Qual è lo strumento di firma elettronica migliore? ⋆ winadmin.it

Le firme elettroniche o eSignature sono utili per condurre affari con partner, lavoratori remoti e clienti internazionali.

Ricordi l’ultima volta che hai firmato usando carta e penna?

Una firma su carta e penna richiede la scansione, la stampa, l’appuntamento di persona, l’invio per posta, l’invio di fax e altro al personale interessato. L’intero processo può essere laborioso, dispendioso in termini di tempo e noioso.

È qui che entra in gioco la firma elettronica.

Dropbox Sign e DocuSign sono due fantastici strumenti di firma elettronica che puoi provare.

Quindi, confrontiamo queste due piattaforme di firma elettronica per capire qual è la migliore per le tue esigenze.

Cos’è una firma elettronica?

Una firma elettronica (eSignature) è un modo legale ed efficiente per ottenere documenti firmati elettronicamente e rapidamente. È affidabile in tutto il mondo in quanto è sicuro. Le firme elettroniche possono sostituire le firme autografe in diversi processi.

In termini semplici, una firma elettronica è una firma in formato elettronico. È possibile utilizzare computer o dispositivi elettronici per autenticare il firmatario e garantire la sicurezza del documento.

Possiamo dire che un’indicazione elettronica dell’intenzione di una persona di accettare i termini del documento o un insieme di dati e ripristinare questi dati con una firma elettronica è nota come firma elettronica. Esistono tre tipi di firme elettroniche:

Semplici firme elettroniche
Firme elettroniche avanzate
Firme elettroniche qualificate

Può essere utilizzato in varie situazioni, come transazioni, contratti e procedure amministrative. Le firme elettroniche sono affidabili, applicabili e legali in tutto il mondo. Ti aiuterà ad accelerare il processo di firma e potrai risparmiare ore da questo processo.

Le firme elettroniche sono il nuovo modo di fare affari con i tuoi clienti, motivo per cui devi disporre di un’applicazione di firma elettronica di cui ti puoi fidare.

Con lo strumento eSignature, puoi ottenere un modo comodo e veloce per risolvere i problemi di firma. Puoi garantire la sicurezza dei tuoi clienti e restituire facilmente i documenti senza spostarti da nessuna parte.

È piuttosto un approccio rispettoso dell’ambiente che può far risparmiare milioni di stampe su carta. Inoltre, aiuta a mantenere il documento organizzato, contabilizzato e accessibile.

Inoltre, l’utilizzo delle firme elettroniche può far risparmiare molto tempo e denaro. Semplifica inoltre i flussi di lavoro aziendali e può portare efficienza al settore o al dipartimento.

Le firme elettroniche possono essere utilizzate in vari settori come vendite, risorse umane, servizi finanziari, IT, scienze biologiche, governo e altro ancora.

Confrontiamo Dropbox Sign e DocuSign, a partire da Dropbox Sign.

Cos’è il segno di Dropbox?

Dropbox Sign (precedentemente noto come HelloSign) è un’applicazione per la gestione delle firme elettroniche e delle transazioni digitali che include il monitoraggio delle firme, la cronologia delle firme, la firma dei documenti, la conformità alle normative e altro ancora.

Ti consente di richiedere firme elettroniche e aggiungere firme legalmente vincolanti ai documenti. È di proprietà di Dropbox, che promette di consentire ai clienti di concludere affari più velocemente, completare i documenti di emergenza in tempo senza errori, assumere immediatamente nuovi assunti e altro ancora.

Dropbox Sign è una soluzione utile per i liberi professionisti. I liberi professionisti possono facilmente inviare documenti ai propri clienti e ricevere documenti come accordi da firmare elettronicamente. La piattaforma è robusta, con molteplici integrazioni, funzionalità di personalizzazione del marchio e altro ancora.

Dagli utenti privati alle grandi aziende possono utilizzare questa piattaforma senza problemi. Sia che tu voglia usarlo sul tuo cellulare o desktop, la sua applicazione è supportata da tutti i dispositivi in modo che tu possa usarla dove vuoi.

Inoltre, Dropbox Sign è disponibile in più di 20 lingue e può integrarsi con strumenti popolari come Salesforce, Slack, HubSpot e altri. Inoltre, semplifica i flussi di lavoro e facilita la comunicazione tra clienti, fornitori e colleghi.

