Molte aziende utilizzano software di gestione orari e fatturazione per controllare i dati finanziari e relativi al business della propria organizzazione.
In qualità di team manager, probabilmente comprendi l’importanza del monitoraggio del tempo e della fatturazione. Dovrai assicurarti che i membri del tuo team lavorino in modo efficiente e che il tuo processo di fatturazione abbia un flusso semplificato.
Tuttavia, non è possibile eseguire manualmente queste commissioni in modo efficiente. Ecco il miglior software di fatturazione e tempo per tenere traccia del tempo del team per facilitare il monitoraggio del tempo.
Questo articolo parla del tempo e del software di fatturazione, da quello che sono ai vantaggi dell’integrazione di uno e alcuni software eccellenti per aiutarti a migliorare l’efficienza del tuo flusso di lavoro.
Ma prima, capiamo,
Sommario:
Come vengono definite le ore fatturabili?
Le ore fatturabili sono definite come il numero di ore che un’azienda ha dedicato a lavorare per un cliente. Può essere calcolato in base al progetto o può essere un calcolo generale.
Per calcolare le ore fatturabili, devi prima tenere traccia del numero di ore di lavoro dei dipendenti su ciascun progetto. Per questo, puoi utilizzare il software di monitoraggio del tempo o manualmente facendo in modo che i dipendenti inviino le schede attività (il che è piuttosto noioso, però).
Una volta tracciate le ore, è possibile determinare le ore addebitate al cliente. Gli addebiti dipendono dal tipo di progetto, dal contratto che l’azienda ha con il cliente e dalle politiche dell’azienda.
Quali sono le inefficienze nel misurarlo manualmente?
La misurazione delle ore e del tempo di fatturazione può diventare opprimente quando si tenta di farlo manualmente. Si prevede che si verifichino diverse inefficienze:
- Può essere difficile tenere traccia con precisione delle ore lavorate su un progetto, soprattutto per ciascun dipendente. Può portare a clienti con fatturazione eccessiva o insufficiente.
- Il monitoraggio manuale delle ore fatturabili è dispendioso in termini di tempo e stressante. Richiede un grande sforzo e può distrarre dal lavoro sui progetti.
- Include una traccia cartacea che può diventare scoraggiante da gestire e avere possibilità di perdersi o smarrirsi.
- Potresti sentirti stressato mentre ti assicuri che i dipendenti riportino accuratamente le loro ore lavorate.
- Anche determinare la redditività di un progetto può essere un po’ impegnativo. Quando hai molto sul tavolo, il calcolo della tariffa di fatturazione di ciascun progetto può portare a imprecisioni nella fatturazione.
Quali sono i principali vantaggi del software Time and Billing?
Ci sono una manciata di vantaggi e software di fatturazione che non vorresti perdere. Include:
Responsabilità migliorata
Tenendo traccia delle tue ore fatturabili, puoi fatturare i tuoi clienti in modo accurato e assicurarti di essere pagato per tutto il tuo lavoro. Il software può aiutarti a tenere traccia delle spese. Queste informazioni possono tenere sotto controllo il tuo budget e assicurarti di non spendere più di quanto ti puoi permettere.
Inoltre, puoi facilmente gestire più progetti contemporaneamente. Può aiutare a mantenere i progetti in pista e garantire una consegna tempestiva.
Semplifica i pagamenti
Invece di dover tenere traccia manualmente di fatture e pagamenti, il software può fare tutto per te. Può liberare molto del tuo tempo in modo che tu possa concentrarti su più aspetti della tua attività.
Un altro vantaggio è evitare pagamenti in ritardo. Se monitori manualmente i pagamenti, è possibile che manchi un pagamento. Può danneggiare la reputazione della tua azienda e rendere difficile rimanere a galla finanziariamente. Con il software di monitoraggio del tempo e della fatturazione, puoi impostare promemoria per quando i pagamenti sono dovuti in modo da non perdere mai più un pagamento.
Cattura dati
Quando tieni traccia del tuo tempo e dei dati di fatturazione, crei una registrazione storica del tuo lavoro.
