L’adozione di un software per la gestione dei team apporta notevoli benefici in termini di comunicazione e coordinamento delle attività. Si riscontrano miglioramenti nella produttività complessiva e un innalzamento della qualità del lavoro.
Anche gli strumenti più semplici, come le applicazioni per la tracciatura del tempo o le bacheche dedicate alle attività, possono fornire un valido aiuto. Tuttavia, a volte è necessario disporre di una soluzione completa per controllare l’intero processo di gestione del team.
Le liste di cose da fare e la programmazione degli incontri sono solo due aspetti di una gestione efficace. L’integrazione di diverse funzionalità software consente di migliorare la collaborazione e di conservare dati importanti relativi a progetti, clienti, incarichi e altre attività e risorse.
Il numero di funzionalità necessarie varia in base alle dimensioni del team e alla tipologia di lavoro svolto.
Di seguito, si elencano le capacità che un gruppo potrebbe necessitare per esprimere appieno il proprio potenziale:
- Pianificazione del lavoro, che include la delega e la priorizzazione delle attività, nonché l’utilizzo di un calendario condiviso.
- Chat, condivisione di file e altre forme di comunicazione e cooperazione.
- Gestione dei progetti, che comporta l’assegnazione di compiti e responsabilità in progetti condivisi e il monitoraggio del loro avanzamento.
- Archiviazione dei dati, che garantisce un punto unico di accesso alle informazioni su clienti, contatti, team, azienda e altri argomenti rilevanti.
- Reporting e analisi, che includono report relativi al lavoro e ai progetti, monitoraggio del tempo e dashboard.
In generale, ci si trova di fronte a due possibili alternative:
- Sforzarsi di integrare diverse tecnologie che offrono singole funzioni in una soluzione di gestione del team unificata.
- Optare per un’unica soluzione software completa che fornisca tutte le funzionalità desiderate.
Qual è la difficoltà? Esistono centinaia di programmi e strumenti dedicati a una singola funzione, ma le opzioni complete sono decisamente meno numerose. Per questo motivo, presentiamo una recensione del software “Teamwork”, considerato uno dei migliori software di gestione team sul mercato.
Panoramica su Teamwork
Teamwork è un’azienda di software con sede a Cork, in Irlanda, che opera nel settore del software basato sul web. La società, gestita da un gruppo privato irlandese, sviluppa software per semplificare la gestione delle attività e la collaborazione all’interno dei team.
Secondo quanto riferito, nel 2016, il software di Teamwork era utilizzato da oltre 370.000 organizzazioni, tra cui Disney, Spotify e HP, e contava più di 2,4 milioni di utenti. La società è stata fondata nel 2007.
Teamwork permette di stimare il tempo necessario per completare le attività e di monitorare il tempo effettivo dedicato a ciascun progetto.
Con il tempo, si diventerà sempre più precisi nella stima dei tempi, individuando con maggiore accuratezza quanto tempo è necessario per portare a termine specifiche mansioni.
Teamwork è più di un semplice software per la gestione delle attività. Permette di amministrare i progetti e sta attualmente testando la versione beta di funzionalità di comunicazione, come Teamwork Chat. È una soluzione completa per la gestione del tempo e dei progetti del team.
Teamwork è un’azienda che vende svariati servizi erogati in cloud. Tra le applicazioni offerte, troviamo Teamwork, Teamwork Desk, Teamwork Spaces, Teamwork CRM e Teamwork Chat.
Teamwork è stato reso disponibile al pubblico per la prima volta il 4 ottobre 2007, con funzionalità di gestione del tempo, gestione delle pietre miliari, condivisione di file, monitoraggio del tempo e chat.
Si dice che la piattaforma di Teamwork sia in grado di integrarsi con applicazioni di marketing come HubSpot e altri strumenti di produttività come Slack, Microsoft Teams, Zapier, Dropbox e QuickBooks.
Caratteristiche di Teamwork
Le numerose funzionalità di Teamwork, studiate per risparmiare tempo e per migliorare la collaborazione, rendono il processo di gestione dei progetti più efficiente e pratico.
#1. Portfolio
Lo strumento di gestione dei portfolio di Teamwork permette di avere una visione generale di numerosi progetti simultaneamente. È utile per chi cerca un modo semplice di accedere a informazioni cruciali o per avere aggiornamenti sullo stato complessivo del progetto.
#2. Gestione delle Risorse
È fondamentale gestire le risorse del team in modo efficiente per completare il lavoro del cliente nei tempi e nel budget previsti. Ciò include tutto, dalla pianificazione a lungo termine alla preparazione delle attività quotidiane.
