Gli 8 migliori strumenti di documentazione dei processi per semplificare i processi aziendali

Il software di documentazione dei processi è essenziale per le aziende in quanto fornisce una tabella di marcia strutturata affinché le aziende possano semplificare le proprie operazioni. Documentare il processo è una componente essenziale della gestione del progetto poiché risponde a una domanda importante: come verranno fatte le cose?

In precedenza, i project manager si affidavano all’approccio manuale per creare la documentazione del processo, ma ora possono passare a strumenti di documentazione del processo completi che semplificano abilmente l’intero processo.

In questa guida abbiamo elencato i software di documentazione dei processi più affidabili disponibili, ma prima comprendiamo meglio l’idea di documentazione dei processi. Ma prima di iniziare, ecco una pratica tabella con i software di documentazione dei processi che abbiamo elencato.

Titolo

Descrizione

Esplorare

Scriba

Strumento AI per una facile documentazione del processo con screenshot.

Mirò

Documentazione e mappatura dei processi scalabili con integrazioni.

Documento360

Processi aziendali semplificati e gestione del cambiamento.

Via del Processo

Modelli drag-and-drop, liste di controllo standardizzate.

Heflo

Supporto BPMN 2.0, download/esportazione, editor WYSIWYG.

Modelli ricchi, collaborazione in tempo reale, trascina e rilascia.

FlowShare

Tracciamento dinamico, cattura dello schermo, esportazione in vari formati.

ProProf

Importazione da Word/PDF, guida sensibile al contesto, contenuti multimediali.

Quindi, come funziona il software di elaborazione dei documenti? In parole povere, un documento di processo è una guida dettagliata che spiega come svolgere un’attività. Ad esempio, spiega la procedura completa per trasferire i dati dai server legacy al supporto di archiviazione cloud.

Un documento di processo può assumere la forma di un diagramma di flusso, di un tutorial o semplicemente di una policy. Ciò implica che la documentazione del processo è l’attività di registrazione o documentazione del processo passo passo di esecuzione di un’attività.

La documentazione del processo si rivela utile per i membri del team, i nuovi arrivati ​​e persino per i clienti quando hanno bisogno di capire come svolgere un particolare lavoro.

Come si documenta un processo?

La procedura di documentazione del processo è suddivisa nei seguenti passaggi:

  • Scegli il processo che devi documentare e accertane lo scopo e la portata.
  • Descrivere i confini del processo e fornire risposte a domande come cosa avvia il processo e quando il processo viene completato.
  • Menzionare i risultati del processo e le azioni che devono essere eseguite successivamente.
  • Specificare il software e l’attrezzatura necessari per eseguire il processo. Ciò potrebbe variare dalle piattaforme di codifica allo spazio di archiviazione e ai server cloud.
  • Brainstorming su come funzionerà il processo. È possibile creare un processo passo passo dalla fase iniziale a quella finale.
  • Elencare i nomi delle parti interessate, dei decisori e dei dipendenti che svolgono un ruolo nella documentazione del processo.
  • Ora trasferisci tutti i dettagli nel sistema di documentazione del processo e assicurati di non perdere nulla.

Una volta affrontato quanto sopra, arriviamo alla parte semplice in quanto non puoi condividerlo con i membri del team, che potranno accedervi facilmente in seguito.

Importanza di documentare i processi aziendali

Documentare i processi aziendali offre numerosi vantaggi a lungo termine. Alcuni di quelli degni di nota sono i seguenti:

  • Processo aziendale coerente: eliminare l’ambiguità dei processi in modo che i dipendenti possano fornire il risultato desiderato.
  • Ridurre gli errori operativi – Rimuovere le inefficienze dalle operazioni aziendali per migliorare la cultura del lavoro.
  • Rispettare la conformità legale – Evitare responsabilità legali in futuro se una procedura viene gestita in modo improprio inconsapevolmente.
  • Gestione del cambiamento: garantire che i dipendenti possano adattarsi facilmente ai cambiamenti apportati ai processi aziendali esistenti.
  • Riduci al minimo i tempi di formazione: riduci i tempi di onboarding per i nuovi assunti garantendo che imparino velocemente.
  • Assegnare compiti: garantire che ciascun dipendente abbia una serie definita di responsabilità in modo che il flusso di lavoro aziendale non venga interrotto.

