Gmail e le Estensioni: Oltre le Funzionalità di Base
Gmail, senza dubbio una delle più importanti innovazioni dell’era digitale successiva all’avvento di Internet, si distingue per la sua efficacia. Tuttavia, spesso le funzioni predefinite non soddisfano pienamente le esigenze di ogni utente. In questi casi, le estensioni per browser di terze parti diventano strumenti preziosi, capaci di amplificare le capacità di Gmail. Tra queste spicca docTrackr, un’estensione per Chrome che offre la possibilità di controllare e gestire gli allegati di Gmail. Questa estensione permette di definire autorizzazioni specifiche per la visualizzazione, la stampa e la copia di file PDF, prevenendo l’uso non consentito dei documenti da parte dei destinatari. Approfondiremo tutti i dettagli dopo una breve introduzione.
Per iniziare a utilizzare docTrackr, è necessario scaricare e installare l’estensione sul browser Chrome. Una volta installata, è possibile accedere al proprio account Gmail e iniziare subito a sfruttare le funzionalità di docTrackr. L’estensione aggiunge un pulsante, denominato “allegato protetto”, accanto all’icona degli allegati nella finestra di composizione di Gmail. Cliccando su questo pulsante, si possono inviare i file con le autorizzazioni preferite.
La prima volta che si seleziona il pulsante “Proteggi con docTrackr”, si aprirà una finestra di registrazione che richiederà l’inserimento di email e password per la creazione di un account. Se si dispone già di un account, si può cliccare sul pulsante “Accedi”.
Attualmente, docTrackr offre la protezione solamente per i file PDF, ma gli sviluppatori stanno lavorando per includere anche altri formati di documenti. Dopo aver scelto il file da allegare e cliccato su “Invia”, apparirà un piccolo menu che consente di stabilire i permessi tramite delle caselle di controllo. Si possono selezionare diverse opzioni, come sola visualizzazione, visualizzazione e stampa, oppure visualizzazione, stampa e modifica. L’opzione “Può visualizzare” è preimpostata di default. In più, si può stabilire una data di scadenza per l’allegato utilizzando il calendario. Dopo tale data, il destinatario non potrà più accedere al documento. Una volta definite tutte le impostazioni, si può cliccare su “Proteggi e condividi” per inviare l’email.
Un’altra funzione molto utile è la possibilità di monitorare in tempo reale l’attività degli allegati inviati, come ad esempio quando il destinatario apre l’email, accede al file oppure lo scarica. La dashboard di docTrackr offre informazioni sulla posizione e aggiorna la cronologia ogni qualvolta il destinatario interagisce con il documento. Inoltre, consente di attivare o disattivare manualmente l’accesso ai documenti.
docTrackr è disponibile per il download nel Chrome Web Store.