Differenze Cruciali tra Resource Manager e Project Manager
Spesso si verifica una confusione o un’interpretazione errata dei ruoli del Resource Manager (RM) e del Project Manager (PM). Tuttavia, è fondamentale comprendere che le loro funzioni e responsabilità sono distinte e ben definite all’interno di un’organizzazione.
Sia il PM che l’RM giocano un ruolo di primaria importanza per il successo di un’azienda che mira a completare un progetto rispettando tempi e budget. Entrambe le figure sono indispensabili per la buona riuscita di un’iniziativa.
Il PM si concentra su progetti specifici, mentre l’RM opera a livello di business unit. Il Project Manager si assicura che il progetto venga portato a termine entro i termini stabiliti e con il budget previsto, mentre il Resource Manager si preoccupa che le risorse giuste siano assegnate ai vari progetti.
L’attività dell’RM inizia dopo che l’organizzazione ha acquisito il contratto. Questo ruolo assicura l’allocazione delle risorse corrette e, una volta completata questa fase, si sposta su un altro progetto.
Il compito del PM è gestire le risorse assegnate e portare a termine il progetto rispettando l’ambito definito e gli SLA (Service Level Agreement).
È importante sottolineare che senza le risorse adeguate, un progetto non può decollare. Pertanto, in ogni settore, i ruoli di RM e PM sono strettamente interconnessi.
Il Ruolo del Project Manager (PM)
Il PM è responsabile della gestione completa del progetto, dall’inizio alla fine, supervisionando uno o più progetti contemporaneamente. L’obiettivo principale del PM è raggiungere le tappe fondamentali del progetto rispettando gli SLA e, soprattutto, il budget.
Il ruolo del PM è strettamente legato al singolo progetto, con un focus sull’implementazione entro i termini stabiliti, con l’aiuto del team di progetto. In sostanza, i Project Manager sono i responsabili dei progetti e si assicurano che vengano completati in modo soddisfacente, in linea con gli obiettivi aziendali e le aspettative dei clienti.
Responsabilità di un Project Manager
- Pianificare, monitorare e sviluppare piani di gestione del progetto, nonché curare la comunicazione tra le parti interessate e il management.
- Gestire il budget e assicurare che il progetto venga eseguito con un controllo dei costi, senza compromettere gli standard di qualità.
- Monitorare gli SLA per valutare le prestazioni del progetto.
- Assicurare che il progetto sia realizzato nel rispetto del budget e dell’ambito.
- Gestire i rischi, identificandoli e creando piani di mitigazione.
- Lavorare sul miglioramento continuo dei servizi (CSI), sia per i servizi hard che soft.
- Essere responsabile delle SOP (Standard Operating Procedure), dei manuali e di altra documentazione.
- Gestire il CSAT (Customer Satisfaction Assessment), seguendo i feedback, proponendo miglioramenti e chiudendo i progetti in modo efficace.
- Valutare il progetto e la qualità del processo, utilizzando metodologie come Six Sigma.
- Gestire le persone, motivando il team, effettuando valutazioni, promuovendo lo sviluppo professionale e creando percorsi di crescita.
Il Ruolo del Resource Manager (RM)
Il compito primario dell’RM è assicurare che i Project Manager abbiano risorse sufficienti per realizzare i progetti. Mentre il PM lavora a livello di progetto, l’RM opera a livello di business unit (BU), garantendo che la BU abbia le risorse necessarie per adempiere agli impegni presi.
L’RM non è direttamente coinvolto in uno specifico progetto; il suo ruolo è temporaneo per quel determinato progetto. Una volta che le risorse sono state assegnate, passa a un altro progetto.
Responsabilità di un Resource Manager
- Comprendere il budget del progetto e assegnare le risorse giuste.
- Pianificare la disponibilità delle risorse, assicurandosi che il team abbia sempre le persone adatte e monitorando i progetti in corso.
- Selezionare le risorse in base a esperienza, competenze e disponibilità.