Quando il processo è già in formato procedurale, è più facile per i dipendenti sapere quali sono i passaggi da seguire.

Cos’è il software di documentazione dei processi aziendali?

Indubbiamente, la documentazione del processo è un compito complesso e, se eseguita manualmente, è possibile che si verifichino errori umani. Questa affermazione del problema ha portato all’introduzione del software di documentazione dei processi, che semplifica il processo aziendale di creazione dei documenti, eliminando lo spazio per gli errori. Di seguito sono riportati alcuni dei probabili vantaggi offerti dal software di documentazione dei processi.

  • Gli strumenti online consentono ai membri del team di accedere a tutti i documenti dei processi aziendali da un luogo centralizzato.
  • Le funzionalità di archiviazione nel cloud ti consentono di accedere alla documentazione del processo in movimento, a differenza del documento manuale, che è disponibile solo offline.
  • Il software ti consente di gestirlo, aggiornarlo e collaborare in tempo reale.
  • È anche possibile accedere all’analisi degli utenti, che aiuta ulteriormente a migliorare la base di conoscenze e a prendere decisioni informate.

Inoltre, trovare informazioni è più semplice poiché lo strumento di ricerca online facilita la ricerca rapida delle informazioni o della guida di cui hai bisogno.

Caratteristiche da cercare

Quando scegli un software di documentazione dei processi per la tua azienda, verifica le seguenti funzionalità:

  • Dovresti assicurarti che il software offra un’esperienza utente piacevole alle persone che non hanno familiarità con tali strumenti.
  • Queste piattaforme dovrebbero essere in grado di rappresentare visivamente diversi tipi di dati e dovrebbero anche supportare collegamenti e altre forme di media.
  • Assicurati che la funzionalità di documentazione del processo consenta ai membri del team di collaborare in tempo reale.
  • Dovrebbe essere possibile esportare il documento di processo in una varietà di formati o caricarlo direttamente su diverse piattaforme.
  • Il software deve supportare l’integrazione con uno o più strumenti aziendali attualmente utilizzati dall’organizzazione per consentire la riutilizzabilità delle informazioni.

Detto questo, diamo un’occhiata ad alcuni dei migliori software di documentazione dei processi che abbiamo provato e che vorremmo consigliare.

Scriba

Se ti ritrovi spesso a rispondere a domande ripetute riguardanti il ​​completamento delle attività, abbiamo una soluzione per te! Incontrare Scribaun metodo semplice e veloce per documentare e condividere i processi aziendali in pochi secondi.

Caratteristiche:

  • Incoraggia i dipendenti e i nuovi assunti a comprendere rapidamente il processo.
  • Rafforzare i programmi di formazione automatizzando la documentazione del processo e la creazione delle SOP.
  • Ottieni coerenza tra i processi organizzativi con contenuti di formazione on-demand.
  • Automatizza il processo di creazione della guida alla formazione per aggiornare i centri assistenza e la knowledge base.

Scribe è uno strumento basato sull’intelligenza artificiale per convertire rapidamente i processi digitali in una guida passo passo senza investire grandi sforzi. Tutto quello che devi fare è abilitare il registratore Scribe ed eseguire una passeggiata attraverso l’intero processo. Ed ecco! La tua guida passo passo viene creata automaticamente, insieme ai relativi screenshot allegati!

Mirò

Marchi come Dell, Cisco e Deloitte si affidano a Mirò, un software di documentazione e mappatura dei processi di facile utilizzo che consente di mappare informazioni critiche relative all’azienda. Facilmente scalabile, la piattaforma consente ai membri del team di connettersi e ottimizzare i processi aziendali utilizzando gli strumenti di mappatura integrati.

