Fasi essenziali della gestione dei contratti da conoscere

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Le imprese, grandi e piccole, non possono funzionare senza accordi. I contratti concordano con le parti legalmente vincolanti creando, definendo e regolando i diritti e gli obblighi reciproci tra di loro.

I contratti sono stati utilizzati molto prima dell’industrializzazione e dell’esistenza di un’economia capitalista. Ai tempi dei re e dei loro imperi, gli accordi avrebbero deciso i termini dell’accordo e le parti erano tenute a mantenerli.

Con il passare dei decenni e il mondo che ha subito cambiamenti insormontabili, i fondamenti alla base dei contratti sono rimasti gli stessi. La gestione dei contratti è il processo di gestione dei contratti. Comprende la gestione degli accordi, dalla loro origine fino alla loro esecuzione da parte della parte prescelta e l’eventuale risoluzione del contratto.

Poiché i contratti stessi hanno molteplici sfaccettature, la gestione dei contratti ha introdotto vari livelli/fasi per rappresentare ogni aspetto dell’accordo. Elementi significativi della gestione dei contratti riguardano l’analisi delle prestazioni per massimizzare le prestazioni operative e finanziarie, identificando e mitigando anche i rischi finanziari e reputazionali sostenuti a causa del mancato rispetto dei termini contrattuali.

Fondamenti di gestione dei contratti

Per gestire il lavoro e le persone coinvolte in un contratto, il team deve comprendere chiaramente il lavoro, le risorse e il tempo necessari per completare il lavoro. Una chiara comprensione di tutti questi aspetti è alla base della gestione dei contratti.

Vantaggi della gestione dei contratti

  • La qualità del lavoro è mantenuta: l’intero processo di gestione del contratto mira a preservare la qualità del lavoro svolto. Garantisce che il lavoro venga svolto in modo efficiente nella giusta quantità di tempo e che le risorse siano utilizzate nel modo più conveniente. Garantisce che l’azienda ottenga il miglior rapporto qualità-prezzo da ogni contratto stipulato. Viene fatto identificando e mitigando i rischi finanziari e reputazionali.
  • Migliore controllo del progetto: la gestione del progetto è essenziale per gestire il lavoro durante la fase di avvio. Garantisce che il lavoro venga avviato correttamente.
  • Aumento delle entrate: quando viene implementata la gestione dei contratti, vengono generate entrate più elevate. Succede in due modi. In primo luogo, l’azienda può rimanere competitiva sul mercato e vincere più contratti. In secondo luogo, il lavoro svolto dall’azienda è di qualità superiore. Produce risultati di qualità superiore e l’azienda può addebitare un premio.

Gestione del contratto vs. Amministrazione contrattuale

L’ambito del Contract Management sussume l’intero ciclo di vita, dalla sua creazione, fino alla sua cessazione. Tuttavia, l’amministrazione dei contratti incorpora i processi che entrano nella progettazione dei contratti tra le due parti. Il ciclo di amministrazione del contratto termina quando il contratto viene concordato e firmato. Allo stesso tempo, la gestione del contratto inizia dopo la firma e termina con la risoluzione del contratto.

Gli amministratori del contratto hanno la responsabilità di garantire che entrambe le parti siano soddisfatte del contratto che hanno creato insieme. D’altra parte, i Contract Manager si assicurano che tutte le parti dell’accordo siano conformi a tutti i termini.

Fasi di gestione del contratto

Come accennato in precedenza, la gestione dei contratti è molto più della semplice firma degli accordi. Implica una serie di azioni che guidano e sviluppano processi per la gestione di ogni nodo dell’accordo. È possibile mantenendo tutto chiaro e completo nel contratto.

Fase di creazione

Sappiamo che la pianificazione gioca un ruolo cruciale nel successo di qualsiasi strategia. Un buon manager pianifica sempre il proprio progetto. La fase di creazione della gestione del contratto prevede la creazione di una tabella di marcia flessibile per affrontare alcune contingenze.

La fase di creazione è il primo passo nel lungo e completo percorso di gestione del contratto. In questa fase, valuti i bisogni e le risorse dell’azienda. Include il brainstorming sugli elementi critici della strategia contrattuale. Ciò mantiene tutti i passaggi successivi puntuali e a prova di errore e li rende pronti per le improvvisazioni durante gli imprevisti. Le caratteristiche che dovrebbero essere curate in fase di progettazione sono:

  • Le tipologie di contratto da gestire
  • Standard utilizzati negli accordi
  • Responsabilità per ogni fase
  • Requisiti per l’esecuzione ottimale del lavoro
  • Problemi/Colli di bottiglia per ogni passaggio e soluzioni successive
  • Risorse necessarie per l’attuazione della strategia contrattuale

La fase di creazione pone le basi per le seguenti fasi/livelli da seguire.

