Trello offre a imprese e privati una piattaforma per amministrare e monitorare i loro progetti con facilità, centralizzando le operazioni e sfruttando una serie di vantaggi utili.
Con l’espansione delle aziende, crescono anche le loro esigenze, le loro attività, le procedure e i rischi. Di conseguenza, è necessario un sistema adeguato per organizzare e monitorare progetti, compiti, progressi e per minimizzare rischi e inefficienze.
Uno strumento per la gestione di progetti o attività come Trello può essere un valido aiuto in questo senso.
Che tu sia un piccolo imprenditore, un libero professionista, un caposquadra o un grande gruppo aziendale, puoi avvantaggiarti di uno dei vari strumenti di gestione dei progetti e delle attività disponibili sul mercato.
Nonostante ci siano numerosi strumenti con caratteristiche simili, è cruciale scegliere quello che risulta più semplice da usare e che possiede una gamma di funzionalità adatta al proprio contesto specifico.
Se sei alla ricerca di una piattaforma intuitiva per i tuoi progetti, Trello è una soluzione da considerare. Offre un’esperienza interattiva e visivamente piacevole per la gestione dei progetti e dei compiti, stimolando la collaborazione e l’efficienza del team.
Approfondiamo ora cosa sia Trello e come può efficientemente supportare la gestione dei progetti, per valutare se sia la soluzione adatta alle tue necessità.
Cos’è Trello?
Trello è uno strumento di collaborazione basato sul cloud, noto per la sua facilità d’uso, ideale per gestire una varietà di situazioni, dall’organizzazione di un matrimonio a complesse strategie aziendali. Attraverso la bacheca di Trello è possibile strutturare progetti e attività. Tra gli impieghi più diffusi troviamo la pianificazione degli obiettivi, la collaborazione tra team, il brainstorming, la gestione del calendario editoriale, le attività di reclutamento e le roadmap dei prodotti.
Trello facilita la visualizzazione di diverse tipologie di dati: i progetti in corso, chi si occupa delle varie attività, il progresso di ciascun membro del team e altro ancora. I professionisti freelance possono usare Trello anche per scopi personali, come l’organizzazione delle proprie attività, la gestione delle scadenze e l’impostazione di promemoria.
Trello si distingue per la sua semplicità, potenza e versatilità, risultando un ottimo strumento per la produttività. Le opzioni offerte, come elenchi, schede e bacheche, permettono una visione chiara di chi fa cosa e di cosa è necessario per completare il lavoro entro i tempi stabiliti.
Inoltre, Trello, essendo uno strumento visuale, aggiunge un valore extra al tuo team per gestire progetti, workflow e il monitoraggio delle attività. Permette di allegare file, creare liste di controllo e automatizzare diversi compiti. Le schede di Trello raccolgono tutte le informazioni utili per essere ben organizzati. È possibile aggiungere date, assegnare membri del team, inserire commenti e altro.
Trello è un valido aiuto per molte aziende e individui che desiderano rendere il ciclo di vita dei loro progetti più semplice, accessibile e diretto. Si possono aggiungere bacheche ed elenchi ai progetti, monitorando tutto da un’unica posizione. Inoltre, è possibile accedere a Trello da qualsiasi luogo, rimanendo connessi anche quando ci si trova fuori ufficio.
Ti consigliamo anche di consultare l’articolo Trello Vs. Asana: uno scontro diretto per la supremazia nel project management.
Caratteristiche di Trello
Trello è uno strumento intuitivo ed efficiente, con una vasta gamma di funzionalità, tra cui:
#1. Visualizzazioni
Cambia la prospettiva sul tuo lavoro ed esamina i progetti da tutte le angolazioni grazie alle visualizzazioni per sequenza temporale, tabella, bacheca, calendario, mappa, area di lavoro e dashboard. Questo ti darà una nuova visione sul tuo compito attuale.
Questa funzione comprende:
- Bacheca Trello: la bacheca di Trello ti supporta nel passaggio dall’idea all’azione. Puoi pianificare i tuoi progetti e suddividerli in attività per una più rapida esecuzione. Puoi anche monitorare lo stato di avanzamento di ogni attività.
- Cronologia: con la cronologia di Trello, puoi tenere sotto controllo l’avanzamento verso i tuoi obiettivi, verificando come le varie attività si susseguono nel tempo. Le attività possono essere trascinate e rilasciate, e le date possono essere modificate in base alle esigenze e priorità.
- Calendario: il calendario di Trello è come una sfera di cristallo che offre una visione chiara del lavoro, inclusa la pianificazione di calendari editoriali, liste di cose da fare e altro.