Teamwork offre un valido supporto nella gestione in tempo reale del lavoro da parte del team. Avrete una visione d’insieme delle capacità di tutti, facilitando la riassegnazione del lavoro e l’eliminazione dei colli di bottiglia.
#3. Automazione
Sfruttando l’automazione per semplificare la gestione dei progetti, si potrà dedicare più tempo ad attività strategiche e creative.
#4. Applicazioni
Non è necessario essere sempre seduti alla scrivania per lavorare al meglio. Grazie alle applicazioni Teamwork per iOS e Android, è possibile continuare a lavorare anche quando si è lontani dall’ufficio.
Le applicazioni mobili offrono tutte le funzionalità necessarie per svolgere un ottimo lavoro, semplificando la gestione del quadro generale, ovunque ci si trovi.
#5. Monitoraggio del Tempo
Per gestire efficacemente il lavoro, le ore fatturabili e i progetti, è fondamentale avere una chiara comprensione di come (e dove) viene impiegato il tempo.
Ecco come Teamwork può essere d’aiuto: un software di gestione dei progetti con tracker del tempo online integrato può aiutare gli utenti a rimanere concentrati, a garantire che il loro lavoro sia completato in tempo e ad avere maggiori informazioni sul proprio lavoro.
#6. Diagramma di Gantt
Teamwork consente di creare un diagramma di Gantt online, utile per assicurarsi che i progetti rispettino le scadenze. Scopri come l’utilizzo di un pianificatore di progetti Gantt all’interno di Teamwork può aiutarti a gestire meglio il tuo tempo e a fornire un lavoro di qualità superiore.
#7. Collaborazione
Non è più necessario utilizzare carta e penna per tenere traccia di tutto ciò che deve essere fatto. Il software utilizzato per gestire i progetti deve essere in grado di svolgere una buona parte del lavoro.
Teamwork si occupa dei dettagli fornendo tutti gli strumenti necessari per tenere il lavoro in un unico posto, comunicare in modo efficiente con il team e semplificare la collaborazione. In questo modo, il team può concentrarsi su ciò che sa fare meglio, lasciando più tempo a disposizione per svolgere le proprie attività.
#8. Team
Semplifica il processo di pianificazione e di impostazione di un progetto delegando le attività a diversi team e sotto-team. Ciò consente di risparmiare tempo per altre attività amministrative e di avere una panoramica completa delle responsabilità e del carico di lavoro di ciascun team.
#9. Vista Scheda Kanban
È possibile utilizzare le schede Kanban in Teamwork per mappare il flusso di lavoro, avere una rapida panoramica dello stato attuale delle attività e automatizzare i processi.
Inoltre, si può ottenere una visione completa della logistica del progetto e monitorare l’avanzamento in tempo reale delle attività durante la gestione del progetto.
#10. Utenti Client Gratuito Illimitato
I clienti trarranno vantaggio da una migliore collaborazione, maggiore visibilità e un’esperienza più soddisfacente quando si forniranno loro tutte le capacità di Teamwork senza costi aggiuntivi.
Gli utenti client consentono di includere i propri clienti nei progetti senza costi aggiuntivi, rendendolo una soluzione ideale per agenzie pubblicitarie e altri fornitori di servizi professionali.
Le funzionalità sono suddivise in cinque fasi di un qualsiasi progetto di Project Management e sono ulteriormente suddivise in categorie.
Esaminiamo ora queste caratteristiche.
#1. Piano
- Calendario
- Proprietario del progetto
- Pietre miliari
- Modelli di lista attività
- Compiti e sottocompiti
#2. Collaborare
- Quaderni
- File e controllo delle versioni
- Follower
- Messaggi
- Privacy
- Autorizzazione
#3. Consegnare
- Spese di bilancio
- Budget lista attività
- Budget del progetto
- Fatturazione
- Registro dei rischi
- Registrazione del tempo
#4. Rapporto
- Redditività del progetto
- Filtri
- Pannello di controllo
- Aggiornamenti del progetto
- Cronologia attività
#5. Integrare
- Spazi di lavoro di Teamwork
- Desk di Teamwork
- CRM di Teamwork
- Chat di Teamwork
In che modo le funzionalità di Teamwork sono utili per la gestione del team?
Come spiegato in precedenza, Teamwork offre numerose funzionalità. In particolare, la creazione di una lista attività può essere molto utile per la gestione del team, consentendo di assegnare le priorità.
Inoltre, si può suddividere ogni lavoro nelle sue sottoattività per ottenere ulteriori informazioni e approfondimenti. Monitorando l’andamento dell’attività in tempo reale si possono avere sempre le informazioni più aggiornate.
Teamwork invierà una notifica in caso di problemi, attività completate, ostacoli, ecc. Questo potrebbe rivelarsi molto utile per il team manager, in quanto semplifica la supervisione del lavoro di tutto il team.