Può essere utile per una varietà di scopi, come ad esempio:
- Identificare le tendenze nei tuoi schemi di lavoro
- Analizzare il processo di lavoro per trovare inefficienze
- Ricostruire la tua storia lavorativa per la fatturazione o altri scopi
Ridurre i costi operativi
Un software di monitoraggio del tempo e della fatturazione può aiutarti a ridurre i costi operativi automatizzando il processo di monitoraggio e fatturazione dei tuoi servizi. Ti consente di risparmiare tempo e denaro riducendo la necessità di inserimento manuale dei dati e fatturazione.
Migliore produttività del team
Tenere traccia del tempo che i tuoi dipendenti trascorrono lavorando su varie attività ti consente di capire meglio dove sta andando il tempo del tuo team. Queste informazioni possono essere utilizzate per regolare il flusso di lavoro del tuo team, assicurandoti che sia il più produttivo possibile.
Funzionalità indispensabili in un software di tempo e fatturazione
Quando si sceglie un software per la fatturazione e il tempo, ci sono alcune funzionalità chiave che dovresti cercare per assicurarti che il software sia adatto alla tua attività. Idealmente, un software per il tempo e la fatturazione dovrebbe avere le seguenti caratteristiche:
Assegnazione del compito
Un software per il tempo e la fatturazione deve disporre di una funzione di assegnazione delle attività in cui è possibile assegnare attività ai membri del team e consentire loro l’accesso per monitorare i progressi. Il software deve inoltre consentire di visualizzare le attività assegnate a ciascun individuo e tenere traccia dell’avanzamento di ciascuna attività.
Monitoraggio del tempo: ore fatturabili e non fatturabili
Qualsiasi azienda che fornisce servizi orari necessita di un software di fatturazione e tempo per tenere traccia del numero di ore fatturabili e non fatturabili. Ci consente di fatturare accuratamente ai clienti i servizi resi e aiuta le aziende a identificare le aree in cui i dipendenti trascorrono il loro tempo.
Rapporti di fatturazione
I rapporti di fatturazione sono essenziali e consentono di tenere traccia delle entrate e delle spese. Senza questa funzione, le aziende dovrebbero generare manualmente i report, il che richiede molto tempo ed è soggetto a errori.
La funzione di report di fatturazione aiuta a generare report per un periodo specifico e include tutte le informazioni rilevanti, come la data, l’ora, l’importo fatturato e lo stato del pagamento.
Generazione fattura
Avere un software in grado di generare fatture automaticamente ti farà risparmiare tempo e fatica. Questa funzione rende più facile garantire che la fatturazione ai tuoi clienti sia corretta.
Accessibilità tramite cellulare
Il software per il tempo e la fatturazione dovrebbe avere un’accessibilità mobile per consentire ai professionisti impegnati di tenere facilmente traccia del proprio tempo e delle ore fatturabili. Può essere un vero toccasana per le persone che lavorano spesso fuori dall’ufficio e non hanno sempre accesso a un computer.
Prezzi convenienti
Il buon tempo e il software di fatturazione sono uno con una struttura dei prezzi accessibile e una serie di funzionalità rilevanti. Il prezzo deve essere trasparente e flessibile, senza costi nascosti o contratti a lungo termine.
Dovrebbe essere offerta una prova gratuita per aiutare i potenziali clienti a provarlo prima dell’acquisto fa sempre il trucco!
Un buon supporto clienti
La qualità dell’assistenza clienti riflette quanto sono dediti ad ascoltare le preoccupazioni dei loro clienti. Prima di effettuare un acquisto, controlla il loro supporto clienti e leggi le recensioni per verificare se parlano!
Ecco l’elenco dei migliori software di tempo e fatturazione: –
Clockificami
Cerchi uno strumento di fatturazione e monitoraggio all-in-one? La tua caccia finisce qui! Clockify è un software di fatturazione e orario best-in-class che ti consente di monitorare facilmente le ore fatturabili e semplifica il calcolo delle ore di fatturazione escludendo le ore non fatturabili.
Ogni funzionalità di Clockify è progettata per semplificare il processo di fatturazione. Puoi semplificare il carico di lavoro impostando progetti, monitorando e creando fatture.