- Dashboard: la dashboard di Trello ti fornisce informazioni utili sui tuoi progetti e processi. Puoi gestire i carichi di lavoro e visualizzare le metriche chiave, come le scadenze, le schede per elenco, le schede assegnate e altro ancora.
- Tabella: con la tabella, puoi tenere traccia di tutto il lavoro svolto sulla bacheca. Ti aiuterà a visualizzare il tuo lavoro in un formato simile a un foglio di calcolo, ordinabile in base alle schede che desideri vedere.
- Mappa: la vista Mappa di Trello permette di visualizzare i dati basati sulla posizione geografica, ovunque ti trovi. Che tu debba organizzare un evento, pianificare il lavoro, monitorare degli immobili, semplifica ogni attività.
#2. Automazione
Concentrati sugli aspetti più importanti del tuo lavoro, lasciando che Trello faccia il resto con l’automazione senza codice: Butler. Integrato nelle bacheche di Trello, semplifica la gestione di progetti e attività. Puoi creare regole, comandi e pulsanti per automatizzare qualsiasi azione e compito.
Inoltre, Butler consente di impostare regole per attività importanti, definendo trigger e azioni necessarie. Ciò permette di passare più rapidamente alla fase successiva, tramite l’uso di schede e pulsanti personalizzati. I pulsanti delle schede sono visibili sul retro di ogni scheda, mentre i pulsanti della bacheca si trovano nell’angolo in alto a destra.
Inoltre, puoi potenziare Butler integrandolo con diverse piattaforme come Slack, e-mail e Jira. Butler identifica le attività ripetitive sulla tua bacheca Trello e suggerisce le automazioni attivabili con un semplice clic.
#3. Modelli
Trello offre un’ampia gamma di modelli per settori come design, istruzione, business, ingegneria, marketing, gestione dei progetti e altro. Grazie a questi modelli, è possibile iniziare immediatamente un progetto, personalizzandolo in base alle proprie esigenze. Ciò permette di completare le attività più velocemente e di collaborare con facilità.
#4. Integrazione
Puoi integrare le tue applicazioni aziendali con Trello per rendere il tuo spazio di lavoro ancora più semplice e accessibile. Alcune delle integrazioni supportate sono: Taco Browser Extension, Blue Cat, Pipedrive, Lokalise, Hootsuite, coinvolge.me, Instabug, Clockify e altre ancora.
Consulta anche: Trello vs. ClickUp: quale software di gestione dei progetti scegliere?
Vantaggi di Trello
Trello offre numerosi vantaggi, tra i quali:
- Organizzazione dei progetti: Trello permette a te e al tuo team di organizzare progetti e compiti tramite liste, schede e bacheche.
- Collaborazione: Trello facilita la collaborazione tra i membri del team, che possono lavorare insieme su diversi progetti, inviare allegati, definire scadenze e lasciare commenti sulle schede.
- Accesso mobile: Trello offre un’applicazione mobile che consente di accedere alle bacheche anche quando si è in movimento, mantenendo la produttività anche fuori ufficio.
- Flessibilità: Trello può essere utilizzato per qualsiasi tipo di attività o progetto, rendendolo una piattaforma versatile sia per privati che per aziende.
- Gestione del tempo: Trello consente di impostare scadenze per le attività e di monitorare l’avanzamento dei progetti nel tempo, permettendo di rispettare i tempi di consegna.
- Personalizzazione: Trello consente di aggiungere campi personalizzati, etichette, sfondi e altro alle schede e alle bacheche, mantenendo il pieno controllo sull’organizzazione e la visualizzazione dei progetti.
- Semplicità d’uso: Trello è stato progettato per essere facile e intuitivo, rendendolo accessibile a tutti gli utenti.
- Sistemi Kanban: Trello si basa su un sistema Kanban, che permette di programmare le attività in elementi più piccoli, tramite l’utilizzo di schede e tabelle.
- Notifiche immediate: le notifiche e gli avvisi vengono inviati istantaneamente quando una scheda o una bacheca viene aggiornata. Inoltre, in caso di aggiornamenti da parte di un membro del team, si riceve una notifica immediata.
- Prezzi chiari: la struttura dei prezzi di Trello è meno complessa rispetto ad altri strumenti di gestione. È possibile ottenere una versione gratuita che permette di invitare membri e creare bacheche, elenchi e schede.
Consulta anche l’articolo: Trello Vs. Jira per la gestione del lavoro: come scegliere l’opzione giusta.
