Scopri una selezione dei migliori modelli Smartsheet, strumenti essenziali per la gestione efficace di progetti e flussi di lavoro in svariati settori aziendali.
Smartsheet si distingue come leader nel campo della gestione di progetti, attività e collaborazione, sia per le piccole che per le grandi imprese. Secondo un recente studio di Datanyze, Smartsheet detiene una quota di mercato del 5,28% nel settore delle applicazioni per la gestione di progetti e la collaborazione in ambienti di lavoro.
È quindi evidente che un numero considerevole di aziende si affida a Smartsheet per la gestione delle proprie attività e dei propri progetti. Se anche tu sei interessato a questo strumento e desideri ottimizzare il tuo tempo nella gestione aziendale, i modelli Smartsheet possono rappresentare una soluzione ideale.
Continua a leggere per esplorare alcuni eccellenti modelli Smartsheet professionali che ti permetteranno di avviare la gestione di progetti e attività in pochi istanti.
Cosa sono i Template di Smartsheet?
I template, o modelli, di Smartsheet sono fogli di lavoro preconfigurati, pronti all’uso, progettati per facilitare la gestione di progetti o attività in scenari aziendali simili. La libreria di contenuti di Smartsheet offre una vasta gamma di modelli, rendendo semplice trovare quello più adatto alla tua specifica attività o settore.
Questi modelli sono dotati di tutti i campi necessari per la gestione di un progetto. Ad esempio, un modello per la pianificazione di eventi e il budget include:
- Colonne per Nome Attività, Assegnatario, Avanzamento, Rischio, Data di Scadenza, Quantità, Budget, Note, ecc.
- Attività principali e sotto-attività
- Varie visualizzazioni come diagrammi di Gantt, vista Kanban, vista calendario, ecc.
Dopo aver scelto un modello, sarà sufficiente personalizzare i campi relativi alle attività e sotto-attività per iniziare la gestione del tuo progetto di evento.
L’accesso a tutti i modelli Smartsheet è incluso nell’abbonamento a pagamento. Inoltre, il team di sviluppo di Smartsheet continua ad arricchire regolarmente la libreria con nuovi template.
Perché Utilizzare i Modelli Smartsheet?
L’obiettivo principale nell’utilizzo dei modelli di gestione di progetti o attività in Smartsheet è quello di velocizzare l’avvio del progetto. Ecco altri validi motivi:
- Garantiscono coerenza nei progetti e nei fogli di gestione aziendale. Anche se i clienti cambiano, le modalità di reportistica dei dati aziendali, l’analisi e altri processi rimangono costanti.
- I modelli sono creati da esperti interni di Smartsheet, assicurando l’utilizzo di terminologie aziendali standard e formati di reportistica di progetto appropriati.
- Creare un modello di progetto da zero è un’attività dispendiosa in termini di tempo. Con Smartsheet, puoi concentrarti sulla pianificazione del progetto e sulle riunioni del team, mentre l’app si occupa della creazione del progetto quando necessario.
- I modelli Smartsheet permettono a proprietari di piccole imprese e project manager in formazione di avviare progetti senza la necessità di costosi supporti professionali.
Come Accedere ai Template di Smartsheet
Sei interessato ad utilizzare i modelli, ma hai difficoltà a trovarli? Nessun problema! Segui questi semplici passaggi per imparare come navigare tra i modelli Smartsheet:
Iscrizione a Smartsheet
Se non possiedi un account, creane uno seguendo le istruzioni qui di seguito. Smartsheet offre un periodo di prova gratuito di 30 giorni.
- Clicca sul pulsante “Prova Smartsheet gratuitamente”.
- Nel dialogo “Non hai un account?”, seleziona “Crea uno”.
- Inserisci la tua email o registrati usando il tuo account Google o Microsoft.
Accesso a Smartsheet
Se possiedi già un account, segui invece questi passaggi:
- Visita il portale di accesso dell’app web di Smartsheet.
- Inserisci la tua email e la password.
- Clicca sul pulsante “Accedi”.
- Se ti sei registrato con un account Google, Apple o Microsoft, scegli l’opzione appropriata per un accesso rapido.
Ottenere i Modelli Smartsheet
- Una volta effettuato l’accesso a Smartsheet, verrai indirizzato alla scheda “Home”.
