Risolvi regolarmente più dubbi o domande per il tuo software online?
Se la risposta è SÌ, potresti avere a che fare con utenti che devono ancora comprendere il tuo prodotto ed esplorarne il pieno potenziale.
Ricevere costantemente domande sul software può richiedere molta larghezza di banda del supporto, causando quindi un frequente burnout dell’operatore. Per aiutare il tuo team di supporto a evitare questo scenario, puoi provare a creare la tua documentazione del software online.
Sommario:
Che cos’è una documentazione in linea?
La documentazione in linea agisce come un manuale che aiuta gli utenti a capire cos’è il prodotto e ne spiega le caratteristiche passo dopo passo. Aiuta anche gli utenti a comprendere i possibili modi in cui il prodotto può aiutarli a esprimere il suo pieno potenziale.
Puoi aggiungere immagini, video, GIF di prodotti e altro per mostrare come è possibile abilitare e utilizzare le varie funzionalità del prodotto. La documentazione in linea per le soluzioni software può variare in base alla complessità del prodotto in questione. Per alcuni, la documentazione può sembrare una sezione delle domande frequenti, mentre per altri può sembrare un’analisi dettagliata del prodotto.
Come funziona la documentazione online?
Esistono diversi modi in cui funziona uno strumento di documentazione online. Ecco un breve elenco per aiutarti a valutare come può essere di aiuto una volta implementato.
- Funziona come un sistema di archiviazione centrale: puoi proteggere tutte le informazioni relative al prodotto e creare un accesso centrale per clienti e team di supporto a cui possono fare riferimento ogni volta che hanno dubbi su una funzionalità o su come funziona.
- Risparmio di tempo ed energia: quando crei un repository centrale di informazioni sui prodotti, aiuti sia i clienti che i rappresentanti dell’assistenza a risparmiare tempo ed energia nella ricerca della soluzione giusta. Puoi anche evitare frequenti esaurimenti e aiutare i team di supporto a concentrarsi su problemi urgenti di supporto.
- Promuove il coinvolgimento e la fidelizzazione: gli strumenti di documentazione del software ti aiutano anche a mantenere i clienti coinvolti con il marchio durante tutto il loro percorso. I clienti possono evitare di cercare risposte sul prodotto o sulla sua funzionalità su Internet. Torneranno alla risorsa che hai sviluppato e rimarranno in contatto con il marchio. Questo è un ottimo modo per tenerli impegnati con il marchio e mantenerli allo stesso tempo.
- Offre una conoscenza approfondita del prodotto: dalla configurazione a tutte le funzionalità, puoi trovarle con la documentazione online. Puoi anche scoprire quando è stata rilasciata la nuova versione e come differisce dalla precedente. Aiuta i potenziali clienti nel processo decisionale poiché includono anche casi d’uso e studi di casi di diversi settori.
- Migliora l’esperienza dell’assistenza clienti: uno dei maggiori vantaggi della documentazione online per la tua azienda è il miglioramento dell’esperienza del servizio clienti. Puoi aiutare il tuo team a risparmiare tempo e indirizzare i clienti verso una soluzione che risponda alle loro domande senza aspettare in coda o anticipare un’e-mail.
Come scegliere la giusta soluzione di documentazione online?
Comprendere semplicemente la documentazione online e come funziona per un’organizzazione non ti aiuterà a scegliere lo strumento migliore. Ma il seguente elenco di criteri può. Ecco un breve elenco di cose che un’azienda deve cercare quando sceglie uno strumento di documentazione online.
# 1. Editore intuitivo
Un editor semplice ma ricco di funzionalità è un must quando si cercano strumenti di documentazione software. Comprendi che non una ma molte persone potrebbero finire per modificare un singolo articolo nella stessa visualizzazione. Pertanto, è importante che tutti possano vedere chi sta apportando quale modifica nell’articolo.
#2. Ricerca intelligente
L’opzione di ricerca è una caratteristica importante per qualsiasi piattaforma di documentazione. Niente è più catastrofico di un visitatore che lascia la tua documentazione online frustrato dopo pochi minuti perché non riesce a trovare le informazioni o il prodotto corretti, anche se lo hai in magazzino. Una funzione di ricerca intelligente farà risparmiare tempo agli utenti e li aiuterà a trovare rapidamente le risposte. La ricerca dovrebbe essere supportata con tag, parole chiave correlate e altro.
