Come utilizzare le automazioni Airtable per una gestione dei progetti senza sforzo

Se sei alla ricerca di uno strumento efficiente per l’organizzazione dei tuoi progetti, la tua ricerca può concludersi con Airtable. Questa piattaforma mette a disposizione molteplici funzioni per una visualizzazione ottimale dei dati e una loro agevole modifica. In aggiunta a queste caratteristiche, Airtable offre la possibilità di automatizzare le operazioni, riducendo in questo modo sia il tempo che le energie da dedicare alla gestione dei dati.

Le automazioni di Airtable si rivelano molto utili per eseguire attività ripetitive come l’inserimento di dati e gli aggiornamenti via email. Esaminiamo i vari tipi di automazioni che puoi ottenere con la versione gratuita di Airtable.

Cosa si intende per automazioni in Airtable?

Airtable offre delle automazioni, ossia sequenze o flussi di lavoro predefiniti che possono incrementare in modo considerevole la produttività, automatizzando compiti ripetitivi. Grazie a esse, si riduce la possibilità di errore che si riscontra nei processi manuali, consentendo un risparmio di tempo e di energie nelle operazioni ripetitive.

Le automazioni di Airtable si fondano su tre elementi fondamentali:

Trigger: definisce l’evento che avvia la sequenza automatizzata.
Configurazione del trigger: rappresenta la condizione in cui il trigger viene attivato. Qui è necessario specificare i dettagli della tabella e le condizioni a livello di campo che un record deve soddisfare per attivare l’evento.
Azioni: definisce l’azione o la sequenza di azioni che devono essere eseguite quando un’automazione viene innescata.

Quando un’automazione di Airtable è attiva, ricerca nella tua base eventi che soddisfino la configurazione del trigger. L’automazione si avvia solo quando tutte le condizioni del trigger sono soddisfatte.

Come si crea un’automazione su Airtable

Per dare vita a un’automazione, è necessario configurare il trigger e la serie di azioni che ne conseguono. Ecco i passaggi per impostare un’automazione su Airtable:

Passaggio 1: Aggiungere un trigger

Nella sezione Automazioni, fai clic su Aggiungi trigger. Si aprirà un elenco di trigger tra cui scegliere. L’elenco comprende trigger che si trovano all’interno della base di Airtable e integrazioni esterne che possono dare il via a un evento, ad esempio un evento creato in Google Calendar.

Passaggio 2: Configurare il trigger

Dopo aver selezionato il trigger, è possibile visionare e modificare le sue proprietà. È possibile, inoltre, modificare il tipo di trigger in questa fase.

L’evento di attivazione andrà impostato in base al tipo di trigger selezionato. Ad esempio, se il tipo di trigger è “Quando il record soddisfa le condizioni”, bisognerà specificare la tabella da monitorare, oltre alle condizioni che un record deve soddisfare per attivare questo evento.

Passaggio 3: Aggiungere l’azione

Successivamente, dovrai scegliere l’azione che desideri eseguire. In questa sezione sono disponibili diverse opzioni, dalla creazione e l’aggiornamento dei record, all’invio di email o notifiche su applicazioni esterne. Ad esempio, puoi scegliere di:

Passaggio 4: Configurare l’azione

Ora è necessario configurare l’azione in base a quella selezionata. Ad esempio, se l’azione è “Invia un’email”, si dovranno specificare i destinatari dell’email, l’oggetto, il contenuto e qualsiasi altro dettaglio da includere.

Passaggio 5: Aggiungere condizioni o azioni supplementari

È possibile integrare logiche e azioni aggiuntive all’automazione, in base alle azioni precedenti. Per farlo, è sufficiente ripetere i passaggi 4 e 5 a seconda delle necessità.

Passaggio 6: Verificare l’automazione

Prima di attivare l’automazione appena creata, clicca su “Test Automation” per verificare se il trigger e le azioni sono stati impostati correttamente, secondo le tue aspettative.

