L’Efficacia dei Software di Gestione delle Attività
Un software per la gestione delle attività si rivela uno strumento prezioso per ottimizzare il coordinamento del tuo team, accelerando lo sviluppo e il completamento dei tuoi progetti.
Questo tipo di software agevola la comunicazione e il flusso di lavoro, sia internamente che esternamente, anche in presenza di nuovi progetti o cambiamenti nelle priorità.
La realtà è che, man mano che la tua attività cresce, l’organizzazione e la gestione delle attività diventano sempre più complesse. Per garantire la tempestiva esecuzione di un lavoro, è essenziale una cooperazione senza intoppi tra dipendenti, reparti e team.
Secondo questo studio, l’80% dei dipendenti spreca quasi metà della settimana lavorativa in rifacimenti a causa di una comunicazione carente. La stessa ricerca sottolinea che il 46% dei responsabili di team aziendali ritiene che il rispetto delle scadenze sia la sfida più grande.
Fortunatamente, i software di project management sono stati creati per risolvere proprio queste problematiche!
Lo studio evidenzia inoltre che l’utilizzo di questi software può far risparmiare in media 498 ore all’anno per dipendente. Questo significa dire addio a dashboard disordinate, fogli di calcolo complessi, post-it facilmente smarriti, difficoltà nella definizione delle priorità e nella ricerca di e-mail importanti.
In questo articolo, ti presenterò alcuni dei migliori strumenti per la gestione delle attività, consentendoti di sfruttare la potenza dell’automazione e gestire i tuoi progetti con efficienza e comunicazione efficace.
Quindi, partiamo alla scoperta!
Ma prima,
Cos’è un Software di Gestione delle Attività?
Un software per la gestione delle attività è uno strumento strutturato che permette di identificare, allocare, gestire e monitorare le attività, sia individualmente che per il team.
Questi software offrono una dashboard intuitiva, dove è possibile visualizzare tutte le informazioni chiave, come il numero di attività in corso, i loro livelli di priorità, le tempistiche e le scadenze. Ti aiutano a organizzare i programmi di lavoro in base alla disponibilità delle risorse, evitando confusione e sovrapposizioni.
I task manager moderni offrono numerose funzionalità, personalizzazioni e integrazioni che ti permettono di portare a termine i tuoi progetti senza stress.
Organizzare Efficacemente i Compiti
Il tuo team e tu potete lavorare contemporaneamente su diversi progetti ogni giorno. Questo include attività progettuali, post sui social media, questioni relative alle risorse umane, fatture, contabilità, pianificazione di riunioni e l’elenco potrebbe continuare all’infinito. Con l’aiuto di questi strumenti, la gestione diventa molto più semplice rispetto a quando ci si affida a carta e penna o fogli Excel.
Essere Aggiornati sulle Scadenze
Un numero elevato di progetti si traduce in un gran numero di scadenze, che possono facilmente generare confusione. Ma i software di gestione delle attività permettono di visualizzare chiaramente le scadenze per ogni compito nella dashboard. È inoltre possibile tracciare i progressi di ogni attività e gestire l’insieme di attività e sotto-attività.
E anche se ti dimentichi una scadenza, niente paura! Molti software inviano notifiche automatiche via e-mail, in modo da poter intervenire tempestivamente.
Collaborazione Efficace
Puoi condividere idee con i tuoi team in tempo reale e invitare i membri a partecipare attivamente. Non è più necessario organizzare lunghe riunioni, che spesso sottraggono tempo prezioso al team. Tutto questo è possibile grazie a soluzioni eleganti e intelligenti offerte dai software.
Ora è il momento di scoprire alcuni dei migliori software per la gestione delle attività disponibili.
Monday
Con Monday, puoi gestire efficacemente i tuoi progetti, dalle attività più semplici alla gestione complessa del portafoglio. Questo strumento non solo offre tutte le funzionalità di base, ma include anche la gestione delle risorse, le milestone di progetto, la timeline e la gestione del rischio.