- Coordinarsi con il PM per identificare il sovrautilizzo o il sottoutilizzo delle risorse e assicurare che le competenze siano in linea con le esigenze dei progetti.
- Collaborare con i PM per riallocare le risorse, adeguare i requisiti e segnalare la necessità di risorse critiche da acquisire esternamente.
- Mantenere un contatto regolare con i PM per conoscere i progetti futuri e comprendere le esigenze di risorse.
- In alcuni casi, collaborare con le risorse umane per discutere le performance dei dipendenti, la formazione e lo sviluppo.
- Collaborare con il team di sviluppo aziendale per stimare le esigenze di risorse.
- Interfacciarsi con fornitori esterni per colmare temporaneamente eventuali carenze di risorse.
- Mantenersi aggiornato sulle ultime leggi sul lavoro, la documentazione dei processi, la conservazione dei registri, ecc.
Differenze Fondamentali tra Project Manager (PM) e Resource Manager (RM)
Sebbene i ruoli di PM e RM siano distinti, è fondamentale che entrambi collaborino per garantire il successo del progetto.
Obiettivi
L’obiettivo del Project Manager è completare i progetti rispettando gli SLA, l’ambito e il budget. I PM utilizzano le migliori pratiche come ITIL e Six Sigma e realizzano i progetti con l’aiuto delle risorse del team, puntando a generare profitti e soddisfare i clienti.
Il Resource Manager si occupa di una gestione efficace delle risorse. Il suo obiettivo è fornire le risorse giuste per ogni progetto, assicurando al contempo un alto livello di soddisfazione dei dipendenti e il raggiungimento dei loro obiettivi di carriera.
Metodologia di Assegnazione
Dopo che l’azienda si è aggiudicata un contratto, il PM definisce l’ambito del progetto e fornisce una stima delle risorse al Resource Manager. L’RM inizia ad assegnare risorse interne, come personale disponibile o proveniente da altri progetti. In alcuni casi, potrebbe dover ricorrere a risorse esterne, come l’assunzione o la stipula di contratti.
Esecuzione e Monitoraggio
L’RM monitora l’utilizzo delle risorse tramite strumenti specifici come PeopleSoft o altri software, controllando il sovrautilizzo, il sottoutilizzo, il fatturabile e il non fatturabile. Successivamente, adatta il piano e discute le modifiche con il PM.
Se l’RM non riesce a fornire le risorse nei tempi previsti, è alto il rischio di escalation, sanzioni o addirittura, in alcuni casi, la perdita del progetto.
Il PM analizza i rischi del progetto e, se necessario, prepara un piano di mitigazione. Valuta regolarmente le prestazioni del progetto, utilizzando le tappe fondamentali per raggiungere gli obiettivi. Il PM si assicura che il progetto venga completato rispettando tempi e budget, senza intoppi, escalation e violazioni degli SLA.
Le Competenze Richieste per PM e RM
Dato che il Project Manager ha diverse responsabilità, deve possedere alcune competenze essenziali, tra cui:
- Adattabilità
- Gestione del progetto
- Responsabilità
- Eccellenti capacità comunicative
- Capacità di pensare in modo creativo
- Conoscenza su quando delegare
- Previsione
- Leadership
- Capacità di risolvere i problemi
- Pensiero strategico
Un Resource Manager ha bisogno delle seguenti competenze specifiche per svolgere con successo il suo ruolo:
- Eccellenti capacità comunicative
- Conoscenza delle tecnologie
- Ottime capacità di negoziazione
- Flessibilità
- Rapidità nel prendere decisioni
- Impegno
- Capacità di analisi e previsione
- Abilità di presentazione
Strumenti Utilizzati da Project Manager (PM) e Resource Manager (RM)
Il Project Manager deve gestire team, tempi, costi, reporting e ambiti. È difficile gestire tutte queste attività manualmente, quindi esistono strumenti e software specifici per aiutare i manager.