Passaggio 7: Attivare l’automazione

Una volta che sei sicuro della tua configurazione, puoi attivare l’automazione. È importante ricordare che, una volta che l’automazione di Airtable è attiva, non si applicherà ai record esistenti che soddisfano la configurazione del trigger.

Come integrare le automazioni di Airtable

Le automazioni di Airtable non si limitano unicamente alla creazione/aggiornamento dei record di base e all’invio di email. È possibile integrarle con applicazioni esterne, quali Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google Sheets, Outlook Email, Outlook Calendar, GitHub Issues, Facebook Pages, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center, Twilio e Hootsuite.

Di seguito, alcuni esempi di utilizzo per l’integrazione delle automazioni di Airtable con applicazioni esterne:

Inviare messaggi a un collega su Slack quando gli viene assegnato un record: il trigger per questa automazione è “quando il record soddisfa le condizioni” e la condizione è che l’assegnatario di un record cambia in un determinato utente. Di conseguenza, Airtable eseguirà l’azione “Slack > Invia messaggio” se tutti i trigger sono presenti. Il testo del messaggio e i destinatari possono essere configurati in base alle proprie esigenze.

Aggiungere una voce a un elenco di attività quando viene creato un evento su Google Calendar: in questo caso, il trigger è “Google Calendar > Quando viene creato l’evento” e l’azione è “Crea record”. È possibile selezionare la posizione in cui inserire il nuovo record e i suoi dettagli.

Aggiungere le attività completate a un foglio Google: l’attivatore è “quando il record soddisfa le condizioni” in base alle quali il campo stato di un record è cambiato in “completato” oppure quando il record si trova in una visualizzazione filtrata che mostra unicamente le attività completate. L’azione da eseguire è “Fogli Google > Aggiungi riga”. Si può scegliere il foglio Google che si desidera aggiornare e i campi da spostare dalla base al foglio.

Limiti delle automazioni di Airtable

Nonostante le automazioni di Airtable possano essere molto utili, presentano alcune limitazioni. Per ogni base Airtable, è possibile avere un massimo di 50 flussi di lavoro di automazione, attivi o inattivi. Tuttavia, questo problema può essere aggirato combinando più azioni in un’unica automazione.

Ogni automazione di Airtable può avere fino a 25 azioni. Anche questa non costituisce un grande ostacolo, dato che l’output di un’azione può rappresentare l’input per un’altra all’interno dello stesso flusso di lavoro. Inoltre, le automazioni di Airtable hanno dei limiti di esecuzione variabili, in base al piano selezionato. Questi limiti includono sia le esecuzioni riuscite che quelle fallite.

Piano Airtable	Esecuzioni mensili
Gratuito	100
Team	25.000
Business	100.000
Enterprise	500.000

Airtable conserva una cronologia delle tue esecuzioni di automazione, con i dettagli relativi a ciascuna automazione eseguita. La portata di questa funzione dipende anche dal piano dello spazio di lavoro.

Piano Airtable	Cronologia delle esecuzioni
Gratuito	2 settimane
Team	6 mesi
Business	1 anno
Enterprise	3 anni

Con la versione gratuita di Airtable, è possibile inviare email automatizzate solo ai collaboratori all’interno della base selezionata. Tuttavia, è possibile configurare l’invio a indirizzi email esterni nei piani a pagamento dell’area di lavoro.

Solamente le modifiche più recenti possono innescare l’automazione. Inoltre, è importante ricordare che le integrazioni con Google Docs, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center e Twilio non sono disponibili nel piano gratuito.

Risparmia tempo con le automazioni di Airtable

Le automazioni di Airtable sono strumenti efficaci per ottimizzare i processi e ridurre il lavoro manuale. Con una configurazione del flusso di lavoro appropriata, è possibile risparmiare diverse ore ogni settimana nella routine di gestione del progetto.

Pertanto, la prossima volta che ti appresti ad avviare un progetto, investi tempo ed energie nell’impostazione delle automazioni di Airtable, così da poterti rilassare e lasciare che le attività si gestiscano da sole.