- Per esplorare i modelli Smartsheet, puoi visitare la scheda “Centro soluzioni” o utilizzare il pulsante “Crea” presente nella scheda “Home”.
- Nella scheda “Home”, clicca sull’opzione “Crea”, situata nell’angolo in alto a destra dell’app web.
- Si aprirà un menu a tendina con opzioni come “Foglio”, “Modulo”, “Report”, “Sfoglia modelli”, ecc.
- Clicca su “Sfoglia modelli”.
- Verrai indirizzato al “Centro soluzioni”, dove vedrai la schermata “Sfoglia tutte le soluzioni”.
- Clicca su “Visualizza più modelli” o “Visualizza più set di modelli”, a seconda della tua scelta. I set di modelli contengono risorse di lavoro aggiuntive come dashboard, report, moduli, ecc.
- Ora avrai a disposizione l’elenco completo dei modelli Smartsheet.
- Puoi restringere la lista filtrando per categorie, come “Clienti e clienti”, “Finanza e contabilità”, “Risorse umane”, “IT”, ecc., nel pannello di navigazione presente nella colonna “Centro soluzioni”.
I Migliori Modelli Smartsheet per Diversi Settori
Marketing Digitale
Il modello “Piano di marketing digitale integrato” è ideale per i team di marketing che gestiscono diversi tipi di supporto e richieste creative da altri team aziendali. Questo modello Smartsheet ti permette di avviare subito una campagna di marketing digitale integrata.
Il foglio include formule avanzate per fogli di calcolo, automazione del flusso di lavoro e opzioni di formattazione del testo personalizzate. Inoltre, offre una pianificazione dettagliata del percorso del progetto, dettagli specifici dei piani di marketing e un riepilogo esecutivo per i manager.
È possibile passare facilmente alla visualizzazione del diagramma di Gantt partendo dalla modalità Griglia, in quanto il modello include le colonne “Fine” e “Durata”. Una colonna “Flag” permette di evidenziare le diverse fasi del progetto, mentre la colonna “Budget/Spesa” facilita la gestione della spesa per il marketing.
Vendita al Dettaglio
Il settore della vendita al dettaglio si confronta spesso con la necessità di ottimizzare la gestione delle scorte. Smartsheet offre un modello automatizzato di controllo delle scorte di magazzino che semplifica le seguenti attività commerciali:
- Ottimizzazione della produttività nel reparto scorte
- Bilanciamento tra vendite, ordini e scorte
- Individuazione della data di rifornimento ideale
- Riduzione delle spese per l’eccesso di scorte
- Accesso immediato ai dettagli del fornitore
Il modello di controllo delle scorte di magazzino presenta un’area di inserimento dati sulla destra e informazioni statiche sulla sinistra. Alcune utili colonne predefinite includono “Reparto”, “Stato riordino”, “Nome articolo”, “Valore inventario”, ecc.
È possibile automatizzare la gestione dell’inventario utilizzando il modello di gestione dell’inventario con codici a barre, dotato di una colonna specifica per i codici a barre dei prodotti. Questi codici possono essere usati per tracciare le merci nel magazzino, oppure è possibile sincronizzare il foglio di calcolo con un sistema ERP.
Edilizia e Ingegneria
La tua impresa edile può trarre enormi benefici dall’utilizzo dei seguenti modelli Smartsheet, ognuno adatto a specifici scenari:
- Modello per il monitoraggio della documentazione di costruzione
- Modello per la gestione delle attrezzature
- Modello per il budget di costruzione
- Modello di programmazione dei lavori con Gantt
Ad esempio, il modello per la pianificazione della costruzione è particolarmente utile per la pianificazione, il monitoraggio e la visualizzazione di un progetto di costruzione. Puoi copiare e rinominare il modello per utilizzarlo in diversi progetti di costruzione.
Il modello è compatibile sia con dispositivi mobili che con app web, permettendo agli ingegneri e ai supervisori sul campo di aggiornare le colonne necessarie. Sono presenti colonne preimpostate come “Data di inizio”, “Data di fine”, “Assegnato a”, “Stato”, “% completato”, “Durata” e “Note”.
