Il tuo contratto non deve essere firmato manualmente per essere legalmente vincolante: puoi firmare digitalmente un documento e risparmiare tempo, denaro e fatica utilizzando Zoho Sign.
Nel mondo di oggi, dove la documentazione cartacea sta gradualmente diventando obsoleta, ha senso passare alle firme digitali. Le firme digitali non sono solo più veloci e convenienti, ma sono anche rispettose dell’ambiente.
Mentre ci sono vari software di firma digitale sul mercato, dovresti scegliere una soluzione affidabile come Zoho Sign che sia competente e conveniente allo stesso tempo.
Sommario:
Che cos’è una firma digitale?
Una firma digitale è una tecnica che convalida l’autenticità e l’integrità di un documento, software o messaggio digitale. Utilizza la crittografia per proteggere il documento da manomissioni e imitazioni. Le firme digitali sono considerate legalmente vincolanti in molti paesi, inclusi gli Stati Uniti.
Perché hai bisogno di una firma digitale?
Risparmia tempo e denaro
L’elaborazione manuale dei documenti per le firme include la stesura, la stampa, la scansione e l’invio per posta ad altre parti. Potrebbero anche volerci settimane per recuperarli dopo che sono stati firmati. La firma digitale consente di risparmiare tempo e denaro eliminando queste attività.
Efficiente e sicuro
Le firme digitali funzionano come un’alternativa sicura alle firme tradizionali su carta. Non è necessario stampare, scansionare o inviare i documenti fisici alle altre parti. Riduce anche il rischio di contraffazione.
Accessibilità
Per qualsiasi tipo di documento remoto e globale, la firma digitale è molto conveniente. Aiuta le parti a firmare in modo sicuro i documenti da qualsiasi luogo e, quindi, migliora l’efficienza aziendale.
Migliore immagine aziendale
Anche l’uso della carta per le firme dei documenti ha un impatto ambientale. Con le firme digitali, puoi ridurlo e creare un’impressione rispettosa dell’ambiente nel mondo degli affari.
Validità legale
In molti paesi, le firme digitali sono legalmente valide, come le firme autografe. Che si tratti di un contratto, di un accordo, di una transazione elettronica o di qualsiasi altro documento legale, le firme digitali ne garantiscono l’autenticità e l’integrità per renderlo legalmente vincolante in tribunale.
Integrità
Una firma digitale è utile anche per mantenere l’integrità di un documento digitale. Utilizza algoritmi crittografici per generare un valore hash univoco. Se qualcuno modifica quel documento, ci sarà un diverso valore hash che funzionerà come prova dell’alterazione del documento.
Automazione del flusso di lavoro
Le firme cartacee richiedono il coordinamento e il tracciamento manuale per garantire che i documenti siano firmati in modo accurato e che la riservatezza dei dati sia protetta. Inoltre, ci sono possibilità di ritardi, errori e violazioni delle norme nelle firme manuali.
Passare a una firma digitale significa passare a un flusso di lavoro standard e automatizzato, coerente e privo di errori.
In che modo Zoho Sign può aiutarti con la firma digitale
Se dipendi ancora dal tradizionale metodo carta e penna per firmare documenti aziendali, è il momento di scegliere Zoho Sign. Questo software facilita la firma sicura e la gestione dei documenti aziendali da qualsiasi posizione globale in pochi clic.
Questa app completa per la firma digitale ti aiuta a eliminare l’ingombrante processo di firma manuale di un documento. Con la sua assistenza è possibile ottenere documenti legalmente validi ea prova di manomissione che non possono essere alterati una volta firmati. Inoltre, questo software consente di verificare l’identità del firmatario e di firmare documenti da qualsiasi luogo con la massima conformità legale.
Diamo ora un’occhiata alle principali funzionalità di Zoho Sign.
Facilità di firma e invio
Zoho Sign implementa un approccio pratico alla firma e all’invio di documenti per la firma digitale. Puoi caricare facilmente il documento, aggiungere i destinatari e posizionare i campi del modulo prima di inviarlo. Per firmare è necessario aprire il link inviato via email, inserire il codice di verifica se richiesto e firmare il documento.
Gestione dei documenti senza soluzione di continuità
Anche la gestione dei documenti su questa piattaforma è priva di problemi. Ti consente di controllare lo stato del documento e intraprendere ulteriori azioni in base ad esso. Inoltre, Zoho Sign può essere utilizzato per audit trail completi. Ti offre una cronologia completa delle azioni eseguite su un documento e la certificazione di completamento per i documenti senza attività in sospeso.