Fase di collaborazione

La fase di collaborazione segue la Creazione, attraverso la quale è stata costituita la fondazione di gestione dei contratti. Assiste principalmente nell’attuazione delle basi stabilite per contratti nuovi e freschi. Implica anche lo sviluppo di nuovi accordi tipici per situazioni quotidiane e noiose. La principale sfida che i gestori dei contratti devono affrontare in questa fase è la creazione di un’equazione che fornisca ciò che è necessario riducendo i rischi.

Il palcoscenico diventa il più facile per le situazioni quotidiane. Tutti i manager devono trovare il giusto tipo di contratto e inserire le informazioni pertinenti senza apportare modifiche o lievi modifiche al documento contrattuale. Tuttavia, il compito diventa complicato quando sono in discussione situazioni più complesse, nel qual caso viene preparato un nuovo record da zero, ottenendo conformità, standard e diritti. Una firma elettronica segue lo Stato pre-contatto per finalizzare il contratto.

Fase di firma

La fase di firma è il passaggio successivo più cruciale nella gestione dei contratti. È qui che provi a mettere in atto le strategie che hai pianificato nella fase precedente. È anche la fase in cui si distribuisce il software di gestione dei contratti per aiutare a eseguire le attività relative ai contratti. Il software è noto anche per la migrazione dei contratti con un repository centralizzato.

Il software di gestione dei contratti è uno strumento digitale che consente agli utenti di tracciare e gestire i contratti durante le varie fasi del loro ciclo di vita. Questo software consente inoltre alle aziende di rinnovare le notifiche, gestire la conformità, acquisire firme digitali e gestire modelli di contratto.

Un’altra caratteristica significativa della fase di implementazione è l’onboarding. È assicurato che ogni parte contraente comprenda la visione e gli obiettivi del contratto e del responsabile del contratto e sia anche a proprio agio con gli strumenti in uso.

Dopo il completamento della fase di attuazione, seguita dalla firma elettronica di entrambe le persone, arriva la fase di consegna, in cui si assicura che il contratto sia privo di errori e vizi. Ogni ruolo, responsabilità, traguardo e obiettivo è confermato.

Fase di monitoraggio

È quando tutti gli obiettivi descritti nei tuoi contratti prendono vita. È quindi anche la fase in cui dovresti prestare maggiore attenzione a tutti i termini stabiliti nell’accordo ed eseguirne un monitoraggio regolare per assicurarti che tutto stia accadendo come dovrebbe.

Il ruolo dei manager nella fase contrattuale è assicurarsi che tutto sia in ordine e secondo i termini previsti dal contratto. Sono responsabili dell’identificazione dei problemi e della predisposizione di sistemi di allerta precoce.

I manager possono trarre ispirazione dalla fase di pianificazione per questo. Si potrebbe elaborare un elenco correttamente ordinato di tutti gli elementi contrattuali da verificare e controllare. Non solo non lascerà incontrollata nessuna parte del contratto, ma sarà un modo rapido per trovare scostamenti tra gli elementi concordati e il lavoro eseguito.

Fase di rinnovamento

La fase di Rinnovamento non è essenzialmente una fase. Tuttavia, diventa opportuno prestarvi attenzione dopo la fase contrattuale. Ma i principi della Fase di Rinnovo dovrebbero essere applicati in tutte le località.

La fase di rinnovo nella gestione del contratto è principalmente una situazione nel ciclo di vita del contratto in cui decidi se vuoi riprendere il contratto o risolverlo. Poiché ci sono clausole penali o azioni inadempienti, in caso di mancato rispetto dell’accordo, diventa più importante considerare la fine del contratto in modo proattivo nelle altre decisioni contrattuali.

Il rinnovo implica la valutazione dell’esecuzione del contratto e diverse decisioni che includono il rinnovo e le modifiche del contratto, se necessario. Le parti interessate dovrebbero essere consapevoli delle date di cessazione e rinnovo e garantire che entrambe le parti abbiano tempo sufficiente per raccogliere informazioni prima che le decisioni vengano bloccate in un altro contratto.

Fase Post-Contratto

La fase post-contratto è la conclusione del contratto. Segue la risoluzione dei contratti. In questa fase, le pulizie garantiscono che tutto sia svolto correttamente, emettendo o pagando le fatture finali e archiviando i contratti.

Inoltre, molti gestori di contratto tendono a eseguire un’autopsia sui loro contatti per conoscere le cose da asporto per i prossimi contratti. Questo post mortem fornisce preziose informazioni e apprendimenti che sicuramente miglioreranno i risultati dei contratti futuri.

Conclusione

I contratti sono validi solo quanto la persona che li gestisce. Non importa quanto siano buoni i termini nei contratti, nessuna parte dei contratti porta a casa un buon affare se non adeguatamente affrontato. Pertanto, è fondamentale seguire le linee guida in modo disciplinato per ottenere il meglio dai tuoi contratti.

Puoi anche cercare dove trovare modelli di documenti legali per i tuoi contratti.

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