Gli strumenti di gestione dei progetti sono una risorsa preziosa per i project manager, in quanto permettono di organizzare e gestire i progetti e le attività in modo efficace. Questi strumenti possono essere adattati a diverse dimensioni e scopi a seconda delle esigenze del progetto.
Vediamo alcuni strumenti principali che il project manager utilizza:
#1. Monday
Monday è uno strumento completo per la gestione dei progetti basato su cloud. I PM possono utilizzare questo strumento per pianificare, monitorare e aggiornare lo stato del progetto.
Dispone di oltre 200 modelli integrati che semplificano la creazione di flussi di lavoro e la gestione delle attività del team.
L’interfaccia utente è visivamente accattivante e facile da usare, senza bisogno di formazione. La funzionalità di trascinamento semplifica la personalizzazione degli elementi e l’aggiornamento dei flussi di lavoro in tempo reale.
La rappresentazione dei dati consente ai PM di visualizzare il flusso di lavoro del progetto utilizzando i diagrammi di Gantt. Il framework Kanban permette ai membri del team di monitorare lo stato attuale del lavoro.
Il software è disponibile in tre versioni: Basic, Standard e Pro, con prezzi rispettivamente di 8, 10 e 16 dollari al mese per utente. Esiste anche una versione aziendale per funzioni personalizzate e ambienti complessi.
#2. Wrike
Il software Wrike garantisce un’ottima esecuzione dei progetti. Lo strumento aiuta i project manager a gestire, monitorare e prevenire ritardi nell’esecuzione delle attività.
Lo strumento offre una visibilità completa del progetto, facilitando la gestione delle risorse e delle attività, e aiuta a rispettare la pianificazione.
Il software di monitoraggio del tempo, le schede Kanban personalizzate, la sicurezza aziendale e l’automazione del flusso di lavoro offrono un controllo e una visibilità completi del progetto.
Indipendentemente dal settore o dalla business unit, questo strumento è un valido aiuto per un project manager. Può essere utilizzato in vari settori come IT, marketing digitale, gestione di prodotti e progetti, consulenza, servizi professionali e operazioni commerciali.
È possibile consultare altri strumenti di gestione dei progetti qui.
Strumenti Utilizzati dal Resource Manager
I gestori delle risorse utilizzano strumenti e modelli per svolgere il lavoro in modo efficiente.
A seconda delle dimensioni del progetto, del profilo del team e dell’azienda, i gestori delle risorse possono scegliere tra numerosi strumenti di gestione delle risorse disponibili sul mercato.
Teamdeck
Teamdeck è un software di gestione delle risorse basato su cloud, efficiente e completo. Il software offre vantaggi nella pianificazione delle risorse, nel monitoraggio del tempo, nel controllo della disponibilità e nella generazione di report personalizzati.
La sua console flessibile fornisce tutti i dettagli delle risorse assegnate ai progetti e la visibilità del carico di lavoro attuale e futuro.
Le risorse, sia permanenti, temporanee o freelance, possono essere monitorate e le loro schede attività possono essere tenute aggiornate.
Una delle caratteristiche migliori è l’integrazione API con altri strumenti come Slack e Zapier. I modelli integrati, personalizzabili, possono essere utilizzati per i report.
Il software è disponibile per una prova gratuita di sette giorni, dopodiché costa 3,99 dollari al mese per membro del team.
Alcuni degli strumenti di gestione delle risorse umane basati su SaaS più popolari sono illustrati qui.
Conclusione
Project Manager e Resource Manager sono figure fondamentali per la buona riuscita di un progetto. L’uso di strumenti per facilitare e automatizzare il loro lavoro accelera le attività quotidiane, migliora la comunicazione e permette di mantenere sotto controllo budget e spese.
La scelta di strumenti specifici dipende dalle necessità, dal progetto e dall’azienda. Per iniziare, è consigliabile testare gli strumenti con un periodo di prova, valutandone l’efficacia prima di prendere una decisione definitiva.
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