Il team è in ritardo o rispetta i tempi previsti? La funzione delle pietre miliari di Teamwork permette di monitorare le dashboard che confrontano le date di scadenza con i risultati esistenti, fornendo una risposta a queste domande.
Grazie alle pietre miliari, il team sarà in grado di portare a termine ogni compito. Questa funzionalità consente di creare obiettivi chiarissimi, allegare liste di attività e tenere traccia dei progressi.
Non è più necessario perdere tempo nella ricerca di file di progetto importanti, che potrebbero essere stati smarriti nell’organizzazione del progetto. Con Teamwork è possibile salvare tutti i file essenziali in un unico posto e caricare facilmente nuove versioni quando è necessario per mostrare i progressi.
La funzione Follower di Teamwork permette ai clienti di monitorare in tempo reale lo sviluppo di un progetto. È utile se i clienti sono interessati a seguire l’avanzamento del lavoro.
Prezzi di Teamwork
Il prezzo di questo software di gestione del team è suddiviso in quattro categorie: Gratuito per sempre, Delivery, Growth e Scale, che possono essere utili a diverse aziende in base alle loro esigenze e capacità.
Teamwork offre anche due opzioni di frequenza di pagamento: Mensile e Annuale. Il piano annuale è chiaramente più economico di quello mensile.
| Piano mensile/Utente | Piano annuale/Utente | |
| Gratuito per sempre | $0 | $0 |
| Delivery | $13.99 | $119.8 |
| Growth | $24.99 | $215.8 |
| Scale | Contatta Teamwork | Contatta Teamwork |
Alternative a Teamwork
Wrike
Wrike è un robusto strumento che ottiene buoni risultati tra i software di comunicazione e gestione dei progetti. È stato progettato specificatamente per i team. Si tratta di una piattaforma di comunicazione online per la gestione delle attività e dei progetti.
L’azienda, ora di proprietà di Citrix, continua ad espandersi in questi settori introducendo anche capacità correlate.
L’applicazione è stata aggiornata per includere ulteriori funzionalità di intelligenza lavorativa, come la previsione del rischio di ritardo di un progetto e l’evidenziazione delle possibili cause di tale rischio.
Wrike è più semplice da installare e da iniziare ad utilizzare rispetto a molte applicazioni simili per la gestione dei progetti, anche se il suo prezzo si colloca in una fascia alta.
SmartSuite
SmartSuite è una piattaforma collaborativa per la gestione del lavoro che consente ai team di pianificare, misurare e gestire qualsiasi flusso di lavoro, sia esso associato a un progetto, a un processo in corso o alle normali attività quotidiane. Il prezzo per utente al mese parte da $10 e sono disponibili 15 lingue diverse.
È possibile accedere a tutti gli strumenti necessari per sviluppare un sistema unificato per la gestione dei progetti su un’unica piattaforma.
Si può tenere traccia dello stato attuale di un qualsiasi progetto gestendo le attività, le tappe fondamentali, i proprietari e le risorse. Report flessibili e visualizzazioni della sequenza temporale permettono di monitorare lo stato di avanzamento.
Il punto di vista dello scrittore su Teamwork
Teamwork è semplice da usare e offre diverse funzionalità, tra cui la fatturazione e la contabilità. Ciò lo rende adatto ai team che gestiscono il lavoro dei clienti fatturabile, in quanto include entrambe le funzionalità.
Nonostante l’aumento di prezzo, continua ad essere un ottimo investimento. Teamwork dispone di un’applicazione mobile per dispositivi iOS e Android, che permette di rimanere aggiornati su progetti e attività, ovunque ci si trovi.
Questo è particolarmente utile quando si lavora spesso con colleghi che si spostano frequentemente. L’applicazione mobile di Teamwork offre una panoramica dello stato attuale del lavoro e dei relativi tempi.
Tuttavia, non include tutte le funzionalità disponibili nell’app online. È quindi utile per rimanere in contatto con il proprio team, aggiornando il proprio stato o aggiungendo le ore trascorse in un lavoro, ma l’app mobile non è destinata a sostituire l’app online.
Conclusione
Teamwork offre un’interfaccia intuitiva e semplice che permette di creare report, visualizzare il lavoro tramite Kanban, assegnare compiti, creare liste, gestire il tempo, interagire con gli altri utenti e molto altro.
Indipendentemente dall’esperienza nella gestione dei progetti o se si tratta della prima volta che si gestisce un progetto, Teamwork può aiutare a raggiungere gli obiettivi desiderati. Inoltre, si può iniziare ad utilizzare Teamwork senza spendere nulla.