SharePoint e OneDrive: in cosa differiscono?

Punti chiave

• OneDrive è un servizio di file hosting basato su cloud personalizzato per l’archiviazione di dati privati ​​individuali. SharePoint è orientato al miglioramento della collaborazione all’interno dei team.

• OneDrive offre un piano di archiviazione gratuito, ma SharePoint no. Il piano base di SharePoint offre 1 TB di spazio di archiviazione a $ 5 per utente, mentre il piano base di OneDrive offre 100 GB per $ 1,99 al mese.

• Scegli OneDrive se puoi cavartela con spazio di archiviazione e collaborazione limitati. Scegli SharePoint per spazio di archiviazione aggiuntivo, collaborazione in team e funzionalità avanzate.

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Mantenere i tuoi dati al sicuro, assicurarti di potervi accedere da qualsiasi luogo e condividerli con altri sono fondamentali per il lavoro moderno. Microsoft offre due strumenti a questo scopo: OneDrive e SharePoint. Ma in cosa differiscono e qual è il migliore per te? Diamo un’occhiata a cosa li distingue.

1 Pubblico target diverso

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Microsoft OneDrive è un servizio di file hosting basato su cloud rivolto a singoli individui o piccoli team. Puoi usarlo come spazio di archiviazione personale per i dati riservati che condividi con un piccolo gruppo di persone. La sua perfetta integrazione con le applicazioni di Office lo rende un’ottima scelta se sei uno studente, un libero professionista o un lavoratore autonomo.

Microsoft SharePoint è un sistema di gestione dei contenuti basato su cloud per una collaborazione semplificata tra team. È possibile creare siti di SharePoint per archiviare file e renderli disponibili a reparti specifici o a un’intera organizzazione. Gli utenti di un sito di SharePoint possono visualizzare e, a seconda delle autorizzazioni, modificare il lavoro degli altri.

Microsoft pubblicizza questi prodotti in modo diverso. Commercializza OneDrive come servizio di archiviazione cloud per privati ​​e piccole imprese. Al contrario, SharePoint si rivolge alle imprese e alle aziende, concentrandosi sul miglioramento del lavoro di squadra piuttosto che servire esclusivamente come soluzione di archiviazione.

2 Condivisione e collaborazione di file

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La collaborazione e la condivisione di file sono molto più fluide con Microsoft SharePoint. In OneDrive solo il proprietario del file può controllare chi visualizza, modifica e condivide un file. SharePoint consente a un amministratore centrale di assegnare diversi livelli di autorizzazione di accesso a singoli utenti o team.

SharePoint ha un’interfaccia intuitiva e funzionalità come aggiornamenti di stato, avvisi di scadenza e notifiche di monitoraggio dei progetti. Questi semplificano la gestione dei progetti in modi che OneDrive non offre. Puoi anche integrare Yammer, un servizio di social networking, in SharePoint. In questo modo i membri del team possono comunicare direttamente.

Sebbene entrambe le piattaforme consentano agli utenti di creare raccolte di file per organizzare i contenuti, è più semplice gestirle ed esplorarle in SharePoint. Questa è una considerazione ancora più importante man mano che il volume dei dati aumenta. Quindi, se dai priorità alla collaborazione semplice e alla condivisione di file, SharePoint è la strada da percorrere.

Sia OneDrive che SharePoint ti consentono di accedere ai tuoi dati da qualsiasi dispositivo, indipendentemente dalla tua posizione. Entrambi supportano la sincronizzazione con i dispositivi, consentendoti di trasferire i tuoi dati per uso locale su qualsiasi dispositivo, se necessario. Pertanto, entrambe le piattaforme offrono essenzialmente le stesse funzionalità in quest’area.

3 Sicurezza e Privacy

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Microsoft ha adottato misure solide per garantire la sicurezza di entrambi i servizi. Con la crittografia dei dati in tempo reale, puoi eseguire il backup dei tuoi dati su SharePoint e OneDrive. Inoltre, se elimini accidentalmente un file, puoi recuperarlo dal cestino su entrambe le piattaforme. Tuttavia, in SharePoint è possibile ripristinare solo i file che è possibile modificare.