Visualizza i tuoi progetti attraverso solidi diagrammi di Gantt e gestisci, modifica e controlla le dipendenze, la linea di base e le milestone in ogni fase del ciclo di vita del progetto. Trasforma le informazioni in azioni concrete e prendi decisioni aziendali basate su dati in tempo reale.
Importa dati da diversi programmi e progetti e centralizzali in modo creativo in un’unica vista. I dati aggiornati in tempo reale ti aiutano a gestire il carico di lavoro in base alla tua capacità attuale e ad allocare le risorse di conseguenza. Imposta rapidamente automatismi personalizzati per ricevere notifiche sulla gestione delle attività, approvazioni di budget, ecc., e rimanere sempre informato sullo stato del progetto.
Riunisci tutti i membri del tuo team su una piattaforma comune, superando le barriere di comunicazione e allineandoli per portare avanti i progetti in modo più rapido. Personalizza i flussi di lavoro con metodologie come Agile, Sprint, Waterfall, in base alle necessità del tuo progetto.
Puoi anche visualizzare lo stato del progetto con un solo sguardo grazie alle dashboard intuitive, che forniscono una visione chiara. Monday supporta potenti integrazioni con strumenti come Google Calendar, MS-Excel, Slack, Teams, Zoom, LinkedIn, Zapier e altri. Inizia a usare questo strumento con una prova GRATUITA di 14 giorni.
ClickUp
Personalizza ogni aspetto e gestisci le tue attività come un professionista con le numerose funzionalità di ClickUp. Questo strumento ti aiuta a trovare soluzioni rapide e a riorganizzare le attività in base alle nuove esigenze del progetto. ClickUp semplifica l’assegnazione dei compiti e la comunicazione del team attraverso una chat in tempo reale.
ClickUp è personalizzabile per adattarsi alle tue esigenze più specifiche, supportandoti nel completamento del progetto. Consente di assegnare più responsabili a una singola attività, classificare i compiti in base alla priorità e progettare flussi di lavoro che possono essere replicati dove necessario.
Sfrutta il monitoraggio del tempo attraverso un timer globale integrato nelle attività. Visualizza le tue attività in molteplici formati come visualizzazione elenco, bacheca, calendario, riquadro, Gantt, modulo, incorporamento, attività, mappa, tabella, sequenza temporale, mappe mentali e anche come documento, chat o carico di lavoro.
Utilizza i comandi slash per attivare menu a comparsa e gestire le attività in base ai loro dettagli, scegliendo opzioni di formattazione, incorporando o allegando file. Avrai inoltre a disposizione modelli riutilizzabili per creare processi ed eventi.
Altre funzionalità includono la possibilità di filtrare, cercare e ordinare le attività, gestire compiti ricorrenti, una barra degli strumenti multitasking, gerarchie definite, una barra delle attività, rendering drag-and-drop, menzioni di attività e bozze, sotto-attività, checklist, riprogrammazione in blocco, gestione di portafogli ed epic, supporto per webhook e molto altro.
ClickUp garantisce un’elevata disponibilità (fino al 99,99% nell’ultimo anno) e offre elevati livelli di privacy e sicurezza. Supporta oltre 1000 integrazioni con strumenti come Toggle, Chrome, Google Drive, GitHub, Zapier, Calendly, Salesforce, Slack, Intercom e altri.
Wrike
Migliora la puntualità delle consegne e semplifica il carico di lavoro utilizzando Wrike, un software per la gestione delle attività scelto da oltre 2,3 milioni di utenti a livello globale. Suddividi il lavoro in blocchi gestibili con processi e visualizzazioni personalizzate.
Permetti una collaborazione in tempo reale in uno spazio condiviso, dove è possibile organizzare informazioni, aggiornamenti e decisioni relative al progetto. Evita le riunioni di aggiornamento fornendo report completi e visibilità sul progetto a tutto il team e al tuo cliente. Personalizza la dashboard per creare liste di cose da fare importanti e ordinare automaticamente le attività per priorità e data di scadenza.