Con Dropbox Sign puoi:

Raccogli le firme elettroniche in modo sicuro e protetto con la crittografia dei dati
Concludi rapidamente le trattative con processi automatizzati per la firma di proposte e contratti
Automatizza le attività, rafforza la conformità e gestisci i rischi nelle sue funzionalità di intelligenza artificiale
Indirizza i documenti ai lavoratori assegnati per gestire i flussi di lavoro interni
Crea e modifica i tuoi contratti utilizzando modelli riutilizzabili e personalizzabili
Passa dalle scartoffie frenetiche al lavoro senza carta per salvare gli alberi

Dropbox Sign offre un pacchetto gratuito che include funzionalità di base e tre richieste di firma ogni mese. Questo lo rende una buona opzione per coloro che hanno esigenze di firma a basso volume.

Funzionalità dei segni di Dropbox

Dropbox Sign ha caratteristiche uniche, che lo rendono un’ottima scelta per tutti. Di solito si concentra sulla semplificazione del processo per utenti e organizzazioni. Parliamo delle sue caratteristiche:

#1. Modelli

Puoi trasformare i tuoi documenti utilizzati di frequente in modelli Dropbox Sign per semplificare ogni richiesta di firma. Puoi formattare i documenti in pochi minuti per rendere ogni invio facile e veloce.

Tutto ciò di cui hai bisogno sono quattro passaggi da seguire durante la formattazione dei documenti:

Carica il tuo documento: scegli un documento che invii ripetutamente, come un accordo di non divulgazione o W2.
Decidi chi sta per firmare: assegna un ruolo di firmatario, come un cliente, un imprenditore, un dipendente, un affittuario, ecc.
Posiziona campi o spazi: per ogni ruolo, trascina e rilascia i campi della firma in cui desideri che il firmatario riempia quella parte.
Salva, invia e riutilizza: una volta creato un modello, sarà facile inviare il documento in modo rapido e senza ripetizioni.

Con questa funzione, puoi automatizzare il tuo noioso lavoro, semplificare gli invii di massa utilizzando funzionalità multi-firmatario e preparare i documenti per essere firmati immediatamente.

#2. Modifica del documento

Una funzionalità come un editor di documenti è una funzionalità molto comune in ogni applicazione. Utilizzando lo strumento, puoi aggiungere campi nei tuoi documenti in modo che il firmatario possa inserire le informazioni richieste. Include funzioni di navigazione che sono una caratteristica unica in Dropbox Sign.

Dropbox Sign ti consente di aggiungere un marchio personalizzato e personalizzare la lingua dell’applicazione. Questo aiuta la tua azienda a elevare il proprio marchio e migliorare la comunicazione con le parti interessate. Quando aggiungi elementi email, devi caricare un logo aziendale, aggiungere uno slogan aziendale, modificare il nome del mittente e una firma email.

#3. Invio di documenti

Esistono diversi modi per inviare documenti. Dropbox Sign può caricare un file CSV che genera un link per la firma o un file CSV per firme di massa e firme di persona.

Quando invii documenti via e-mail, puoi personalizzare il titolo del documento, richiedere allegati, personalizzare un messaggio per i firmatari e assegnare CC.

#4. Firma e archiviazione dei documenti

Dropbox Sign offre funzionalità preziose, tra cui un pulsante “Avanti” che guida i destinatari al campo vuoto per firmare direttamente.

Dopo aver eseguito i documenti, è necessario accedervi in modo semplice ed efficiente. Dropbox Sign è una piattaforma di archiviazione di documenti basata su cloud che memorizza tutti i tuoi documenti e ti dà accesso per utilizzarli quando vuoi.

#5. Sicurezza

Il software di firma elettronica deve essere dotato di sicurezza speciale e conformità legali. Dropbox Sign offre crittografia SSL, autenticazione a due fattori, conformità alle leggi internazionali, conformità HIPAA, conformità ESIGN e archiviazione sicura dei documenti.

Lo strumento fornisce report di audit per tenere traccia delle modifiche e delle attività essenziali di ogni documento. Sono allegati automaticamente ai documenti firmati.

#6. Integrazioni e API

Dropbox Sign ha molte integrazioni e un’API che aiuta a semplificare i flussi di lavoro dei documenti. Puoi integrare i tuoi strumenti preferiti con Dropbox Sign e creare applicazioni personalizzate tramite le funzionalità di Dropbox Sign.

#7. Servizio Clienti

Dropbox Sign offre un’assistenza clienti migliore. Utilizza la chat dal vivo e i canali di posta elettronica per comunicare con i propri clienti. Il supporto è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e riceverai una pagina sullo stato dell’applicazione, risorse supportate e notifiche di aggiornamento della piattaforma.

Cos’è DocuSign?

DocuSign, fondata nel 2003, è una delle prime applicazioni di firma elettronica, con oltre 1 milione di clienti, 44 lingue e 400 integrazioni.

