Trovi che il tradizionale metodo di organizzare riunioni online stia diventando obsoleto?
In effetti, molte applicazioni per riunioni virtuali non offrono sufficienti funzionalità per garantire un’esperienza fluida, soprattutto se si utilizza una semplice app per videochiamate.
Oggi, le riunioni online si riducono spesso a semplici videochiamate e interazioni di base, un approccio che non è il più efficace per la gestione di questi eventi.
Ci dovrebbe essere di più: strumenti per coinvolgere i partecipanti, per mantenere l’attenzione su ciò che conta e per poter rileggere le trascrizioni delle riunioni al fine di estrarne tutte le informazioni chiave.
Questa nuova prospettiva si è presentata quando ho scoperto Otter, una soluzione che sta rivoluzionando la gestione delle riunioni online. Rende l’intero processo comodo e senza interruzioni, permettendo di ottenere di più dalle riunioni virtuali senza dover fare uno sforzo eccessivo, grazie alle sue potenti funzionalità.
Se la cosa ti incuriosisce, scopriamo di più in questo articolo.
Le sfide delle riunioni online
La maggior parte degli strumenti che utilizziamo per gestire le riunioni online presentano diverse limitazioni riguardo alle azioni che possiamo compiere con essi.
È importante analizzare queste limitazioni per capire quali aspetti degli strumenti che utilizziamo o del nostro modo di utilizzarli necessitano di miglioramento. Va ricordato che non tutti i software hanno le stesse limitazioni, che possono variare da strumento a strumento.
Di seguito sono elencate alcune delle sfide più comuni che si incontrano durante le riunioni online:
Il limite di tempo di ogni riunione
Capita spesso di trovarsi nel bel mezzo di una riunione importante e di accorgersi che il tempo sta per scadere, soprattutto se si sta utilizzando il piano gratuito di una certa piattaforma. Questo può interrompere il lavoro e non dovrebbe mai accadere, né per motivi di lavoro né accademici.
Scarsa partecipazione dei partecipanti
Ti è mai capitato di avviare una riunione e notare che la maggior parte dei partecipanti non è coinvolta e non apporta valore? Potrebbe non essere del tutto colpa loro, perché il problema potrebbe risiedere nel modo in cui è condotta la riunione.
Inoltre, il software utilizzato potrebbe non avere gli strumenti di collaborazione adeguati per coinvolgere tutti.
Impossibilità di trascrivere la riunione
In ogni riunione che si tiene, emergono sempre argomenti che meritano di essere rivisti per comprenderne appieno il valore. La trascrizione delle riunioni aiuta proprio in questo, ma se il software per riunioni non offre questa funzione, si tratta di un’ulteriore sfida.
Impossibilità di condividere file durante la riunione
È prassi comune condividere file in modo collaborativo durante una riunione, per fornire riferimenti o spiegare argomenti in modo più approfondito. Anche se molti software per riunioni online offrono questa possibilità, esiste anche la possibilità che quello che si utilizza non fornisca tale funzionalità.
Ora, vediamo come possiamo superare queste sfide.
Come Otter risolve queste problematiche
Otter offre diverse soluzioni ai problemi, sia semplici che complessi, che incontriamo durante le riunioni online. Ad esempio, riferendoci alle sfide sopra citate, ecco come questo strumento le ha risolte:
Maggior efficienza in minor tempo
Utilizzare Otter non sarà un problema anche se il tuo software concede solo 40 minuti di riunione live al giorno. Questo perché Otter dispone di numerosi strumenti di produttività che faranno sembrare anche 40 minuti un lasso di tempo sufficiente. Potrai ottenere di più impiegando meno tempo.
Maggiore coinvolgimento di tutti i partecipanti
Puoi utilizzare le loro funzionalità di coinvolgimento per mantenere alta l’attenzione di tutti i partecipanti durante la riunione. Ad esempio, Otter registra e prende appunti automaticamente per tutti.
Ti permette anche di aggiungere note, commenti, evidenziazioni e di eseguire varie altre azioni nel pannello Takeaways.
Trascrizione delle riunioni in tempo reale
Non dovrai più assumere un trascrittore esterno se usi Otter, perché questa soluzione trascriverà in tempo reale tutto ciò che viene detto durante la riunione. Guarda com’è semplice:
Non ti perderai più argomenti importanti, perché ora potrai consultare la trascrizione ogni volta che vorrai.