Caratteristiche

  • Incorpora processi aziendali e mappe di vapore in strumenti come Confluence, Coda e Notion.
  • Integrazione con Jira per rivedere il processo aziendale, mappare i percorsi dei clienti e tenere traccia di azioni particolari.
  • Diversi pacchetti per la gestione dei progetti, la mappatura del percorso del cliente e la mappatura dei processi aziendali.
  • Importa facilmente mappe di processo da piattaforme come Microsoft Visio, Draw.io e Lucidchart.
  • Ricca libreria di modelli per offrire la migliore esperienza ai tuoi clienti e soddisfare le loro esigenze.

Miro offre strumenti come diagrammi di flusso, diagrammi BPMN, mappatura del flusso di valore e swimlanes, che ti aiutano ad analizzare scenari specifici e a migliorare l’utilizzo delle risorse.

In questo modo, puoi visualizzare i piani aziendali e comunicare in modo efficace strategia e trasformazione ai membri del team.

Documento360

Guardare Documento360, che aiuta a offrire esperienze cliente migliori a oltre 10.000 utenti in più di 80 paesi. Offrendo procedure operative standard, la piattaforma ti consente di semplificare i diversi processi aziendali per una migliore comprensione dei tuoi dipendenti.

Caratteristiche:

  • Processo operativo per fornire una chiara comprensione dei processi aziendali approvati e diffondere la consapevolezza sui ruoli e sulle responsabilità dei dipendenti.
  • Gestione del cambiamento per una transizione senza soluzione di continuità dai processi aziendali obsoleti a quelli nuovi di zecca.
  • Modulo di formazione dei dipendenti per garantire che i nuovi dipendenti possano cogliere in modo efficiente le conoscenze e migliorare le proprie capacità.

Con Document360 puoi garantire che i processi aziendali siano chiari e coerenti, il che migliorerà indirettamente la produttività dell’intera organizzazione.

Via del Processo

Progettato per team coscienziosi, Via del Processo è un popolare software di documentazione dei processi che garantisce di migliorare le prestazioni del tuo team. Questo strumento intuitivo è utile quando è necessario documentare tutti i processi organizzativi principali in modo che tutti i dipendenti rimangano sulla stessa pagina.

Caratteristiche:

  • Trascina e rilascia l’editor per creare e aggiornare i modelli in pochi minuti.
  • Elenchi di controllo standardizzati con funzionalità come attività di interruzione, approvazioni e date di scadenza dinamiche per monitorare correttamente ciascun processo.
  • La funzione di aggiornamento automatico per aggiornare le liste di controllo una volta apportate le modifiche.
  • Una piattaforma centralizzata consente una facile collaborazione e ricerca di documenti.
  • Esperienza utente semplificata per offrire un processo di formazione più rapido.

Le aziende possono scegliere Process Street per documentare tutti i tipi di processi aziendali come il flusso di lavoro Git, la configurazione di nuovi clienti, l’onboarding dei dipendenti, le attività giornaliere e settimanali, lo screening dei candidati, la generazione di fatture e i processi di audit interno.

Heflo

Caratterizzato da un layout moderno e dal design professionale, Heflo è uno strumento di documentazione dei processi aziendali che consente di eseguire i processi in modo tale che i documenti vengano generati automaticamente. Grazie a Heflo, la collaborazione in tempo reale per progettare il processo aziendale è ora possibile in pochi clic.

Caratteristiche:

  • Supporto per la notazione BPMN 2.0.
  • Scarica la documentazione come immagine o esportala su una piattaforma diversa.
  • Editor WYSIWYG per formattare testi e disegni.
  • Categorizza i processi in librerie di query e elabora la documentazione in intestazioni di elementi per una corretta identificazione.
  • Definisci regole e integrazioni aziendali ed esegui l’ottimizzazione all’interno del nuovo ciclo BPM.