Definisci le scadenze, segnala i progressi e discuti i dettagli utilizzando la potenza dell’automazione per incrementare le consegne puntuali. Riduci le attività amministrative utilizzando moduli di richiesta personalizzati e taggando i membri del team necessari per modifiche, domande o richieste.
Riduci il numero di e-mail e i continui scambi di messaggi utilizzando gli strumenti di collaborazione in-app. Pianifica i progetti, definisci i risultati finali e prendi decisioni migliori senza dover scrivere lunghe e-mail.
Che tu scelga una metodologia Agile o Waterfall, Wrike può adattarsi rapidamente in pochi secondi, permettendoti di visualizzare chiaramente le attività in diverse visualizzazioni, come diagrammi di Gantt, calendari, schede Kanban, ecc. Riduci i cicli nel processo di revisione del progetto grazie a strumenti di revisione integrati che consentono di ottenere feedback esaustivi, garantire che i clienti abbiano sempre a disposizione versioni aggiornate dei file, discutere facilmente le modifiche e risolvere i problemi in tempo reale.
Genera report personalizzati in pochi minuti utilizzando un modello o creali da zero con informazioni preziose, che puoi condividere ed esportare. In aggiunta, puoi suddividere le prestazioni e i progressi per i singoli membri e per l’intero team.
Collega Wrike agli strumenti che già utilizzi, come Gmail, Teams, Slack, SAP, Box, Salesforce, Mailchimp, Facebook, Twitter e molti altri.
Smartsheet
Smartsheet è uno strumento di gestione delle attività utilizzato dalle migliori aziende di tutti i settori. La sua dashboard di gestione dei progetti riunisce tutto in un’unica posizione, facilitando la pianificazione e la collaborazione senza difficoltà.
Questo strumento sfrutta l’automazione del lavoro, permettendoti di impostare trigger per automatizzare le attività ripetitive. Inoltre, puoi visualizzare tutto nelle viste Gantt, Kanban, a schede e a griglia, scegliendo il formato più adatto alle tue esigenze.
Smartsheet offre anche report in tempo reale, fornendo informazioni utili per apportare modifiche al percorso, se necessario.
Puoi anche integrare Smartsheet con gli strumenti aziendali che già utilizzi, come Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Salesforce, ecc.
E puoi provarlo gratuitamente per 30 giorni e scoprire perché è lo strumento di gestione delle attività scelto da oltre il 90% delle aziende Fortune 100.
Teamwork
Crea attività con dettagli e personalizzazione unici con Teamwork. Questo strumento ti offre visibilità completa e la capacità di individuare eventuali colli di bottiglia e risolverli nelle tue attività pianificate e assegnate.
Controlla le tue attività aggiungendo tag, allocando correttamente le risorse, stimando il tempo e impostando le scadenze. Visualizza come il tuo team impiega il tempo in diverse attività, consulta gli elenchi e prendi decisioni strategiche sulle stime. Usa i modelli per semplificare i flussi di lavoro e automatizzare le attività ricorrenti, riducendo la pressione sugli amministratori e migliorando le pratiche di gestione.
Teamwork offre diversi modelli che aiutano a risparmiare tempo, accelerare il lavoro e ottimizzare i processi. Questi modelli sono pensati per la gestione di progetti e attività e per l’onboarding dei clienti, al fine di promuovere migliori relazioni commerciali.
Teamwork offre app mobili per consentirti di lavorare ovunque, assistenza clienti eccezionale e hosting in Nord America, Australia ed Europa. Mantiene elevati standard di sicurezza per proteggere i tuoi dati. Si integra con HubSpot, Dropbox, QuickBooks, Zapier, Xero, Google Drive, Slack e altri.