La colonna “Nome attività” include la maggior parte delle attività di costruzione e sotto-attività. Ad esempio, sono presenti attività come “Impianti idraulici”, “Isolamento”, “Armadi”, e sotto-attività come “Lavori a terra”, “Sgrossatura”, “Pipistrelli”, “Soffiatura”, “Bagno padronale”, “Cucina”, “Seminterrato”, ecc.
Intrattenimento e Ospitalità
Il settore dell’ospitalità e dell’intrattenimento richiede un monitoraggio accurato delle spese, delle responsabilità delle attività, della presenza degli ospiti, della gestione dei biglietti, dell’associazione tra biglietti e entrate, dell’associazione tra consumo dei pasti e ospiti in tempo reale, e altro ancora.
Per soddisfare le tue esigenze, ecco alcuni fogli di lavoro Smartsheet utili:
- Modello per il lancio di eventi e il budget
- Modello per gala di raccolta fondi
- Modello per la gestione degli hotel e dei pass per lo staff di eventi
- Modello per la pianificazione delle attività di eventi
Ad esempio, il modello “Event Staff Hotel & Passes” è perfetto per gestire le sistemazioni alberghiere per il tuo personale o per i clienti che partecipano a un evento di intrattenimento.
Il foglio include colonne con dati essenziali come “Tipo di pass”, “Costo del pass”, “Stima del costo dell’hotel”, “Nome dell’hotel”, “Check-in”, “Check-out”, “Carta di credito”, “Tariffa”, ecc.
Finanza e Servizi Finanziari
I tuoi progetti nel settore dei servizi finanziari necessitano di acquisizione dati accurata e capacità di controllo semplificate. I seguenti modelli Smartsheet possono soddisfare la maggior parte delle tue esigenze in questo settore:
- Modello per la lista di controllo del progetto IPO
- Modello per il programma di ammortamento del prestito
- Modello finanziario di fine mese
Considera il caso in cui la tua azienda pianifica di quotarsi in borsa tramite offerte IPO. Si tratta di un progetto di grandi dimensioni per qualsiasi azienda che desideri raccogliere fondi dal mercato azionario tramite la vendita di azioni. Utilizza il modello Smartsheet per pianificare ogni aspetto dell’IPO, anche se non conosci tutti i passaggi.
La colonna “Lavoro preparatorio” elenca tutte le attività necessarie per completare il processo. Ad esempio:
- Bilancio d’esercizio
- Preparazione per la due diligence
- Preparazione per la doppia classe
- EIP ed ESPP
- Preparazione S-1
- Periodo di revisione della SEC
- Finalizzare e depositare pubblicamente S-1
Altre colonne importanti che potresti usare includono “Data di inizio”, “Data di scadenza”, “Settimane T-meno”, “Dipendenze”, “Durata”, “Assegnato a”, ecc.
Produzione
I tuoi impianti di produzione richiedono diverse materie prime, attrezzature, ricette di prodotti, linee guida per lo sviluppo dei prodotti e altro. Puoi tenere traccia di tutti questi elementi in modo efficiente tramite i fogli di lavoro per la gestione dei progetti disponibili in Smartsheet. Potresti aver bisogno di:
- Registro dei rapporti di incidenti con modulo
- Approvazione di un nuovo prodotto con modulo
- Modello per la pianificazione dello sviluppo di nuovi prodotti
- Modello per il programma di manutenzione delle macchine
Il modello per il programma di manutenzione delle macchine è una semplice lista di controllo che puoi stampare o monitorare digitalmente. Elenca la maggior parte dei campi che è necessario tenere traccia, come “Condizione della macchina”, “Nome della macchina”, “Posizione”, “Data dell’ultima manutenzione”, “Data della manutenzione successiva”, “Cadenza della manutenzione”, “Assegnato al tecnico della macchina” e “Note”.