Lo strumento di firma elettronica raccoglie e gestisce i documenti dalla posizione o dal dispositivo in modo efficiente, fornisce audit trail e semplifica i flussi di lavoro. Con DocuSign puoi inviare, autenticare e firmare facilmente documenti digitali.

Inoltre, puoi instradare facilmente i documenti ai lavoratori assegnati per organizzare i flussi di lavoro interni. Aiuta ad automatizzare le attività, rafforzare la conformità e gestire i rischi utilizzando la gestione del ciclo di vita dei contratti e le funzionalità di intelligenza artificiale dinamica.

Crea un’ampia gamma di contratti e modificali in base al tuo utilizzo con l’aiuto di modelli personalizzabili e riutilizzabili.

DocuSign è adattato a più industrie, settori di attività e altro ancora. Se hai bisogno di documenti che devono essere firmati regolarmente e non ti dispiace pagarli, DocuSign è la tua opzione.

Con robuste integrazioni opzionali, puoi integrare DocuSign con i tuoi strumenti aziendali per semplificare i processi aziendali. Inoltre, le funzionalità illimitate del modello saranno di grande utilità in quanto salva vari documenti da firmare e consente variazioni illimitate su un modello simile senza modificare nulla.

DocuSign offre un tempo di attività del 99,99% e oltre 180 paesi lo utilizzano per firmare accordi. Se desideri visualizzare il contratto e firmarlo, DocuSign preparerà tutto con la sua applicazione mobile superiore e il supporto nel browser.

È ora che tu diventi un eroe della tua azienda riducendo le attività manuali e semplificando i processi di invio, firma e gestione dei documenti con DocuSign.

Caratteristiche di DocuSign

DocuSign offre funzionalità flessibili che aiutano le aziende di medie e grandi dimensioni a archiviare e modificare i propri documenti in pochissimo tempo. Funzionalità come modelli, rapporti di audit, firma di persona, firma da parte di più parti, firme legalmente vincolanti e altro ancora ti consentono di liberarti dal tuo normale lavoro manuale.

Discutiamo alcune delle sue caratteristiche in dettaglio:

#1. Creazione di documenti

Con milioni di utenti in tutto il mondo, DocuSign elabora oltre un milione di documenti al giorno. Rende il documento ampiamente accessibile e compatibile. Offre:

Ampio supporto di tipi di file: DocuSign supporta qualsiasi tipo di file di documento, come Microsoft Excel, Word e PowerPoint, in modo da poter inviare documenti per la firma. Supporta anche .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx e altro.
Conversione di moduli PDF: prepara i documenti in pochissimo tempo con la conversione di moduli PDF. Durante il caricamento di un file PDF, DocuSign riconosce e converte automaticamente il file nei campi del firmatario.
Oltre 20 tag e campi standard e personalizzati: con questa funzione, puoi guidare i tuoi clienti o professionisti ad accedere ai posti giusti senza problemi. Inoltre, puoi inviare tag standard per ottenere firme, titoli, iniziali, nomi di società, testi, numeri, nomi e altro.
Disegno: questo campo consente a firmatari e mittenti di caricare firmatari e immagini direttamente nel documento.

DocuSign offre anche integrazioni di archiviazione cloud, posizionamento automatico dei tag, PowerForms e documenti supplementari in questa sezione.

#2. Campi dati

Le funzionalità avanzate di convalida sul campo di DocuSign automatizzano la logica aziendale e semplificano il processo per i firmatari. Puoi integrare facilmente DocuSign con altre applicazioni per precompilare i moduli.

Funzionalità dei moduli completi: progetta i moduli nel modo desiderato con potenti funzionalità dei moduli che includono caselle di controllo, tag a discesa, testo, campi valuta, campi numerici, pulsanti di opzione, ecc.
Campi dati di terze parti: puoi collegare i tuoi campi ai dati di servizi di terze parti. I dati vengono aggiornati automaticamente dal sistema di terze parti al documento e viceversa, eliminando il duro lavoro.
Convalida dei dati: limitare il tipo di dati immessi nel campo scelto per ridurre al minimo le transazioni che non sono in ordine. Ciò eliminerà il rinvio dei documenti e gli errori di immissione dei dati. Include e-mail, numero di telefono, codice postale a 9 cifre, testo, data, codice postale a 5 cifre, mascheratura delle espressioni regolari e numero di previdenza sociale.
Logica e formattazione dei campi: puoi utilizzare i campi condizionali per nascondere i dati e rivelarli quando necessario. I valori vengono calcolati dinamicamente con i campi calcolati in base agli input negli altri campi. Inoltre, i campi bloccati proteggono i dati e i campi collegati assicurano che tutte le modifiche si riflettano su campi simili.
Marcatura di campi e documenti: DocuSign consente la modifica di determinati campi. Può gestire le richieste e modificare le iniziali effettuate. Con la cronologia delle transazioni, puoi tenere traccia di tutte le modifiche.