Che tu sia un piccolo imprenditore, una startup o un’impresa, questo strumento è garantito per riconoscere le tue esigenze. Non solo questo, ma vieni informato su preziose informazioni sulla redditività dei clienti.
La parte migliore? Clockify è completamente gratuito per chiunque.
Fattura Zoho
Zoho Invoice è uno dei migliori strumenti di tempo e fatturazione per aiutarti a supervisionare l’investimento di tempo fatto da ogni individuo o dall’intero team. Questo strumento può ottimizzare drasticamente il processo di fatturazione e monitoraggio.
Zoho Invoice è emerso come uno strumento di fatturazione per fatture e schede attività. Utilizzando questo software, puoi assegnare compiti al tuo team, gestire progetti e aumentare la produttività del tuo team. Puoi creare un flusso di lavoro strutturato con l’aiuto della funzione di reportistica avanzata di Zoho.
Utilizzato principalmente dalle piccole imprese, Zoho, il miglior software di fatturazione, è gratuito.
Scoro
Scoro è costruito tenendo conto delle esigenze di un’azienda per gestire efficacemente il tempo e semplificare le fatture. È facile da usare e da capire per tutti i membri del team.
Fornisce inoltre rapporti di monitoraggio del tempo di generazione automatica per tutti i membri del team, statistiche settimanali e mensili per le tue esigenze di fatturazione e una buona panoramica di quali progetti consumano la maggior parte delle tue risorse.
Le mie ore
Con piani convenienti, un’interfaccia intuitiva e funzionalità straordinarie, Myhours è diventato un noto strumento di monitoraggio della gestione delle buste paga.
Myhours ti consente di tenere traccia delle attività del tuo team senza passare ore su più strumenti. Con questo strumento, puoi gestire l’intero team da un’unica posizione e avere una visione chiara della loro attività complessiva.
Questo strumento di fatturazione e monitoraggio ti consente di creare report di tutti i progetti su cui hai lavorato per singoli clienti. Puoi anche dare una sbirciatina alla disponibilità dei membri del tuo team che ti consente di rimanere informato su chi rivolgerti quando cerchi di esternalizzare.
Con questo strumento, puoi aumentare la responsabilità condividendo report automatici con i tuoi clienti e coltivando le relazioni con loro.
Bill4time
Bill4time è creato per aiutarti con una visibilità completa sull’intero funzionamento del tuo flusso di lavoro. Con un’interfaccia utente pulita, è facile per le aziende utilizzare la propria dashboard e ottenere analisi avanzate.
Bill4time ti consente di accedere a tutti i dati con un solo clic ed elimina la necessità di strumenti e fogli di calcolo. Ti fornisce informazioni in tempo reale e KPI avanzati per stare al passo con le prestazioni della tua azienda. Questo strumento è stato creato pensando alle agenzie.
Personalizza e imposta fatture ricorrenti, registra le spese e organizzale con questo software. Bill4time offre tre piani a pagamento: Time & Billing, Legal Pro e Legal Enterprise.
Toggl
Toggl è un altro software conveniente per il monitoraggio del tempo e la fatturazione. È progettato per soddisfare le aziende che desiderano affrontare processi ricorrenti, monitorare il tempo investito in ciascuna attività e creare una struttura organizzata del proprio lavoro.
Questo software riduce il tempo dedicato all’attività banale di monitoraggio del tempo e della fatturazione, fornisce ai membri del tuo team un flusso di lavoro continuo per registrare il tempo e la fatturazione e ti consente di lavorare in un ambiente intuitivo e facile da usare.
Con Toggl, puoi risparmiare tempo dal reinserimento delle schede attività e dalla fatturazione, ridurre i tempi di audit e migliorare l’efficienza. Hanno un piano gratuito, un piano di avviamento, un piano premium e un piano personalizzabile.
Ottieni baldacchino
Getcanopy è un ottimo software di fatturazione per le industrie basate sui servizi. Questo fantastico strumento è per le aziende a cui non piace perdere tempo nei flussi di lavoro e non dispongono di un sistema centrale per gestire il proprio tempo su un progetto.