#3. Analisi approfondita
È essenziale per qualsiasi azienda identificare come sta andando la propria documentazione online tra i clienti/prospect. Ecco perché è importante verificare se il software della tua knowledge base ti aiuta a tenere traccia delle seguenti metriche:
- Visite alla pagina
- Articoli più visitati
- Ricerche fallite
- Risposte di feedback a ciascun articolo
- Frequenza di rimbalzo
- Tempo medio speso sugli articoli
- Nuovi vs clienti abituali
L’elenco continua. Ma se una delle soluzioni software offre queste metriche, non esitare a selezionare l’opzione.
#4. Sicurezza
Le risorse aggiunte a una base di conoscenza, come le informazioni sul prodotto, i suoi video e le immagini, sono della massima importanza per qualsiasi organizzazione. Pertanto, la protezione di queste risorse dovrebbe essere una delle priorità quando si cerca il miglior software di documentazione online per la propria azienda. Ecco un elenco di domande che puoi porre al fornitore di servizi prima di finalizzare il prodotto:
- Qual è la tua strategia contro l’accesso non autorizzato?
- Stai utilizzando firewall o autenticazione a due fattori per proteggere i dati?
- Mantieni la riservatezza dei dati?
Domande come queste ti aiuteranno a ottenere chiarezza su come il fornitore di servizi offre la sicurezza dei dati ai suoi utenti.
#5. Versione
La piattaforma supporta il controllo delle versioni?
In qualità di azienda di prodotti, è necessario assicurarsi che l’evoluzione del prodotto sia catturata e documentata. Gli utenti possono eseguire l’onboarding del tuo prodotto in diverse fasi di evoluzione. Potrebbe essere necessario rivedere la documentazione precedente per una migliore comprensione di una funzionalità del prodotto. Questo non è solo utile per gli utenti finali, è anche un must per il team di sviluppo prodotto.
Pertanto, la piattaforma dovrebbe supportare il controllo delle versioni con un timestamp.
#6. Gestione del flusso di lavoro
La tua knowledge base deve offrirti controlli di accesso completi per una gestione del flusso di lavoro di successo. Ad esempio, se sei un amministratore, dovrebbe consentirti di assegnare ruoli alle persone che accederanno al software per scopi di scrittura e modifica. Coloro che scrivono l’articolo devono avere un accesso limitato, mentre coloro che modificano gli articoli avranno un controllo diverso.
#7. Personalizzazione
Come sappiamo, la personalizzazione serve alla soddisfazione degli utenti e alla fiducia nel tuo marchio. Si applica anche al tuo sito di documentazione. Se un utente atterra sul tuo sito di documentazione, dovrebbe sentirlo come parte del tuo marchio. La piattaforma dovrebbe darti la libertà di personalizzare il tuo sito di documentazione online, non solo con un logo e una favicon, ma con un dominio personalizzato, un URL personalizzato e progettare il tuo sito di documentazione.
Ecco alcuni degli strumenti di documentazione online più efficaci.
Sebbene i suggerimenti su come scegliere il software di documentazione online siano utili, sarebbe fantastico se avessi alcune opzioni per avviare la tua ricerca del miglior strumento del settore. Questa sezione esplora le migliori soluzioni che possono aiutarti a creare senza problemi la documentazione completa del software online.
Immergiamoci!
Document360®
Document360 offre una soluzione di documentazione online completa che include ma non si limita a Ricerca semplice, Gestione categorie, gestione dei tag, modelli di articoli e altro ancora. La sua interfaccia utente drag-and-drop ti aiuta a elencare tutte le categorie e le loro sottocategorie nell’ordine desiderato.
Non è tutto. Viene fornito con ricerca basata sull’intelligenza artificiale, hosting privato, funzionalità di controllo delle versioni, backup e ripristino, ecc. Il ricco editor è qualcosa che devi controllare. Puoi scegliere tra un editor Markdown e un editor WYSIWYG.