Risorse Umane
Smartsheet offre una serie di modelli molto utili per le agenzie di personale. Anche le aziende che gestiscono direttamente il proprio team di personale possono usare questi fogli di lavoro Smartsheet. Alcuni esempi validi includono:
- Directory delle informazioni sui dipendenti
- Lista di controllo per la revisione dei dipendenti
- Modulo per la domanda di lavoro
- Tracciamento dei candidati al lavoro
- Tracciamento dei curriculum dei candidati con modulo
- Documentazione per la cessazione dei dipendenti
- Processo di colloquio con Gantt
- Nuova lista di controllo per le assunzioni
- Time Card con approvazione automatizzata
Ad esempio, se devi assumere 10 dipendenti per il tuo team di marketing, dovresti usare il modello “Processo di colloquio con Gantt”.
Questo foglio di lavoro include tutte le fasi che ci si aspetta in un processo di assunzione. Ad esempio, la fase pre-colloquio, la fase di colloquio con i candidati, la fase di selezione dei candidati e la fase di assunzione.
Il foglio di lavoro mostra automaticamente un diagramma di Gantt nel pannello di navigazione a destra e la vista Calendario nelle colonne superiori. In questo modo, i responsabili delle risorse umane possono monitorare l’intero stato del progetto visualizzando la dashboard del diagramma di Gantt.
Non-profit
I seguenti modelli Smartsheet sono particolarmente adatti per le organizzazioni non-profit e non governative (ONG):
- Piano di marketing per eventi non-profit
- Invii squadre sul campo con modulo
- Gestione dei donatori
- Elenco dei volontari
Il processo di contabilità per le non-profit è fondamentale per mantenere lo stato di esenzione fiscale negli Stati Uniti e nel Regno Unito. Pertanto, è necessario tenere traccia dei dati dei donatori come gli importi delle donazioni, il nome, l’indirizzo, il codice fiscale, ecc.
A tal fine, puoi usare il modello per la gestione dei donatori fornito da Smartsheet. Questo include i campi dati standard di cui potresti aver bisogno.
Ad esempio, le intestazioni delle colonne sono preimpostate con dati come “Anno di donazione”, “Nome del donatore”, “Email”, “Numero di telefono”, “Indirizzo”, “Regione”, “Nome del fondo”, ecc. Poiché i fogli di lavoro Smartsheet si basano su fogli di calcolo, puoi facilmente importare questi dati in vari software di contabilità non-profit.
Contabilità
Smartsheet offre una vasta collezione di modelli per agenzie di contabilità e aziende. Alcuni modelli degni di nota a tua disposizione sono:
- Rendiconto di cassa
- Bilancio
- Conto economico
- Fine del mese finanziario
- Preparazione fiscale annuale
Le piccole, medie e startup possono risparmiare migliaia di euro usando questi formati. Mantenere questi modelli Smartsheet ti permetterà di rispettare le normative contabili senza la necessità di un’agenzia esterna.
Alternative ai Modelli Smartsheet
Ora che hai esplorato la vasta libreria di modelli di Smartsheet, considera le seguenti applicazioni di gestione dei progetti che offrono anch’esse modelli:
Modelli Monday.com
monday.com offre un’ampia libreria di modelli per diversi casi aziendali. La libreria presenta categorie di modelli in primo piano come “Marketing”, “Gestione dei progetti”, “Design”, “Vendite e CRM”, “Risorse umane” e “Sviluppo software”. Tuttavia, puoi ottenere più modelli selezionando le categorie di attività nel pannello di navigazione a sinistra.
Modelli ClickUp
La libreria di modelli di ClickUp mostra i modelli più utilizzati direttamente nella home page. Questi provengono da settori aziendali come “Design”, “Creatività”, “Ingegneria”, “Finanza”, “Prodotto”, “Contabilità”, ecc. La barra laterale sinistra offre due livelli di filtri: “Livelli” e “Casi d’uso”. Modificando i filtri, è possibile trovare il modello più adatto.
Conclusione
I modelli sono un’ottima risorsa per avviare nuovi progetti senza congetture o errori umani. Per questo motivo, la maggior parte delle app di gestione dei progetti offre modelli predefiniti. Smartsheet non è da meno, offrendo modelli gratuiti per uso personale o commerciale senza la necessità di una licenza.
Questo articolo ha illustrato alcuni eccellenti modelli di gestione aziendale e di progetti di Smartsheet. Dovresti essere in grado di trovare un foglio di lavoro Smartsheet che risponda alle esigenze della tua attività. Inizia subito ad utilizzare i modelli o personalizzali per renderli unici.
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