Come utilizzare Trello
Per una gestione efficiente dei progetti nella tua azienda, è fondamentale conoscere il funzionamento di Trello. Ecco i passaggi fondamentali:
Creazione di un account
Per utilizzare Trello, devi prima registrarti e creare un account.
- Nel tuo browser web, cerca la pagina di accesso di Trello.
- Aggiungi il sito web ai preferiti per un facile accesso futuro.
- Inserisci le tue credenziali, come nome utente, password, ecc.
- Troverai anche l’opzione “Accedi con Google”, insieme ad altre opzioni di accesso.
- Dopo aver inserito le credenziali correttamente, dovrai spuntare una casella per accettare i termini e le politiche di utilizzo di Trello.
- Dopo aver completato tutti i passaggi, sarai reindirizzato alla dashboard di Trello. Questa è l’interfaccia dove puoi aggiungere schede, elenchi, tabelle e molte altre funzioni.
- Puoi aggiungere un nuovo progetto o visualizzare quello attuale nella dashboard.
- Nell’angolo in alto a destra, puoi visualizzare il menu, che contiene impostazioni, dettagli del profilo, attività della scheda, guida e altro.
- Dal menu, è possibile disconnettersi quando si desidera.
Comprensione dei componenti principali
Trello, strumento visuale per la gestione di progetti e attività, consente di ideare, pianificare e gestire il lavoro insieme al tuo team, in modo più produttivo e organizzato.
Fonte: Trello
Per gestire un progetto in maniera ottimale, è necessario comprendere alcuni termini fondamentali di Trello, che ne costituiscono i componenti principali. Essi sono:
- Bacheca: la bacheca di Trello è il luogo in cui si possono monitorare tutti i dati del progetto, come progetti, workflow o team. Che si tratti di scrivere un articolo, monitorare le vendite, organizzare una festa o lanciare un nuovo sito, la bacheca di Trello supporta l’organizzazione di ogni attività, anche nei minimi dettagli, e favorisce la collaborazione tra team.
- Schede: le schede rappresentano l’unità più piccola e dettagliata della bacheca di Trello e sono utilizzate per rappresentare idee e compiti. Possono contenere qualsiasi cosa sia necessario fare, come scrivere un blog, definire le politiche aziendali sulle ferie, assumere un responsabile marketing e altro ancora. È possibile personalizzare le schede in base alle proprie informazioni. Inoltre, le schede possono essere trascinate e rilasciate per mostrare i progressi all’interno degli “elenchi”. Il vantaggio è che non c’è limite al numero di schede che si possono aggiungere.
- Elenchi: gli elenchi contengono le schede, o, per meglio dire, specifiche attività e informazioni, organizzate in modo da mostrare le varie fasi del progresso. Vengono utilizzati per creare un flusso di lavoro, in cui le schede possono essere spostate ad ogni step del processo. Possono tenere traccia di informazioni e idee. Si possono aggiungere numerosi elenchi ad una bacheca e personalizzarne la disposizione e il titolo in base alle proprie necessità.
Creare una bacheca Trello
La bacheca di Trello aiuta ad organizzare tutto in modo da raggiungere i tuoi obiettivi. Vediamo come creare una nuova bacheca dalla dashboard di Trello.
- Dalla scheda dell’area di lavoro, fai clic su “Crea nuova bacheca” o sul pulsante più situato nell’intestazione a sinistra del nome del tuo profilo e seleziona “Crea nuova bacheca”.
- Assegna un nome alla bacheca, in base al progetto su cui stai lavorando, come l’organizzazione di eventi, la gestione di un blog, il monitoraggio dei lead di vendita, il lancio di nuovi prodotti e altro ancora.
- La bacheca del tuo progetto è ora pronta. Quando si aggiunge una nuova scheda, l’impostazione predefinita è “Area di lavoro visibile”. Questo significa che chiunque nel team può visualizzare, modificare e partecipare alle schede.
- Se si desidera modificare le impostazioni in privato, in modo che solo membri specifici della bacheca possano visualizzarla, è necessario modificare l’impostazione in “Privato”.
- C’è anche un’opzione “Pubblico”, che indica che chiunque su internet può visualizzare la bacheca tramite il link, poiché è indicizzata nei motori di ricerca.
- Se vuoi aggiungere un altro flusso di lavoro, segui la stessa procedura. Inoltre, puoi personalizzare la tua scheda per dare un aspetto unico ai tuoi diversi progetti.
Aggiungere schede ed elenchi
Puoi creare elenchi sulla tua bacheca in base alle tue esigenze. Ad esempio, puoi trovare tre elenchi predefiniti: “Da fare”, “In corso” e “Fatto”. Inoltre, puoi creare un elenco per ogni membro del tuo team. Segui questi semplici passaggi e crea un elenco con facilità.