Consente la personalizzazione completa dei siti di documentazione e le descrizioni degli articoli ti consentiranno di aggiungere l’essenza dell’articolo, il che aiuta nella ricerca rapida e nella SEO. Supporta la collaborazione al livello successivo con un team di editori, collaboratori ed editori. Puoi anche impostare notifiche per rimuovere o aggiornare gli articoli obsoleti.
Si integra con un’ampia gamma di tecnologie di helpdesk, chatbot e CRO, come Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack e molte altre. Inoltre, puoi integrarti con qualsiasi altra piattaforma utilizzando snippet JavaScript.
Il piano parte da $ 99 al mese.
Fare clic su Guida
Clickhelp, uno strumento di creazione della guida, ti aiuta a creare documentazione software senza problemi. Questa soluzione basata su cloud è nota per aiutare i suoi utenti a semplificare la collaborazione tra il team di documentazione. Ciò significa che li aiuterà a tenere traccia delle modifiche e ad apportare ulteriori miglioramenti dopo la conferma su chi scrive e modifica i documenti.
Ti aiuta anche a migliorare il contenuto offrendo approfondimenti dettagliati sul rendimento degli articoli tramite i rapporti. Coloro che hanno dubbi sulla migrazione dei dati da piattaforme come MS Word, HTML, CHM e altri possono lasciarsi alle spalle le preoccupazioni. Clickhelp è specializzato nella migrazione dei dati da queste e altre piattaforme. Inoltre, la sua semplice interfaccia utente rende la configurazione un gioco da ragazzi.
Il piano parte da $ 55 al mese.
Confluenza
Confluence, come altre soluzioni di documentazione online, aiuta gli utenti a creare documenti software che possono essere organizzati in modo categorico. Questo albero delle pagine rende possibile la ricerca avanzata, aiutando così i clienti a trovare più velocemente gli articoli pertinenti.
Oltre a questo, puoi ritrovarti a collaborare internamente con altri team per ottimizzare la correttezza e la qualità dei contenuti. Per semplificare la collaborazione interna e proteggere le risorse di contenuto e le autorizzazioni degli utenti. Questo ti aiuterà a condividere l’accesso all’account con i team che partecipano al processo di scrittura e modifica.
Il piano a pagamento parte da $ 55 al mese.
Nuclino
Nuclino è un altro strumento di documentazione del software che la tua organizzazione può prendere in considerazione durante la ricerca della migliore soluzione sul mercato. Questo fornitore di servizi afferma di aiutare i suoi utenti a dare vita ai contenuti con risorse creative come immagini, video e altro. Supporta anche funzionalità come il salvataggio automatico, che ti aiuta a salvare i progressi dei tuoi contenuti durante la creazione della documentazione del software.
Inoltre, puoi anche trovare opzioni come la ricerca istantanea che aiutano i clienti a trovare articoli pertinenti in modo efficiente. Troverai anche le sue oltre 40 integrazioni abbastanza utili in quanto semplificheranno il tuo lavoro e pianificheranno articoli futuri sugli aggiornamenti dei prodotti e gli aggiornamenti delle funzionalità senza problemi.
Il piano parte da $ 5/utente/mese.
DocuWare
DocuWare è famoso per le sue funzioni importanti come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che aiuta i suoi utenti a convertire il testo dell’immagine in dati. Questo aiuta i loro utenti ad aggiungere dati rilevanti più velocemente e a renderli accessibili ai loro clienti.
Puoi anche tenere traccia delle versioni di documenti esistenti. Questi ti aiuteranno a monitorare il contenuto effettivo pubblicato nella versione iniziale e le modifiche apportate ad ogni nuovo aggiornamento del prodotto.
Leggi i documenti
Read the Docs è una soluzione di documentazione tecnica che consente la creazione e l’hosting gratuito dei tuoi articoli di supporto relativi al software. Giusto; il prestatore di servizi dichiara di offrire gratuitamente il proprio servizio di documentazione. Puoi gestire più versioni dei tuoi documenti in modo efficiente.