Condivisione di file durante le riunioni live
Risparmia tempo e condividi file invece di spiegare argomenti complessi. Non dovrai più descrivere i riferimenti o accordarti in segreto per mostrare determinati documenti ai partecipanti. Con Otter, potrai condividere file con un semplice clic direttamente dall’interno della piattaforma.
Oltre a questo, scopriamo di più sull’offerta e sulle funzionalità di Otter.
Le funzionalità di Otter
Oltre ad essere una soluzione di trascrizione AI che offre trascrizioni di testo intelligenti e versatili delle tue riunioni, Otter fa molto di più.
Se sei un professionista impegnato in molte riunioni, o uno studente coinvolto in lezioni e presentazioni, questa soluzione è perfetta per te. Ti farà risparmiare innumerevoli ore e una grande quantità di energia ogni giorno.
Ecco alcune delle principali caratteristiche di Otter:
Integrazione del calendario
La dashboard di Otter rende semplice l’analisi di tutte le funzionalità. A partire dall’integrazione con il calendario, ti verrà suggerito di collegare il tuo account a Google Calendar non appena ti registri e accedi.
Attualmente supporta Google Calendar, Microsoft Calendar e iOS Calendar.
Formazione di un gruppo/team
Otter ti consente di invitare i tuoi contatti o di sincronizzarli direttamente da Google o Microsoft per unirsi a te su questa piattaforma. Una volta che sono entrati, puoi contattarli tramite la dashboard e formare un gruppo con tutti i membri o inviare loro un messaggio individualmente.
I gruppi sono un’ottima funzionalità collaborativa; ti consentono di condividere, modificare e rivedere note e trascrizioni. Sono utili anche per riunirsi prima di una riunione per discutere di punti specifici, se necessario.
Trascrizione live
Dopo aver premuto il pulsante di registrazione blu, sarai indirizzato alla pagina di trascrizione in tempo reale, dove lo strumento trasforma automaticamente il parlato in testo tramite l’IA, in diretta. Puoi mantenere attivo il pulsante di registrazione e passare ad altre pagine della dashboard senza interrompere il processo.
Una volta terminato, puoi tornare alla pagina e interrompere la registrazione quando possibile. Oltre alle riunioni virtuali, puoi anche registrare le riunioni di persona mantenendo attiva l’opzione di registrazione e lasciando che trascriva tutto ciò che viene detto.
Puoi integrare Otter con app per videochiamate come Zoom e Google Meet.
Caricamento file
Questa soluzione ti permette di caricare file dal tuo dispositivo al suo interno per trascriverli. Puoi caricare quasi tutti i file audio o video e attendere che il risultato della trascrizione venga restituito in pochi minuti.
Ciò è utile quando hai già una riunione o una presentazione in formato audio/video e desideri ottenere una versione testuale.
Piani tariffari di Otter
Otter ti consente di iniziare gratuitamente con il loro piano di base, che però presenta alcune limitazioni. Puoi consultare alcuni piani a pagamento per sbloccare più funzionalità.
Piano base
Puoi utilizzare il piano base di Otter senza alcun costo, perfetto per chi è alle prime armi e vuole farsi un’idea dello strumento. Ecco cosa offre questo piano gratuito:
Piano Pro
Il piano Pro è un passo avanti rispetto al piano base e offre più funzionalità che puoi utilizzare per $8,33 al mese. Ad esempio, ottieni tutte le funzionalità del piano base + queste aggiuntive:
- Importazione di file preregistrati
- Aggiunta e utilizzo di un vocabolario personalizzato
- Esecuzione di ricerche ed esportazioni avanzate
- Prova limitata di Otter Assistant per Zoom, Google Meet e Microsoft Teams
Piano Business
Il piano Business è più adatto ai piccoli team e alle organizzazioni che desiderano riunirsi come squadra e svolgere il lavoro in modo più produttivo. In questo piano, ottieni tutto ciò che offre il piano Pro + queste funzionalità:
- Versione completa di Otter Assistant per Zoom, Google Meet e Microsoft Teams
- Vari strumenti e funzionalità per la collaborazione di gruppo
- Assistenza prioritaria su richiesta
- Riepilogo della struttura (attualmente in versione BETA)
Piano Enterprise
L’ultimo piano è il piano Enterprise, più adatto alle grandi organizzazioni che richiedono un maggiore controllo e una maggiore sicurezza. Il prezzo di questo piano può essere conosciuto solo contattando direttamente l’azienda. In questo modo, saranno in grado di assisterti al meglio per quanto riguarda il piano più adatto alle tue esigenze.