- Apri la bacheca per creare un elenco. Sotto il nome della tua bacheca, fai clic sull’opzione “aggiungi una lista”.
- Assegna un nome all’elenco e fai clic su “aggiungi elenco”.
- Appena sotto, avrai la possibilità di aggiungere una scheda.
- Fai clic sull’opzione “Aggiungi una scheda” e inserisci il titolo per quella scheda.
Cliccando sulla scheda, è possibile aggiungere commenti o descrizioni per il team. Inoltre, dalla stessa schermata, si possono aggiungere liste di controllo, allegati ed etichette.
Collaborare e Comunicare
Se sei responsabile di un progetto, devi monitorare gli aggiornamenti sullo stato del progetto, assicurandoti che tutti i membri stiano lavorando alle attività assegnate in modo efficiente. Per fare ciò, invita i membri del tuo team ad unirsi alla bacheca di Trello e verifica i compiti loro assegnati.
Per questo,
- Fai clic sulla parte superiore della bacheca, “Invita”, e seleziona il membro da aggiungere a quella bacheca. Inoltre, puoi invitarli tramite il loro nome o indirizzo email.
- Dal pulsante del menu, si può ottenere un link condivisibile. Inserisci questo link speciale in un’e-mail o in un canale Slack per invitarli a collaborare.
- Inoltre, è possibile scaricare il codice QR e consentire alle persone di unirsi alla bacheca tramite scansione.
- Si possono impostare autorizzazioni e definire i ruoli in modo trasparente come normale, amministratore e osservatore.
- È possibile aggiungere membri, liste di controllo, date, allegati, copertine e definire le scadenze.
Durante la collaborazione e la comunicazione con i membri del team, puoi aggiungere commenti e feedback alle schede. È possibile menzionare il @nome del membro sulla bacheca, in modo che riceva una notifica e visualizzi il feedback o il commento. Il feed delle attività di Trello conserva tutte le azioni e i commenti.
Esplorare le caratteristiche
Funzionalità come l’aggiunta di liste di controllo, allegati e votazioni, sono le caratteristiche più utili nella bacheca di Trello. Esse permettono di condividere le proprie opinioni e lavorare direttamente, facendo in modo che tutto sia coordinato.
Con le liste di controllo, è possibile monitorare i progressi di un membro in una determinata attività. Le liste di controllo rappresentano elementi più piccoli e suddivisi all’interno di un’attività più ampia. La possibilità di assegnare e specificare ogni lista di controllo, aumenta la visibilità e la responsabilità. Si possono condividere allegati come documenti, file, rapporti sullo stato di avanzamento, requisiti del cliente e altro, in modo che i membri del team possano accedervi facilmente.
I membri del team possono votare le schede cliccando su “Vota” sul retro della scheda, dopo aver cliccato due volte sulla scheda. Il colore del pulsante diventa verde una volta che si vota. Cliccando nuovamente sullo stesso pulsante, il voto viene annullato.
Come eliminare la bacheca Trello?
Quando un progetto è terminato e la bacheca non è più necessaria, è possibile eliminarla definitivamente, seguendo questi semplici passaggi.
- Fai clic sul menu della bacheca nell’angolo in alto a destra (icona con tre punti).
- Seleziona l’opzione “Altro” dal menu.
- Quindi, seleziona l’opzione “Chiudi bacheca”, vicino al pulsante del menu Altro.
- Appariranno due opzioni: eliminare definitivamente la bacheca o riaprirla.
- Se desideri archiviare la bacheca, ignora semplicemente il pop-up.
- Se vuoi eliminare definitivamente la bacheca, fai clic su “Elimina definitivamente bacheca”.
Consulta anche: Trello vs. monday.com: un confronto tra i migliori strumenti per la gestione dei progetti.
Conclusione
La gestione dei progetti è un’attività complessa. Ma, con l’uso di uno strumento di gestione dei progetti come Trello, il processo può diventare impeccabile. Trello è uno strumento di collaborazione visuale, facile da usare, che può essere sfruttato da privati e aziende di diverse dimensioni e settori.
Grazie alla sua interfaccia intuitiva, puoi iniziare a usare Trello immediatamente, senza bisogno di molto tempo per comprendere la dashboard. Ti permette di aggiungere schede, elenchi e tabelle per gestire e monitorare in modo efficiente le tue attività e progetti, mantenendo alta la produttività.
Infine, ti suggeriamo di approfondire la conoscenza dei migliori software per creare diagrammi di Gantt per i tuoi progetti.