Non devi nemmeno preoccuparti del pagamento per utente. Puoi avere tanti utenti per gestire la documentazione del tuo software. L’unico problema che ha il prodotto sono gli annunci. Per funzionare gratuitamente, utilizzano gli annunci come fonte per supportare le loro operazioni. Gli utenti che optano per la versione gratuita possono imbattersi in più annunci poiché i loro account non sono privi di annunci. Ma coloro che preferiscono andare senza pubblicità devono pagare $ 5 per progetto.
GitHub
GitHub è popolarmente noto per la sua capacità di aiutare gli sviluppatori a registrare i loro giorni di programmazione nei loro profili. Se un profilo viene visualizzato principalmente in verde, significa che lo sviluppatore ha codificato frequentemente e aggiorna anche i suoi progressi. Ma non molti sanno che la stessa piattaforma offre anche software di documentazione.
Apparentemente, offrono pagine GitHub e persino una piattaforma wiki per creare il tuo repository centrale. Ma se lo integri con piattaforme come Jekyll, le sue pagine GitHub ti aiuteranno a creare la documentazione completa del prodotto senza problemi. Ma tieni presente che sarà principalmente pubblico e non privato. Inoltre, avrai bisogno di buone capacità di sviluppo per mantenere la documentazione attiva e funzionante.
Il piano a pagamento parte da $ 19 al mese.
Whatfix
Whatfix ti aiuta a creare una guida digitale completa del tuo prodotto. Puoi fornire indicazioni su come funziona il prodotto nel modo più interattivo possibile con questa soluzione. Puoi creare documentazione completa, domande frequenti e altro ancora con il software installato.
Offre anche una piattaforma di analisi dettagliata. Ti aiuterà a valutare il modo in cui ogni lettore interagisce con ogni articolo nel repository, dandoti quindi più possibilità di migliorarli per risultati migliori o persino conversioni.
Carta Dropbox
Se pensavi che Dropbox fosse limitato alle strutture di archiviazione, ti diremmo di ripensarci. Il loro strumento di documentazione, Dropbox Paper, è piuttosto popolare per essere uno strumento di co-editing. Promette di riunire sia la creazione che il coordinamento. È perfetto per creare repository sia per scopi interni che esterni.
Ciò che è interessante è la sua capacità di ospitare immagini, file audio, video e altri tipi di creatività negli articoli. L’unica cosa che rende difficile per molte persone scegliere questo strumento è la sua capacità di cartelle limitate. Inoltre, sarà gratuito per coloro che hanno già un account Dropbox. Ma se desideri un abbonamento separato, ti consigliamo di contattare il loro team.
HelpDocs
HelpDocs è anche una delle nostre scelte migliori. Questo perché, proprio come gli altri in questo elenco, anche HelpDocs ti offre la possibilità di creare documentazione, ospitarli sotto i loro servizi e persino monitorare le prestazioni di tutti gli articoli che crei.
Questo software offre anche la funzionalità di trascinamento della selezione che ti aiuta a classificare gli articoli in base alla loro importanza o sequenza nel prodotto. Ti aiuta anche a contrassegnare alcuni articoli separatamente nell’editor per scrittori o team di prodotti. Questi indicatori li aiuteranno a identificare gli articoli che devono essere aggiornati per migliorare le prestazioni e l’esperienza del cliente.
Il piano per questo strumento parte da $ 46 al mese.
Sei pronto a scegliere il miglior strumento di documentazione online?
Preoccupato che i clienti non capiscano il tuo prodotto? Che ne dici di creare documentazione software che li aiuti a comprenderne lo scopo, la funzionalità e le caratteristiche?
Creando una documentazione software completa, puoi assicurarti che i clienti trovino tutte le risposte relative al tuo prodotto in un unico posto. Possono anche evitare di andare a supportare i team e risparmiare tempo ed energia. Costruire la documentazione da zero può essere un compito noioso e richiederebbe più risorse da parte tua. In questo caso, sarebbe fantastico utilizzare un software di documentazione online per creare documenti di aiuto per i clienti.
Per aiutarti a iniziare, abbiamo elencato le migliori opzioni per iniziare il tuo viaggio verso la scelta del miglior strumento di documentazione online per la tua azienda. Speriamo che questo aiuti!
Puoi anche vedere come creare una bella documentazione API.