Quando si collabora su un file di Fogli Google condiviso, può capitare che altri utenti inseriscano dati inaspettati o elementi che compromettono una formula. Per assicurarsi che tutti inseriscano solo i dati desiderati, è possibile predisporre un menu a tendina di convalida.
Creare un menu a tendina
Un menu a tendina è uno strumento efficace per garantire l’accuratezza dei dati inseriti in un modulo, un questionario o un foglio di calcolo. Consente agli utenti di inserire dati in modo rapido selezionando da un elenco predefinito.
Per iniziare, apri il tuo file di Fogli Google e seleziona le celle per le quali intendi attivare il menu a tendina.
Successivamente, accedi al menu “Dati” e scegli l’opzione “Convalida dati”.
Dal menu a tendina “Criteri”, scegli tra “Elenco da un intervallo” o “Elenco di elementi”.
Elenco da un intervallo: Utilizza valori presi da altre celle, sia nello stesso foglio sia in un foglio diverso. Ad esempio, per usare i valori delle celle da B1 a B9 del Foglio2, inserisci “Foglio2!B1:B9”. Puoi anche selezionare direttamente l’intervallo desiderato dal foglio.
Elenco di elementi: Crea un elenco digitando manualmente i valori, siano essi testo o numeri, separati da virgole (senza spazi). Questa opzione non permette di importare dati da altre celle.
In questo esempio, utilizziamo l’opzione “Elenco di elementi” e definiamo alcune opzioni numeriche.
Dopo aver definito i valori, assicurati che l’opzione “Mostra elenco a discesa nella cella” sia attiva, altrimenti i valori non saranno visibili nelle celle selezionate.
Puoi anche stabilire cosa succede quando qualcuno prova a inserire un valore non presente nell’elenco. L’opzione “Mostra avviso” permette l’inserimento di dati non validi, ma li segnala nel foglio. L’opzione “Rifiuta input”, invece, impedisce l’inserimento di dati non compresi nell’elenco.
Infine, con l’opzione “Mostra testo della guida di convalida” puoi fornire agli utenti un’indicazione sulle opzioni disponibili. Dopo aver attivato questa opzione, digita le istruzioni che desideri mostrare.
Clicca su “Salva” per confermare le modifiche.
Utilizzare il menu a tendina
Una volta configurato, gli utenti del foglio potranno cliccare sulla freccia a tendina nelle celle selezionate e scegliere un valore dall’elenco.
Se hai attivato l’opzione “Mostra testo della guida di convalida”, il testo da te inserito sarà visibile ogni volta che si selezionerà una cella convalidata.
Se qualcuno inserisce un valore non presente nell’elenco e hai attivato l’opzione “Mostra avviso”, il dato non valido sarà segnalato nella cella.
Passando il mouse sopra la cella, comparirà un messaggio che spiega il motivo della segnalazione.
Se, invece, hai selezionato l’opzione “Rifiuta input”, gli utenti visualizzeranno un avviso che indica l’impossibilità di inserire valori non compresi nell’elenco.
Per modificare o eliminare gli elementi del menu a tendina, vai a Dati > Convalida dati. Per rimuovere completamente l’elenco, clicca sul pulsante “Rimuovi convalida” in basso.