Paymo
Completa i progetti nei tempi previsti e lavora con sicurezza su più attività contemporaneamente utilizzando Paymo. Questo strumento ti aiuta a pianificare le attività con dettagli importanti, collaborare efficacemente con il tuo team e monitorare facilmente l’avanzamento del lavoro.
Raggruppa le attività per mantenerle strutturate e assegna compiti ai membri del team con pochi clic. Se sei un manager, avrai una visione d’insieme dei tuoi compiti e di quelli dei tuoi collaboratori. Assegna livelli di priorità alle diverse attività, come bassa, normale, alta o critica, per avanzare nel lavoro in modo efficiente e rispettare le scadenze indicate.
Paymo offre una visualizzazione dettagliata delle attività per chattare in tempo reale con i colleghi. Puoi decidere chi può ricevere notifiche di aggiornamento. Allega file da Google Drive o dal tuo computer e organizzali senza problemi all’interno del tuo progetto. Puoi anche visualizzare l’anteprima dei file direttamente nel browser e scaricarli.
Paymo offre diversi tipi di visualizzazione, come Kanban Board, Simple, Gantt Chart, Calendar e Table, per permetterti di scegliere il formato più adatto al tuo progetto. Puoi anche aggiungere filtri avanzati per personalizzare la visualizzazione delle attività. Crea e applica milestone al tuo elenco di attività ed evidenzia i risultati chiave durante il ciclo di vita del progetto.
Non perdere mai le scadenze impostando avvisi che ti avvisano via e-mail quando si avvicina la data indicata. Trasforma attività o progetti ripetitivi in modelli ed evita di doverli ricreare da zero. Hai anche la possibilità di duplicare i progetti con elementi selezionati.
Asana
Gestire e tenere traccia delle attività diventa più semplice se hai Asana dalla tua parte. Questo strumento ti aiuta a gestire tutto fin dall’inizio, delegando i compiti ai membri del team e stabilendo scadenze precise per assicurare il completamento tempestivo dei tuoi progetti.
Asana ti permette di assegnare priorità alle attività in modo che tutti i membri del tuo team possano capire quali compiti devono essere completati per primi. In questo modo, il tuo team può pianificare il lavoro mantenendo efficienza e produttività. Asana migliora la collaborazione, permettendo di condividere file, idee, feedback, ecc., in modo che i colleghi possano accedere alle informazioni chiave quando necessario. Asana offre funzionalità straordinarie, tra cui diverse visualizzazioni delle attività, come:
- Visualizzazione Elenco: per mappare le attività in una lista e organizzare i dettagli in un unico posto.
- Visualizzazione Bacheche: per organizzare il lavoro su una bacheca come dei post-it, consentendo di navigare rapidamente tra le varie fasi.
- Visualizzazione Calendario: per individuare sovrapposizioni e lacune nella pianificazione delle attività e apportare rapidamente modifiche.
- Visualizzazione Sequenza temporale: per mappare il lavoro su una timeline specifica, dove è possibile visualizzare le relazioni tra le diverse attività e tenerne traccia anche quando i piani cambiano.
Altre funzionalità includono l’invio di messaggi illimitati, registri delle attività, archiviazione di file fino a 100 MB per file, collaborazione con un massimo di 15 membri, visualizzazione dell’assegnatario e delle date di scadenza, riepilogo e panoramica del progetto, integrazioni per il monitoraggio del tempo e oltre 100 integrazioni aggiuntive con le tue app di uso quotidiano.
L’app mobile di Asana è disponibile sia su App Store che su Google Play, consentendoti di gestire le attività ovunque ti trovi e apportare rapidamente modifiche in tempo reale. Il piano base di Asana è GRATUITO per sempre.
I loro piani a pagamento partono da $10.99 (con fatturazione annuale) e offrono funzionalità aggiuntive come dashboard intuitivi, campi personalizzati, report avanzati e ricerca, collaboratori illimitati, moduli, regole, console di amministrazione, milestone e molto altro.
