Condividere il tuo calendario di Outlook è un’operazione semplice, ma il metodo con cui lo fai influisce sull’accessibilità per coloro con cui lo condividi. Vediamo come condividere il tuo calendario di Outlook, sia con persone interne che esterne alla tua organizzazione.
La procedura per condividere il tuo calendario di Outlook è simile sia che il destinatario appartenga alla tua organizzazione (ovvero, abbia lo stesso dominio email) o meno. Tuttavia, l’accesso al calendario condiviso varia leggermente, specialmente se la persona esterna non usa Outlook. Il processo rimane comunque intuitivo e ti guideremo passo dopo passo, così potrai aiutare chiunque abbia difficoltà ad accedere al tuo calendario.
Condivisione del Calendario con un Collega Interno
Se devi condividere un calendario con un collega della tua azienda, il procedimento è piuttosto diretto. Apri il tuo calendario in Outlook e seleziona “Home” > “Condividi calendario” > “Calendario”.
Se usi Outlook con più account, scegli il calendario dell’account che intendi condividere.
Nella finestra “Proprietà calendario”, sotto la scheda “Autorizzazioni”, vedrai chi ha attualmente accesso al tuo calendario. Di default, Outlook permette a tutti i membri dell’organizzazione di vedere quando sei occupato, ma non altri dettagli. Questa impostazione potrebbe essere stata modificata dal tuo team IT, quindi ci concentreremo sulla condivisione con un singolo individuo all’interno della tua organizzazione.
Per condividere il tuo calendario, clicca sul pulsante “Aggiungi”.
Si aprirà la tua rubrica, mostrando di default le persone della tua organizzazione. Seleziona il contatto con cui vuoi condividere il calendario e clicca “OK”.
Il contatto selezionato apparirà nella finestra “Autorizzazioni”. Avrà di default il livello di autorizzazione “Può visualizzare tutti i dettagli”, che puoi modificare secondo le tue esigenze.
Conclusa la configurazione, clicca “OK” per condividere il calendario.
Per visualizzare un calendario condiviso da altri, vai su “Home” > “Aggiungi calendario” > “Apri calendario condiviso”.
Nella finestra che si apre, inserisci il nome della persona che ha condiviso il calendario e clicca “OK”.
Il calendario sarà visibile nella sezione “Calendari condivisi” a sinistra.
Condivisione del Calendario con un Utente Esterno
Se desideri condividere il tuo calendario con una persona esterna alla tua organizzazione, la procedura è simile. Apri il calendario in Outlook e seleziona “Home” > “Condividi calendario” > “Calendario”.
Se usi Outlook con più account, seleziona il calendario dell’account che intendi condividere.
La finestra “Proprietà calendario” con la scheda “Autorizzazioni” mostra chi ha attualmente accesso al tuo calendario.
Clicca sul pulsante “Aggiungi” per condividere il calendario.
Si aprirà la rubrica. Nel menu a tendina “Rubrica indirizzi”, seleziona “Contatti”.
Ora vedrai tutti i contatti esterni della tua rubrica. Se il contatto esterno con cui desideri condividere il calendario non compare, devi prima aggiungerlo.
Seleziona la persona e clicca “OK”.
Il contatto selezionato verrà aggiunto alla finestra “Autorizzazioni”. Il livello predefinito è “Può visualizzare tutti i dettagli”, che puoi modificare. A differenza della condivisione con colleghi interni, non puoi concedere ad utenti esterni i permessi “Può modificare” o “Delegare”.
Clicca “OK” per condividere il calendario.
Il processo di accettazione dell’invito da parte del destinatario è leggermente diverso rispetto alla condivisione interna.
La persona con cui hai condiviso il calendario riceverà una email.
Cliccando su “Accetta e visualizza calendario”, la persona sarà indirizzata a Outlook.com e dovrà accedere con un account Microsoft, dove il calendario sarà visualizzabile.
Questa procedura è semplice, ma non è utile se il destinatario non usa prodotti Microsoft. Vediamo come aggiungere il calendario condiviso a Google Calendar, l’app di calendario più utilizzata, ma il procedimento è simile per altre app.
In fondo alla email si trova un link “questo URL”.
Clicca con il tasto destro sull’URL e seleziona “Copia percorso collegamento” (o il comando equivalente del tuo programma di posta).
Apri Google Calendar, clicca sui tre puntini accanto a “Aggiungi calendario” e seleziona “Da URL”.
Incolla l’URL copiato dall’email e clicca su “Aggiungi calendario”.
Il calendario apparirà nell’elenco “Altri calendari” a sinistra.
Questo nome predefinito non è molto intuitivo, soprattutto se hai più calendari condivisi. Per rinominarlo, posiziona il cursore sul nome, clicca sui tre puntini e poi su “Impostazioni”.
Modifica il campo “Nome” con il nome desiderato e clicca sulla freccia indietro accanto a “Impostazioni”.
Ora il nome del calendario sarà più semplice e leggibile.
L’URL copiato dall’email è un URL di calendario condiviso nel formato iCalendar (.ics), che nonostante il nome, non è legato ad Apple. Si tratta di un formato aperto per informazioni di calendario esistente da oltre 20 anni. Ogni app di calendario che usi supporta i calendari in formato .ics, quindi, anche se abbiamo descritto il processo per Google Calendar, il link dovrebbe funzionare anche con Apple Calendar, Yahoo! Calendar, Lightning per Thunderbird o qualsiasi altra app di calendario.