitori, sulle spese gestite e non gestite, sulle prestazioni dei fornitori, sull’elaborazione delle fatture, ecc. Inoltre, è un’app basata su cloud in modo che tu e i tuoi stakeholder aziendali possiate tenere d’occhio la spesa aziendale da qualsiasi dispositivo e ovunque con una connessione Internet.
Paga Em
Paga Em è tutto incentrato sull’automazione avanzata nel verticale di gestione della spesa della tua azienda. Porta gli abbonamenti dei fornitori e gli abbonamenti SaaS per i dipendenti in un unico posto. Pertanto, non è necessario acquistare software separato per diverse teste di spesa.
Su PayEm puoi creare ed emettere carte di credito virtuali per diversi fornitori di terze parti e assegnare un punto di contatto per la gestione della spesa. Puoi anche applicare la stessa strategia agli abbonamenti software.
Inoltre, ottieni l’autorità di controllo della spesa definitiva su PayEm. Pertanto, puoi smettere di spendere eccessivamente per gli abbonamenti software rimuovendo app non necessarie o account ex dipendenti dalle app esistenti.
Teampay
TeampayL’app basata su cloud mette i team finanziari al posto di guida in modo che possano visualizzare tutte le spese da diversi verticali della tua attività. Le parti interessate dell’azienda ottengono inoltre una visione in tempo reale della spesa quotidiana e, se necessario, possono apportare limitazioni di spesa rapide.
Offre inoltre un’interfaccia utente conversazionale in modo che i dipendenti possano ottenere assistenza in tempo reale dal team finanziario per conoscere il processo di acquisto o ottenere l’approvazione delle transazioni. Inoltre, non è necessario attendere la bolletta del mese successivo per capire come stanno spendendo i tuoi dipendenti. Riceverai dati in tempo reale sulla spesa corrente.
JAGGAER UNO
JAGGAER UNO è anche un nome popolare per le attività Source-to-Pay che riunisce tutte le spese di diversi verticali in un unico posto per una facile supervisione delle spese aziendali. La sua app progettata con cura ti consente di gestire le spese indirette e dirette da un semplice strumento.
Offre analisi e approfondimenti dei dati altamente avanzati combinando AI e Robotic Process Automation (RPA). Pertanto, puoi ottenere dati utilizzabili per ristrutturare il processo di gestione della spesa, come la creazione di un catalogo di approvvigionamento per l’intera azienda.
Pagina reale
Pagina reale ti aiuta a diventare efficiente in termini di costi e produttivo quando gestisci fornitori, fatture e acquisti su questo strumento. Non è solo un semplice strumento di monitoraggio della spesa.
Raccoglie i dati di spesa e guadagno di tutti i portafogli aziendali della tua azienda e ti offre informazioni dettagliate per gli acquisti intelligenti. Inoltre, ti aiuta ad automatizzare tutti gli ordini di acquisto (PO) e i relativi processi di approvazione con feed di dati in tempo reale su una dashboard centrale per la supervisione e l’analisi della spesa.
Spesa d’accordo
Spesa d’accordo è un’offerta di gestione della spesa di SAP, il famoso sviluppatore di software ERP per le operazioni aziendali. Il prodotto consente di integrare e automatizzare la gestione della spesa aziendale collegando diverse transazioni Source-to-Pay.
Lo strumento è vantaggioso sia per il dipendente che per il datore di lavoro. Ad esempio, i dipendenti sul campo possono inviare le proprie note spese da un dispositivo mobile. Il programma intelligente di Concur verificherà automaticamente la spesa e ti invierà una notifica in modo che tu possa approvare la spesa più velocemente.
Parole finali
Utilizzando un software di gestione della spesa, puoi tappare i buchi che drenano denaro inconsapevolmente e attutire la tua azienda per il margine di profitto. Potresti anche richiedere uno dei migliori tracker di spesa se la tua azienda deve rimborsare pagamenti ricorrenti effettuati da dipendenti o fornitori.