Notion
Uno dei migliori task manager in questa lista è Notion, senza dubbio. Ti aiuta a pianificare, eseguire e tenere traccia dei tuoi progetti in un unico posto, facilitando una collaborazione fluida con il tuo team. Mantieni il tuo team allineato con una roadmap di progetto condivisa per evitare confusione.
E ogni volta che ti viene un’idea, puoi condividerla e creare attività documentate in un database, accelerando l’esecuzione del tuo progetto. Notion ti consente di personalizzare tutto, aggiungendo e definendo le proprietà del tuo database per generare un flusso di lavoro produttivo.
Puoi visualizzare i dati in vari modi: come bacheca, calendario, tabella, o filtrarli in base alle proprietà. Raggruppa il tuo lavoro, con ogni elemento che ha una pagina separata. Questo fornisce una nuova tela per ogni attività e permette di creare una pagina all’interno di una pagina, mantenendo le attività correlate in un unico posto.
Aggiungi informazioni utili nei progetti, crea un altro database, tieni traccia delle sotto-attività, aggiungi filtri per visualizzare le tue attività e passa facilmente da un progetto all’altro. Avvia conversazioni, pubblica commenti e invita i colleghi a portare avanti il lavoro, indipendentemente dal luogo o dal fuso orario in cui si trovano.
Notion ti consente di lavorare contemporaneamente allo stesso progetto con altri colleghi, favorendo la collaborazione in tempo reale. Ti informano su menzioni e commenti relativi a un progetto, in modo da poter rispondere rapidamente al tuo team e risparmiare tempo dedicato a controlli di stato o riunioni.
Inizia a usare Notion, disponibile come app Web e app desktop scaricabile per Mac, Windows, iOS e Android. È sicuro e protetto con crittografia SSL e un’architettura basata al 100% su cloud, protetta con un VPC e un audit di sicurezza trimestrale. Inoltre, il piano Enterprise include il Single Sign-On SAML per aiutarti a gestire l’accesso degli utenti su larga scala.
Todoist
Utilizza Todoist per avere la certezza che tutti i tuoi progetti stiano procedendo al ritmo giusto e vengano completati nei tempi grazie alla gestione e all’organizzazione efficiente delle attività. Visualizza chiaramente i tuoi progetti e tieni traccia di ogni attività, in modo da poter controllare tutto facilmente e non perdere mai un aggiornamento.
Utilizza l’aggiunta rapida per acquisire attività, organizzarle in pochi secondi e ricordare le scadenze attraverso date ricorrenti. Concentrati sulle cose giuste, assegnando priorità alle attività, decidendo cosa fare dopo, creando sotto-attività e sezioni e aggiungendo elementi preferiti per tenere a mente i principali progetti, filtri o etichette.
Condividi il tuo carico di lavoro delegando compiti, rendendo disponibili a tutti le informazioni chiave tramite commenti e monitorando le modifiche. Stabilisci obiettivi giornalieri o settimanali e visualizza i progressi e le tendenze di produttività. Todoist include una funzionalità chiamata “Karma”, che assegna punti quando completi le attività e mantieni la tua serie positiva, e ti permette di visualizzare i progressi in grafici colorati.
Organizza i progetti attraverso layout semplici o dettagliati, trascina e rilascia le attività dove vuoi. Todoist offre anche bellissimi modelli per preparare rapidamente una roadmap di prodotto, un’agenda di riunione, una revisione settimanale, ecc.
Integra Todoist con le app che usi, così non dovrai passare da un’app all’altra; potrai organizzare tutto centralmente. Puoi collegarlo a oltre 10 applicazioni e plugin, tra cui Dropbox, Alexa, Google Calendar, ecc.