Modelli di documenti riutilizzabili
La funzionalità dei modelli di Zoho Sign ti evita di creare nuovi accordi da zero ogni volta che desideri utilizzarli. In qualità di utente del piano Professional ed Enterprise, puoi creare modelli per accordi di vendita, contratti di assunzione e politiche sui social media che potresti dover utilizzare frequentemente.
Dopo aver creato i modelli per le tue esigenze aziendali, puoi visualizzare e modificare questi modelli per ogni occasione unica, cambiare la proprietà, creare SignForm (disponibile solo per gli amministratori dell’organizzazione) ed eliminare i modelli. Questi modelli rimarranno nel tuo account finché non li elimini manualmente.
Invio di documenti in blocco
Zoho Sign ti consente di inviare uno o più documenti a più destinatari contemporaneamente utilizzando la funzione di invio in blocco. Disponibile solo con il piano Enterprise, è utile quando i dirigenti delle risorse umane devono far firmare la politica aggiornata ai dipendenti amm di un’organizzazione.
Supporto per l’integrazione AI aperta
Se disponi di un abbonamento Zoho Sign a pagamento che utilizza data center statunitensi e una chiave API OpenAI generata dall’utente valida, puoi utilizzare ChatGPT e l’integrazione OpenAI tramite l’assistente AI di Zoho Zia. Utilizzando questa integrazione, i dati del tuo documento vengono condivisi con Open AI e possono essere utilizzati per vari scopi, incluso ottenere un riepilogo del documento.
AES e QES
Gli utenti di tutti i piani a pagamento e dei data center statunitensi possono ottenere certificati AES (Advanced Electronic Signature) per le loro firme tramite TrustFactory con sede in Sudafrica. Gli utenti devono registrarsi con TrustFactory e configurare questa integrazione per ottenere questa funzione.
Zoho Sign collabora anche con Uanataca SA, un fornitore di servizi di verifica dell’identità con sede nell’UE. Con il suo aiuto, gli utenti dell’abbonamento Enterprise possono firmare documenti tramite QES (firma elettronica qualificata).
Zoho firma le app mobili
Se sei sempre in movimento, puoi installare le app Android o iOS di Zoho Sign sui tuoi dispositivi mobili. Queste app sono ugualmente efficienti nella firma, nel monitoraggio e nell’invio di documenti insieme alla gestione dei modelli.
API di Zoho Sign
Zoho Sign offre anche API per l’integrazione della firma digitale in qualsiasi applicazione. Indipendentemente dai requisiti del tuo progetto, puoi facilmente applicare gli esempi di codice nel tuo linguaggio di programmazione preferito.
Le API flessibili e scalabili possono essere implementate in pochi minuti. Tutti i documenti firmati utilizzando queste API sono ammissibili al 100% in tribunale. Ottieni il massimo livello di sicurezza con il protocollo OAuth 2.0 standard del settore.
Integrazione con le migliori piattaforme
Potresti utilizzare strumenti aziendali e di comunicazione per la tua organizzazione. Zoho Sign può essere integrato con applicazioni importanti come Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents e Integromat.
Genera rapporti
Gli amministratori dell’organizzazione possono accedere ai report dettagliati generati da Zoho Sign per tutti i documenti firmati e inviati utilizzando il tuo account. Sono inoltre disponibili filtri di categoria per tipo di documento, stato del documento (completato, richiamato, rifiutato, scaduto), validità del documento e cronologia delle attività.
Genera report per gli ultimi 30 giorni per impostazione predefinita; tuttavia, puoi generare rapporti su base settimanale e mensile. È inoltre possibile scaricare i report nel sistema locale in formato file CSV.
Prezzi dei segni Zoho
I singoli utenti possono optare per il piano Zoho Sign gratuito che consente di firmare cinque documenti al mese. Se hai più requisiti, puoi scegliere tra i piani Standard, Professional ed Enterprise, a partire da $ 10/utente/mese.
È disponibile una prova gratuita di 14 giorni su Zoho Sign, in cui puoi provare tutte le funzionalità del piano Enterprise. Ha persino un piano API di firma digitale semplice e trasparente con pagamento in base all’uso.
Parole finali
La firma digitale non solo offre praticità per la firma remota dei documenti, ma aggiunge anche un ulteriore livello di sicurezza contro le manomissioni. È un processo rispettoso dell’ambiente che non comporta scartoffie ed è tracciabile per gli audit trail.
Zoho Sign è un’applicazione di firma digitale economica che ti consente di creare documenti e inviarli ad altri per una firma rapida. Piccole e grandi aziende e utenti personali possono utilizzare questo software per la documentazione legale.
Le aziende possono anche optare per altre applicazioni Zoho come Zoho Assist e Zoho Payroll.