Le funzionalità includono tutto ciò che offre il piano Business + le seguenti aggiuntive:
- Single Sign-On (SSO)
- Varie opzioni di pagamento
- Distribuzione a livello di organizzazione
Puoi saperne di più su ciascun piano visitando la loro pagina dei prezzi. Ora è il momento di imparare come iniziare ad usare Otter.
Come configurare Otter
Come detto in precedenza, iniziare con Otter è gratuito e semplicissimo. È disponibile per web, estensione Chrome, iOS e Android. Poiché la registrazione allo strumento web o il download delle app mobili sono molto semplici e intuitivi, useremo l’estensione di Google Chrome per questo esempio.
Passaggio 1: dal menu della home page, fai clic su “Download” e quindi su “Estensione Chrome”.
Passaggio 2: una volta aperto il Chrome Web Store, fai clic su “Aggiungi a Chrome”.
Passaggio 3: vedrai un popup che conferma le autorizzazioni dell’estensione. Clicca su “Aggiungi estensione” per continuare.
Passaggio 4: una volta installata, fissa l’estensione in alto.
Passaggio 5: clicca sull’estensione e vedrai un pulsante con la scritta “Apri Google Meet”, clicca su quello.
NOTA: la versione gratuita ti consente di connetterti a Google Meet solo utilizzando l’estensione di Chrome. Se desideri trascrivere le riunioni Zoom gratuitamente, dovrai caricare l’audio della riunione su Otter e trascriverlo successivamente. Per la trascrizione automatica, puoi considerare di passare a un piano a pagamento.
Passaggio 6: quando apri Google Meet, comparirà un popup che ti chiede di registrarti o accedere a Otter. Quindi, fallo se non l’hai ancora fatto.
Passaggio 7: ora verrà visualizzato un altro popup per consentirti di avviare la registrazione. Puoi fare clic sull’icona del profilo per ulteriori impostazioni.
Questi semplici passaggi ti permettono di iniziare a trascrivere le tue riunioni su Google Meet usando Otter gratuitamente.
Alternative ad Otter
Se ritieni che Otter non sia la scelta giusta per te, puoi optare per una di queste valide alternative.
Fireflies
Utilizzato da marchi come Uber e Nike, Fireflies è un ottimo assistente AI per le tue riunioni. Registra e trascrive automaticamente le tue riunioni e permette di effettuare ricerche nelle conversazioni vocali.
Offre molte opzioni di collaborazione per aiutare il tuo team ad ottenere il massimo da ogni riunione.
Inoltre, puoi integrare varie app, utilizzare la loro API per elaborare audio e chiamate e fare molto di più. Le integrazioni includono Slack, Zapier, Salesforce e Hubspot, tra molte altre.
Puoi iniziare a utilizzare questa soluzione gratuitamente, ma prima ti conviene partecipare al loro webinar per saperne di più sul potenziale dello strumento.
Verbit
Verbit offre una suite di strumenti strettamente legati alla trascrizione. Ad esempio, oltre alla trascrizione, offre sottotitoli in tempo reale, descrizioni audio, traduzioni e sottotitoli.
Inoltre, offre:
- Assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7
- 35.000 trascrittori umani
- Numerose integrazioni senza interruzioni
- Conformità legale
Questi sono solo alcuni degli aspetti principali, e ce ne sono molti altri da scoprire.
Tactiq
Come pubblicizzato dallo strumento, non ti perderai mai una parola quando Tactiq trascrive le tue riunioni su Google Meet e Zoom. È disponibile in più lingue ed è utilizzato da importanti organizzazioni, tra cui Shopify, Netflix e Twitter.
È ricco di funzionalità, ma allo stesso tempo mantiene le cose molto facili da usare. Nonostante le tante cose che puoi fare con questo strumento, riuscirai ad ambientarti rapidamente con l’interfaccia.
Conclusione
Con l’evoluzione della tecnologia, è una buona idea cercare di stare al passo coi tempi utilizzando le ultime innovazioni. La trascrizione delle riunioni online sembra essere una di queste ottime conseguenze della tecnologia.
Spero che Otter ti aiuti a rendere le tue riunioni più produttive, collaborative e convenienti. Puoi anche dare un’occhiata a un buon software per appuntamenti online per gestire le tue riunioni.