Trello
Trello è un famoso strumento per la gestione delle attività scelto da oltre un milione di team di ogni dimensione per gestire i progetti, collaborare e migliorare la produttività. È uno strumento flessibile, adatto sia alle esigenze di singoli individui che di grandi aziende. Inizia a usare una bacheca, schede ed elenchi Trello per scoprirne le potenzialità.
Puoi espandere e personalizzare le attività con funzionalità aggiuntive, man mano che il lavoro di squadra procede. Trello offre funzionalità intuitive per riunioni, eventi, progetti e definizione di obiettivi. La bacheca Trello aiuta ad assegnare i compiti, impostare le scadenze, offre metriche di produttività, calendari, visualizzazioni multiple e mostra le statistiche.
Usa le schede Trello per organizzare il lavoro, tenerne traccia e condividerlo con i colleghi. Puoi aprire una scheda per trovare checklist, allegati, scadenze, conversazioni, ecc. Concentrati sugli aspetti più importanti e lascia che l’automazione si occupi del resto con Trello, che include “Butler” per ridurre attività o clic noiosi.
Utilizza i comandi di elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per attivare l’automazione senza dover scrivere codice. Perfeziona i processi collegando Trello a potenti app come Confluence, Dropbox, Evernote, Slack, Google Drive e altre. Scarica l’app Trello sul tuo smartphone iOS o Android per usarla senza problemi ovunque ti trovi.
nTask Manager
Quando si tratta di software per la gestione dei progetti, le aziende cercano di solito strumenti che aiutino ad analizzare, pianificare, collaborare e gestire le attività quotidiane. È qui che entra in gioco nTask Manager, un potente software per la gestione dei progetti. Ha il potenziale per semplificare la pianificazione del progetto per il team e ottimizzare le dipendenze delle attività, la gestione delle risorse, il riepilogo finanziario, la pianificazione del progetto e i risultati finali.
nTask Manager offre numerose funzionalità, come la gestione delle riunioni, il monitoraggio dei problemi, l’elenco delle cose da fare, le schede attività, la gestione del rischio e le schede Kanban. Inoltre, è possibile integrare lo strumento con le tue app preferite per garantire il successo del progetto.
Questo strumento offre funzionalità come:
- Budget e Riepilogo Finanziario
- Pianificazione del Progetto
- Impostazione di Milestone
- Allocazione delle Risorse
- Collegamento tra Progetti e Assegnazione di Compiti
- Modelli di Schede Pre-costruite
- Stati Personalizzati
- Schede Kanban Illimitate
- Allegati di Documenti e Commenti
- Assegnatari Multipli
- Priorità e Stato delle Attività
- Impostazione di Date di Scadenza Effettive e Pianificate
- Linea di Avanzamento
- Dipendenze delle Attività
- Creazione di Sotto-Attività
nTask offre una maggiore flessibilità ed efficienza nella gestione delle attività e permette di mantenere alta la concentrazione. È anche possibile migliorare le capacità decisionali utilizzando lo strumento per impostare dipendenze e aggiungere attività. L’obiettivo è offrire trasparenza tra i membri del team, mantenere la responsabilità e migliorare la comunicazione del team.
Questo strumento è ideale per tenere traccia del tempo dedicato alle attività e generare report sulle schede attività. Include un timer automatico, l’inserimento manuale dell’ora, l’invio e l’approvazione/revoca delle schede attività. Gli utenti possono inoltre ricevere aggiornamenti sulle riunioni ricorrenti, sincronizzare le riunioni con il calendario, dare seguito alle decisioni o alle azioni e discutere note o ordini del giorno delle riunioni.
Conclusione
La gestione dei progetti è diventata molto più semplice grazie all’introduzione dei software di gestione delle attività. Quindi, scegli uno di questi strumenti per creare attività, assegnarle ai membri del tuo team, monitorare i progressi, collaborare in modo efficace e raccogliere informazioni.
Sono certo che completerai più progetti nei tempi previsti, ottenendo risultati di alta qualità, grazie all’utilizzo di questi software.