Con Getcanopy, è facile controllare il tempo speso da tutti su ogni progetto. Inoltre, ottieni una visione a volo d’uccello dei progressi della tua squadra e puoi assicurarti che tutti stiano facendo la loro parte con questo strumento.
Un’altra grande caratteristica di Getcanopy sono i report personalizzati e i modelli di fatturazione pronti all’uso. Getcanopy ha molti piani a pagamento e componenti aggiuntivi basati su alcune funzionalità avanzate, insieme a un piano gratuito.
Nucciola
Nutcache è una soluzione multi-funzionalità che aiuta le aziende con budget di progetto, gestione delle spese e gestione delle schede attività in movimento.
Questo software ben progettato può configurare facilmente il monitoraggio del tempo, la fatturazione e la fatturazione dell’account, vedere il tempo effettivo speso per il progetto del cliente e generare fatture accurate. Inoltre, puoi inviare promemoria per fatture scadute e dati sui ritardi di pagamento e accettare pagamenti con questo strumento.
Oltre alle funzionalità di monitoraggio del tempo e fatturazione, Nutcache include anche molte funzionalità di automazione e strumenti di monitoraggio dei progetti. A seconda delle tue esigenze e delle dimensioni dell’azienda, puoi selezionarne uno tra i piani gratuito, professionale e aziendale.
Beebol
Beebole è noto per il suo robusto strumento di monitoraggio dei tempi di progetto volto ad aiutare le aziende di tutte le dimensioni a ottimizzare la loro produttività.
Imposta i progetti su Beebole e inizia a riempire le tue ore fatturabili sempre e ovunque. Puoi persino lavorare ora e compilare le schede attività in un secondo momento utilizzando i loro rapporti memorizzati. I membri del team possono visualizzare e aggiornare i registri orari e l’assegnazione del team.
Replicon
Replicon si concentra sull’eliminazione dello stress dalla fatturazione delle schede attività. Ti mette a portata di mano l’intera somma delle ore fatturabili e ti consente di tenere traccia dell’avanzamento del progetto, del budget e della redditività in un unico posto.
Risparmiandoti inutili mal di testa e tempo, Replicon è una soluzione conveniente, efficiente e scalabile che ti offre tutto ciò di cui hai bisogno da uno strumento di monitoraggio del tempo e fatturazione.
Dalle stime del progetto al monitoraggio delle spese, ai report dettagliati che sono condivisibili e anche un portale per i clienti, Replicon ha soddisfatto le aspettative. Hanno tre piani a pagamento, da uno strumento di gestione dei progetti a una suite di automazione dei servizi professionali.
App per la fatturazione del tempo
L’app Timebilling può migliorare la qualità del tuo lavoro creando uno spazio di lavoro organizzato. Il tuo team può tenere traccia del tempo e della fatturazione durante il ping degli utenti per inserire il tempo lavorato in tempo reale. Dotato di dashboard intuitivi, Timebilling ti offre l’accesso basato sui ruoli ai membri del team. Consente inoltre a tutti di accedere e tenere traccia dei propri progressi in qualsiasi momento, da qualsiasi parte del mondo.
I registri orari e le fatture vengono generati automaticamente, il che significa che non è più necessario dedicare tempo alla fatturazione. Tutti i registri orari sono archiviati nel tuo cloud privato, quindi non c’è nessun incubo di esportazione o backup.
Conclusione
Sebbene il mercato abbia un eccesso di tempo e software di fatturazione, solo pochi sono ritenuti adatti alla tua attività. Il software di monitoraggio del tempo può essere utilizzato per un’ampia varietà di scopi. Puoi tenere traccia delle attività e delle ore fatturabili, monitorare la produttività dei dipendenti e creare buste paga con il miglior software di fatturazione e orari.
Inoltre, riceverai rapporti su come il tuo team trascorre il proprio tempo, in modo da poter ottimizzare l’efficienza.
Dall’elenco ben studiato sopra di 11 strumenti, sei libero di scegliere quello che sembra perfetto per la tua attività. Mentre lo fai, non dimenticare di controllare se parlano!
Puoi anche esplorare alcuni dei migliori software di contabilità per le piccole e grandi imprese.