Microsoft utilizza un motore di rilevamento virus per scansionare i file caricati su SharePoint e OneDrive. Ciò aiuta a proteggere i tuoi file e lo spazio di archiviazione online. Se rileva un file infetto, ciascun servizio avviserà immediatamente gli utenti. Gli amministratori di SharePoint possono bloccare l’accesso degli utenti a qualsiasi file infetto nel database.

Nonostante queste misure di sicurezza, dovresti essere consapevole dei potenziali rischi quando condividi file su entrambe le piattaforme. Evita la condivisione accidentale di file con membri non autorizzati e gestisci attentamente le autorizzazioni di modifica per prevenire la perdita e il furto di dati. Dovresti anche astenervi dalla condivisione eccessiva per semplificare la gestione e la sicurezza dei dati.

4 Prezzi e stoccaggio

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Nel piano gratuito, OneDrive offre uno spazio di archiviazione di 15 GB, che dovrebbe essere sufficiente per l’uso individuale. Se hai bisogno di più spazio di archiviazione, hai due opzioni. Puoi iscriverti a Microsoft 365 di base, che offre 100 GB a $ 1,99 al mese. Oppure puoi optare per Microsoft 365 Personal, che offre 1 TB di spazio di archiviazione a $ 6,99 al mese.

Il piano autonomo di OneDrive si chiama Microsoft 365 Basic. Tienilo a mente per evitare qualsiasi confusione.

Al contrario, SharePoint non offre un piano gratuito. Il suo pacchetto autonomo costa $ 5 per utente al mese, fornendo spazio di archiviazione fino a 1 TB per ciascun utente. In alternativa, puoi acquistare SharePoint come parte di un piano aziendale di Microsoft 365. Ciò offre agli amministratori fino a 25 TB di spazio di archiviazione del sito.

I prezzi e lo spazio di archiviazione di SharePoint lo rendono preferibile per la collaborazione del team. OneDrive, soprattutto con il suo piano gratuito, si adatta meglio alle esigenze dei singoli individui.

5 funzionalità più avanzate

SharePoint offre diverse funzionalità avanzate che OneDrive non offre. La sua funzionalità di pubblicazione web ti consente di pubblicare documenti importanti direttamente sul sito web esterno della tua azienda utilizzando il sistema di gestione dei contenuti integrato. Ciò consente ai dipendenti o ai consumatori di scaricare tali documenti ogni volta che ne hanno bisogno.

SharePoint ti consente inoltre di aggiungere app a pagine interne o di siti Web, creare portali per i dipendenti, rivedere moduli e altro ancora. Ti consente inoltre di automatizzare le attività in base alle azioni dell’utente, come l’invio tramite e-mail di nuovi file a un team specifico o a un responsabile di progetto. OneDrive non offre questa funzionalità.

Scopri alcune altre cose che puoi fare con Microsoft SharePoint che potrebbero non essere possibili con OneDrive.

6 Quale dovresti usare?

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Se sei un individuo senza team o un piccolo imprenditore che non ha bisogno di una collaborazione estesa e di un ampio spazio di archiviazione, OneDrive potrebbe soddisfare le tue esigenze. Tuttavia, SharePoint sarà migliore se gestisci un team di grandi dimensioni che richiede una collaborazione frequente e una maggiore archiviazione dei dati.

Puoi anche utilizzare entrambi i servizi poiché il piano SharePoint include OneDrive. Puoi utilizzare OneDrive per archiviare documenti aziendali riservati come piani aziendali e documenti finanziari e limitarne l’accesso a pochi membri. Nel frattempo, puoi creare un sito di SharePoint per collaborare su documenti meno sensibili come criteri, pianificazioni e dati di formazione.

Inoltre, puoi sincronizzare OneDrive con SharePoint, rendendo conveniente l’utilizzo sia degli strumenti che di Microsoft Teams per migliorare la collaborazione del tuo team.

In sintesi, OneDrive è più adatto per l’uso personale, mentre SharePoint è migliore per le collaborazioni di team più ampi.