La distribuzione di un file tramite Google Drive si rivela una soluzione eccellente per consentire a collaboratori e clienti di consultare documenti senza la necessità di scaricarli. Per garantire un accesso limitato nel tempo, è possibile programmare una data di scadenza automatica al momento della condivisione. Di seguito, la guida completa.
Attenzione: questa funzionalità è disponibile unicamente per i possessori di un account G Suite a pagamento, che agiscono in qualità di proprietari del documento. I destinatari della condivisione, invece, non necessitano di un abbonamento per visionare il file.
Come stabilire una data di scadenza per i file su Google Drive
Accedi a Google Drive tramite il tuo account G Suite. Clicca con il tasto destro sul documento che vuoi condividere, poi seleziona “Condividi” dal menu contestuale.
Inserisci gli indirizzi email di tutti i soggetti con cui vuoi condividere il file e poi clicca su “Invia”. Nel caso in cui l’invito sia indirizzato ad account Gmail, i destinatari verranno automaticamente inseriti nella lista di coloro che hanno accesso al file. Se invece l’invito viene inviato a indirizzi email di altro tipo, ogni destinatario riceverà una email con un link diretto al documento.
Ora, clicca nuovamente con il tasto destro sul file e seleziona di nuovo “Condividi”.
Nella schermata delle opzioni di condivisione, clicca sul link “Avanzate”.
Accanto ai dettagli di contatto di ciascun utente, vedrai l’icona di un timer. Clicca su di essa per impostare la data di scadenza desiderata.
A questo punto, usa il menu a tendina “Scadenza accesso” per scegliere un periodo di validità di 7 o 30 giorni, oppure per inserire una data di scadenza personalizzata.
Scegliendo l’opzione “Data personalizzata” si aprirà un calendario per una selezione più specifica.
Se vuoi stabilire una data di scadenza anche per altri utenti, fai clic sull’icona del timer relativa a ciascuno di essi. È necessario configurare individualmente la scadenza per ogni persona.
In conclusione, clicca su “Salva modifiche” per rendere effettive le modifiche apportate a tutti gli utenti.
È fondamentale tenere presente una limitazione: di default, chi riceve il file condiviso ha la facoltà di scaricarlo, stamparlo o copiarlo. Nel caso ciò accada, le copie rimarranno accessibili anche dopo la data di scadenza stabilita. Per evitare questo, puoi impostare l’autorizzazione a sola visualizzazione e attivare la funzione “Disabilita le opzioni per scaricare, stampare e copiare per commentatori e visualizzatori”. Tuttavia, questa opzione preclude la possibilità di apportare modifiche al documento.
In sintesi, se l’obiettivo è concedere un accesso temporaneo alla sola visualizzazione o commento di un documento, questa funzionalità si rivela particolarmente efficace.