Sei libero di modellare, analizzare, mappare, ottimizzare, automatizzare e documentare i processi aziendali e scaricarli in diversi formati come PDF, Word, HTML ed Excel o esportarli in BPMN. Con la funzionalità di archiviazione cloud di Heflo è possibile accedere alla documentazione del processo da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Creativamente

Creativamente, una piattaforma di gestione del lavoro offre modelli di documentazione dei processi per semplificare il processo di documentazione dei processi aziendali. Ciò aiuta a elencare i processi aziendali eseguiti sistematicamente nella tua organizzazione.

Caratteristiche:

  • Ricca libreria di modelli personalizzabili per rappresentare diversi processi, flussi di lavoro del team, corsie e altro ancora.
  • Strumenti drag and drop per descrivere facilmente processi di documentazione complessi.
  • Importa report, screenshot e immagini necessari per creare un documento di processo completo.
  • Esporta tutti i tipi di dati da diverse piattaforme per un facile recupero e analisi.
  • Collega forme per creare strutture di navigazione all’interno e tra aree di lavoro per rimuovere incoerenze.

Dotato di interessanti funzionalità di documentazione, il software offre ricche librerie di forme e strumenti di creazione di diagrammi come diagrammi di flusso, mappe di flussi di valore, BPMN, mappe di processi, mappe di attività e altro ancora. Con Creately è possibile la collaborazione in tempo reale, necessaria per supportare il flusso di lavoro del team interfunzionale durante il processo di documentazione.

FlowShare

Scegliere FlowShare per creare interessanti documentazioni di processo e demo per tutte le applicazioni utilizzate dalla tua organizzazione. Più di 1.000 aziende hanno già creato guide approfondite per organizzare sessioni di formazione interattive per i propri dipendenti utilizzando questo strumento.

Caratteristiche:

  • Motore di tracciamento dinamico per catturare tutte le azioni e formare automaticamente una guida.
  • Cattura schermate e azioni come clic del mouse e scorciatoie.
  • Sfoca tutti i dati sensibili utilizzando lo strumento integrato.
  • Genera automaticamente descrizioni di testo, inclusi i nomi degli elementi: pulsanti, menu, schede, ecc.
  • Ritaglia in blocco screenshot e immagini per evitare attività ridondanti.
  • Esporta in formati come PDF, PPTX, DOCX, HTML, Demo interattivo, PNG, RPA, SCORM, xAPI, ecc.

FlowShare non solo ridurrà i tempi e gli errori che si verificano a causa dei processi manuali, ma consentirà anche alla tua organizzazione di adattare una procedura di documentazione standard. L’app ti consente di modificare rapidamente la documentazione esistente senza doverla recuperare nuovamente.

ProProf

Preferito da Dell, Sony, Cisco e altre importanti aziende, ProProf è un software di documentazione di processo che consente di importare file per creare rapidamente documenti e, se necessario, creare documentazione direttamente da zero.

Caratteristiche

  • Importa il contenuto da documenti Word o PDF direttamente nel documento
  • Aiuto sensibile al contesto per una comprensione olistica del gergo tecnico
  • Includi descrizioni comandi, popup e lightbox per fornire informazioni aggiuntive
  • Aggiungi immagini, video e infografiche per una migliore spiegazione del processo aziendale
  • Ricca libreria di caratteri, design e temi per l’estetica e il branding.

La piattaforma ProProfs ti consente di aggiungere immagini e video per una migliore spiegazione dei processi ai tuoi dipendenti e clienti. È dotato dell’editor WYSIWYG che ti consente di scegliere tra una gamma di opzioni di stile e formattazione del testo.

Ultime parole

Documentare i vari processi in corso nella tua organizzazione è fondamentale per evitare incoerenze nell’esecuzione delle operazioni e per presentare una tabella di marcia per i tuoi dipendenti e per i clienti. Ma ciò che è più importante è scegliere il miglior software per creare la documentazione per la tua azienda, poiché con il giusto software di gestione dei processi, vedrai una migliore crescita del business.

Le piattaforme elencate in questa guida sono state provate e testate da noi e si sono rivelate molto utili. Tuttavia, la scelta ideale per la tua organizzazione dipenderà esclusivamente dalle tue esigenze individuali.

Successivamente, software di automazione dei documenti per risparmiare ore di lavoro.