Quando si inseriscono cifre in Excel, il software tende a eliminare gli zeri che precedono il numero. Questo comportamento può creare problemi, specialmente quando si devono inserire numeri di telefono o codici identificativi. In questo articolo, esploreremo diverse strategie per ovviare a questo inconveniente e preservare gli zeri iniziali.
Mantenere gli Zeri Iniziali Durante l’Immissione
Per assicurarsi che Excel conservi gli zeri che precedono un numero durante la digitazione, è sufficiente anteporre al numero un singolo apostrofo.
Questo espediente comunica a Excel di trattare il valore come testo e non come numero.
Una volta premuto il tasto “Invio” per confermare l’inserimento, comparirà un piccolo triangolo verde nell’angolo superiore sinistro della cella. Questo simbolo indica che Excel sta verificando se l’utente ha effettivamente intenzione di memorizzare il valore come testo, oppure se preferisce convertirlo in numero.
Cliccando sull’icona a forma di rombo, si aprirà un elenco di opzioni. Per procedere con la memorizzazione del numero come testo, è sufficiente selezionare l’opzione “Ignora errore”.
Il triangolo verde dovrebbe quindi scomparire.
Applicare la Formattazione per Conservare gli Zeri
L’applicazione della formattazione testo durante l’immissione è un metodo semplice e rapido, ma risulta ancora più efficiente farlo in anticipo.
Selezionare l’intervallo di celle che si intende formattare come testo. Successivamente, fare clic sulla scheda “Home”, individuare il gruppo “Numero” e selezionare la freccia dell’elenco a discesa, quindi scegliere l’opzione “Testo”.
I valori immessi nell’intervallo appena formattato verranno automaticamente memorizzati come testo, preservando così gli zeri iniziali.
Utilizzo della Formattazione Personalizzata per Mantenere la Natura Numerica
Le due opzioni presentate finora sono adeguate per la maggior parte delle esigenze. Tuttavia, cosa succede se è necessario mantenere la natura numerica dei valori per poter eseguire dei calcoli?
Ad esempio, si potrebbe avere un elenco di codici identificativi di fatture, che per coerenza hanno tutti una lunghezza fissa di cinque caratteri, come 00055 e 03116.
Per poter eseguire operazioni matematiche come l’incremento o il decremento di un’unità per generare automaticamente il successivo numero di fattura, è necessario che il valore sia memorizzato come numero.
Selezionare l’intervallo di celle da formattare. Cliccare con il tasto destro del mouse sull’intervallo selezionato e scegliere “Formato celle”.
Nella scheda “Numero”, selezionare “Personalizzato” dall’elenco Categoria e inserire 00000 nel campo “Tipo”.
L’inserimento di cinque zeri impone un formato numerico a lunghezza fissa. Se nella cella vengono inserite solo tre cifre, verranno aggiunti automaticamente due zeri iniziali.
La formattazione personalizzata offre flessibilità per adattare i formati numerici a esigenze specifiche.
Le funzionalità di formattazione delle celle di Excel sono uno strumento valido per garantire la coerenza nella rappresentazione di numeri di telefono, numeri di carte di credito e codici identificativi, soprattutto quando i dati vengono inseriti da più utenti.