Essere circondati da una mente caotica può essere ciò che ti impedisce di raggiungere i tuoi obiettivi. Il metodo GTD (Getting Things Done) rappresenta un approccio efficace e strutturato per esternalizzare tutti i tuoi compiti e impegni, permettendoti di affrontarli con chiarezza. Se ti senti sopraffatto dalla tua lista di cose da fare, il metodo GTD potrebbe essere l’alleato ideale per ritrovare la calma e l’ordine. Questo sistema ti guiderà nel mettere a fuoco le priorità, liberando la tua mente dall’ansia di dover ricordare ogni piccolo dettaglio. Grazie alla sua flessibilità, il metodo GTD è adatto per gestire ogni tipo di attività, che si tratti di obiettivi personali, professionali o accademici.
Sommario:
Cos’è il metodo GTD?
Il metodo Getting Things Done (GTD), sviluppato dall’esperto di produttività David Allen, è un sistema snello progettato per migliorare la gestione del tempo. Al centro del metodo GTD c’è il raggiungimento di chiarezza e focus, memorizzando tutti i tuoi compiti e idee in un sistema esterno fidato, anziché cercare di ricordarli. Questo è fondamentale poiché le tue energie, la concentrazione, la capacità cognitiva e il tempo—le colonne portanti della produttività—sono tutte risorse finite.
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Utilizzando il metodo GTD, puoi smettere di preoccuparti di dover ricordare ogni piccolo dettaglio nella tua interminabile lista di cose da fare. Questo aiuta a eliminare il disordine mentale e lo stress, liberando la tua mente per concentrarsi sul lavoro effettivo. Il metodo GTD consiste in cinque passaggi fondamentali: Cattura, Chiarisci, Organizza, Rifletti e Impegnati. Esaminiamo più da vicino ciascun passaggio.
Passaggio 1: Cattura tutto in un sistema fidato
Il primo passo nel metodo Getting Things Done è catturare tutto—compiti, idee e impegni—da tutte le aree della tua vita in un sistema esterno fidato. Ciò significa raccogliere qualsiasi cosa che richieda la tua attenzione o che potrebbe essere utile in futuro non appena ti viene in mente. Ad esempio, possono essere idee casuali, promemoria di pagare le bollette, rispondere all’email di un collega o chiamare un amico.
Catturare non significa decidere immediatamente se qualcosa è eseguibile o organizzato; si tratta di liberare la mente dai compiti. Ho scoperto che cercare di ricordare tutto è una ricetta per il burnout. Instead, I write everything down without judgment, knowing I will review and organize later.
Ci sono molti strumenti di cui puoi fidarti per catturare i tuoi compiti, come email, software di gestione dei task o l’utilizzo di liste cartacee. Tuttavia, desideri un sistema esterno fidato che sia sempre a portata di mano. Poiché passo la maggior parte del mio tempo sul Mac, catturo e organizzo le mie liste di cose da fare in Apple Reminders, che si sincronizza anche con il mio iPhone. In questo modo, posso catturare rapidamente compiti e idee in movimento, sapendo che saranno al sicuro nel mio sistema fidato.
Passaggio 2: Chiarisci i tuoi compiti
Il passo successivo nel metodo GTD è elaborare ogni elemento catturato. Questo significa esaminare più da vicino tutto ciò che hai catturato, definire di cosa si tratta e determinare se è eseguibile o meno. Inizio a elaborare ogni compito determinando il suo risultato desiderato, poiché questo mi aiuta a capire cosa devo fare e perché.
Successivamente, mi chiedo, è questo elemento azionabile? Chiedere questo mi aiuta a decidere rapidamente cosa richiede la mia attenzione e cosa no. Se la risposta è no, cioè se il compito non è azionabile, lo gestisco in uno dei tre modi seguenti:
- Elimina se non è più pertinente o richiede la mia attenzione. Ad esempio, cancellare un incontro con un cliente se non sto più lavorando al progetto.
- Incuba se è un compito o un’idea futura su cui non devo lavorare al momento. Ad esempio, pianificare una vacanza per il prossimo anno.
- Riferimento se è qualcosa che devo mantenere, come citazioni da un articolo.
Se la risposta è sì (cioè se l’elemento è azionabile), ci sono tre possibili esiti dopo aver definito cosa devo fare:
- Fai se il compito può essere completato in meno di 2 minuti.
- Delega se qualcun altro può svolgere il compito.
- Rimanda l’elemento se sono la persona migliore per farlo e richiede più di 2 minuti.
Passaggio 3: Organizza i compiti in modo efficace
Quando ho iniziato a utilizzare il metodo GTD, ho capito che organizzare i miei compiti in modo efficace significava più che semplicemente elencare le cose da fare—si trattava di creare un sistema strutturato per tenere traccia di ogni impegno, progetto e idea.
Una cosa da notare è che alcuni compiti catturati possono richiedere diversi passaggi per essere completati. Nel metodo GTD, tali oggetti vengono chiamati Progetti. I progetti sono orientati agli obiettivi e necessitano di diverse azioni per essere completati, ad esempio, scrivere un articolo richiede diversi passaggi come ricerca, scrittura e editing.