#3. Flusso di lavoro per la firma

DocuSign ti consente di specificare e ordinare il numero di firmatari. Puoi assegnare ai destinatari vari ruoli e accessi e avrai il controllo di ogni passaggio.

Include instradamento seriale, parallelo, misto, invio in blocco, autorizzazioni del destinatario, documenti corretti, promemoria e notifiche, visibilità dei documenti e modelli.

#4. Autenticazione del firmatario

Con più livelli di autenticazione, puoi assicurarti che i firmatari siano reali. Aumenta le soglie necessarie ai firmatari per confermare la propria identità prima di poter accedere ai file.

Include autenticazione basata su e-mail, codice di accesso, SMS, telefono, autenticazione basata sulla conoscenza, verifica dell’ID, autenticazione di terze parti e altro ancora.

#5. Esperienza di invio e firma

Invia documenti facilmente con DocuSign e consenti al tuo cliente di firmare e rispedire il documento in pochi minuti. DocuSign rende l’invio e la firma in modo facile e veloce.

Include firma reattiva, notifiche SMS, firma e invio offline, applicazioni mobili, accesso condiviso, firma elastica, branding e altro ancora.

#6. Segnalazione

Potenti report sui prodotti semplificano il tuo lavoro. Consente agli amministratori di account e agli utenti di DocuSign di ottenere una chiara visibilità dell’account.

Le statistiche aziendali sono sempre accessibili e disponibili con accesso in tempo reale e report programmati estendibili. Include stato in tempo reale, approfondimenti sulla firma, esportazione di dati, documenti, rapporti sull’account e altro ancora.

Inoltre, DocuSign offre un’ampia gamma di funzionalità come conformità, servizi aggiuntivi, archiviazione e conservazione dei documenti, disponibilità, sicurezza, amministrazione internazionale, politiche sulle password e altro ancora.

Segno di Dropbox contro DocuSign

Entrambi gli strumenti di firma elettronica offrono un output simile. Alla fine, invii il documento che deve essere firmato dal tuo cliente utilizzando lo strumento. Le principali differenze che possiamo visualizzare tra DocuSign e Dropbox Sign sono le loro caratteristiche, i prezzi e il supporto. Vediamo come entrambi differiscono l’uno dall’altro in alcuni punti.

Dropbox SignDocuSignPermette integrazioni nei suoi piani superioriPermette integrazioni in ogni pianoHa funzionalità standardHa funzionalità avanzatePiù adatto alle piccole impresePiù adatto alle medie e grandi impreseDropbox Sign è meno costosoDocuSign è più costosoUn numero limitato di modelliModelli riutilizzabili sui piani selezionatiNon lo fa avere un’opzione di gestione dei contattiPuoi gestire i contattiNessuna opzione per il confronto dei documentiPuoi confrontare i documentiNon puoi programmare il tempo di condivisione dei filePuoi programmare il tempo di invio dei fileUtenti e mittenti possono inviare e firmare i documenti in 22 lingue diversePuoi inviare documenti in 14 lingue diverse e i tuoi destinatari possono accedere in 44 lingue diverseCon un solo clic, puoi inviare documenti a un ampio elenco di destinatari in piani superioriInvia automaticamente e-mail e documenti univoci dopo aver importato un elenco di destinatariOffre supporto e-mail e webOffre e-mail, telefono e supporto web

Parole finali

Entrambi gli strumenti di firma elettronica, Dropbox Sign e DocuSign, hanno funzionalità eccellenti che possono avvantaggiare diversi tipi di aziende. Dropbox Sign è un’ottima opzione per le piccole imprese poiché è più conveniente e ha funzionalità standard di cui potresti aver bisogno. Ma se hai bisogno di più funzionalità e hai un’attività più grande, potresti provare DocuSign.

Pertanto, se vuoi sapere in che modo questi strumenti possono apportare vantaggi alla tua attività, provali tu stesso. Mettere alla prova gli strumenti ti aiuterà a determinare qual è il migliore per il tuo caso d’uso.

La cosa fantastica è che entrambi gli strumenti hanno opzioni di prova gratuite per aiutarti a iniziare rapidamente e decidere quale funziona di più per te.

Successivamente, puoi verificare come aggiungere una firma a un documento di Word.