Quindi, la prima cosa da fare è creare liste rilevanti per organizzare compiti eseguibili e non eseguibili. Ecco come organizzare gli elementi eseguibili in liste rilevanti:
- Usa i Progetti per raggruppare più azioni correlate che devono essere completate per raggiungere un risultato specifico. Ad esempio, una campagna sui social media per il lancio di un prodotto.
- Usa un Calendario per azioni specifiche nel tempo, come prenotare un incontro lunedì alle 9 del mattino, e azioni specifiche per il giorno, come ritirare il bucato sabato.
- Usa una lista di Azioni Future per i compiti rimandati (che non possono essere delegati e richiedono più di due minuti) che puoi fare il prima possibile. Ad esempio, elaborare idee per l’incontro con il cliente o rivedere il budget per il mese prossimo.
Utilizzo liste separate per elementi non azionabili. Ecco come organizzare gli elementi non eseguibili in liste rilevanti:
- Usa una lista Someday/Maybe per tenere traccia dei compiti che desideri fare in seguito ma che non sono urgenti ora, come imparare una nuova lingua.
- Usa una lista Waiting For per tenere traccia dei compiti che hai delegato.
- Usa una lista di Riferimento per memorizzare elementi non azionabili come articoli, appunti di riunioni e ricevute.
Passaggio 4: Rifletti regolarmente
Rivedere i compiti su base regolare è un passaggio cruciale nel metodo GTD che garantisce che rimanga sempre in cima alla mia lista di cose da fare e mantenga una mente chiara e organizzata. Questa pratica mi aiuta a catturare nuovi compiti, valutare quelli esistenti, vedere cosa ho realizzato e riprioritizzare i compiti, se necessario. Il sistema GTD raccomanda due tipi di revisioni:
Revisione giornaliera
Questa è una revisione rapida che faccio una volta al giorno, sia la sera che al mattino. Questa revisione mi aiuta ad avere una visione d’insieme di tutte le mie cose da fare e mi consente di aggiungere o rimuovere compiti dalle mie liste, se necessario.
Revisione settimanale
Questa è una revisione più completa che faccio una volta alla settimana. Dedico una o due ore a questa revisione per catturare compiti per la settimana successiva e valutare tutte le mie liste. Faccio la mia revisione settimanale la domenica, poiché mi aiuta a iniziare la settimana con una mente chiara e obiettivi concentrati.
In definitiva, le revisioni giornaliere e settimanali mi aiutano a mantenere una mente chiara e un piano organizzato. Riflettendo regolarmente, mantengo il mio sistema allineato con i miei obiettivi e garantisco che sia sempre pronto ad affrontare ciò che verrà.
Passaggio 5: Impegnati e porta a termine i tuoi compiti
L’ultimo passo nel metodo GTD di David Allen è portare a termine i compiti. Qui è dove tutta la preparazione porta a compimento mentre intraprendo con fiducia l’azione appropriata seguendo il mio piano. Tuttavia, per prendere la migliore decisione su cosa fare in un determinato momento, ci sono quattro criteri fondamentali da considerare:
Contesto
Qui valuto il mio ambiente per determinare se è adatto a un’azione specifica. Alcuni compiti possono essere eseguiti solo in contesti specifici—come fare telefonate quando sono alla scrivania o rispondere a email quando ho il mio laptop. Utilizzo le Etichette in Reminders per aiutarmi a ordinare i compiti per contesto, in modo da determinare più facilmente cosa posso fare in un dato momento.
Priorità
Qual è la cosa più importante che posso fare in questo momento? Alcuni compiti sono importanti ma non urgenti. In questo caso, potrebbe essere più vantaggioso concentrarmi sui compiti che hanno sia alta importanza che urgenza.
Tempo disponibile
Prima di immergermi in un compito, considero quanto tempo ho. Se ho un incontro tra 10 minuti, scelgo un compito veloce come rispondere a una mail breve piuttosto che iniziare un progetto che richiede concentrazione profonda.
Energia disponibile
I miei livelli di energia in un momento specifico mi aiutano a determinare se ho la capacità mentale e fisica per un compito particolare. Trovare il tuo cronotipo di sonno può aiutarti a determinare i tuoi momenti più produttivi della giornata e abbinare i tuoi compiti di conseguenza. Ad esempio, sono una persona mattutina (il cronotipo Leone), quindi programma i miei compiti più impegnativi all’inizio della giornata.
Questo approccio strutturato mi consente di rimanere coinvolto e produttivo durante il giorno, assicurandomi di muovermi costantemente verso le cose che contano di più.
Il metodo GTD è un sistema affidabile se frequentemente gestisci un alto volume di compiti e hai bisogno di definire azioni e priorità chiare. Sebbene possa sembrare opprimente all’inizio, implementare questo metodo può aiutarti a rimanere focalizzato e organizzato, portando infine a un aumento della produttività.
Riassunto: Il metodo GTD è un’efficace strategia che aiuta a gestire compiti e impegni, portando chiarezza e ordine mentale. Attraverso cinque passaggi fondamentali—Cattura, Chiarisci, Organizza, Rifletti e Impegnati—puoi affrontare le tue attività quotidiane con maggiore efficienza, riducendo lo stress e liberando la mente. Con questo sistema, puoi finalmente raggiungere i tuoi obiettivi in modo più produttivo.