Outlook offre la possibilità di assegnare una data di scadenza alle email, sia quelle inviate che quelle ricevute. Quando la data stabilita viene superata, l’email assume un aspetto diverso e si possono sfruttare le funzioni integrate di Outlook per una gestione automatizzata delle email scadute.
È importante notare che le date di scadenza sono specifiche per le email e non si applicano agli eventi o alle attività del calendario, in quanto questi ultimi hanno già date dedicate per la loro gestione.
Come Definire una Data di Scadenza per un’Email
Per aggiungere una data di scadenza a un’email in fase di invio, è necessario accedere alla finestra delle Proprietà. Apri l’email e seleziona l’opzione Messaggio > Tag.
In alternativa, si può accedere alle Proprietà cliccando su Opzioni > Altre opzioni o File > Proprietà. Una volta aperta la finestra, attiva la casella “Scade dopo” e seleziona la data e l’ora desiderate.
Dopo aver scelto la data e l’ora, clicca su Chiudi per ritornare all’email. Non sarà visibile alcun indicatore che segnala l’aggiunta di una data di scadenza e l’email può essere inviata normalmente.
Per assegnare una data di scadenza a un’email ricevuta, apri l’email e scegli Messaggio > Tag (o File > Proprietà).
Si aprirà la finestra delle Proprietà dell’email. Anche se le opzioni per un’email ricevuta sono meno rispetto a quelle di un’email in fase di invio, è comunque possibile impostare la data e l’ora di scadenza.
L’Utilità della Data di Scadenza
Una volta impostata la data di scadenza, qual è il beneficio? Outlook sfrutta le date di scadenza in diversi modi per agevolare la concentrazione sugli aspetti più rilevanti. Le email scadute tendono ad essere meno urgenti di quelle ancora valide, per questo Outlook le formatta in modo distintivo.
Chi ha familiarità con le impostazioni di formattazione condizionale di Outlook, avrà sicuramente notato la regola “Elementi scaduti”.
Questa regola applica una formattazione specifica alle email scadute, visualizzandole con un testo grigio e barrato.
Questa formattazione aiuta a identificare immediatamente le email scadute, permettendo di concentrarsi prima su quelle più importanti. Se si invia un’email con data di scadenza, la stessa formattazione sarà visibile anche al destinatario che utilizza Outlook. Altri client di posta, come Thunderbird o le app web come Gmail e Yahoo! Mail, non gestiscono questa data.
Inoltre, è possibile aggiungere una colonna che mostri la data di scadenza di tutte le email in una cartella. Clicca con il tasto destro sull’intestazione della colonna e seleziona “Selettore campi”.
Scegli “Campi data e ora” dal menu a tendina e seleziona l’opzione “Scade”.
Trascina l’elemento “Scade” nella tua cartella per aggiungerlo alle colonne.
Quando si apre un’email scaduta, Outlook mostra un avviso nell’intestazione.
È possibile rispondere o inoltrare un’email scaduta. Tuttavia, se si prova ad inoltrarla, Outlook mostra un avviso.
Clicca su “Sì” per inviare l’email o su “No” per annullare l’azione.
Gestione delle Email con la Data di Scadenza
Le date di scadenza sono sfruttate anche da alcuni strumenti integrati di Outlook. Ad esempio, nell’archiviazione automatica è presente un’opzione per “Elimina gli elementi scaduti (solo cartella di posta elettronica)”.
Se questa opzione è attiva, l’archiviazione automatica eliminerà o sposterà, in base alle altre impostazioni, tutte le email la cui data di scadenza è stata superata. Questo è un metodo efficace per liberare la casella di posta dalle email non più utili.
Se non si desidera eliminare o spostare le email scadute, ma si preferisce non visualizzarle in Outlook, è possibile configurare le regole di sincronizzazione per evitare che vengano scaricate dal server Exchange.
Quando si crea il filtro di sincronizzazione, clicca sulla scheda “Avanzate” e poi sul pulsante “Campo”.
Seleziona Campi data/ora > Scade dal menu. Questo campo è disponibile anche in “Tutti i campi della posta” e “Tutti i campi della posta”.
Imposta “Condizione” su “il o prima” e “Valore” su “ieri”, quindi clicca su “Aggiungi a elenco”.
Questo filtro impedirà la sincronizzazione delle email scadute da ieri o prima, escludendole dalla visualizzazione in Outlook. Tuttavia, resteranno visibili nell’app web di Outlook.
Non è possibile impostare regole per aggiungere automaticamente date di scadenza alle email in arrivo o creare un’azione rapida per applicare una data di scadenza con un click. Tuttavia, è possibile impostare una data di scadenza automatica per tutte le email in uscita. Per farlo, clicca su File > Opzioni > Posta, individua la sezione “Invia messaggi” e attiva “Contrassegna le email come scadute dopo questo numero di giorni”.
Specifica il numero di giorni dopo i quali vuoi che i messaggi scadano e clicca su “OK”. Questa impostazione aggiungerà automaticamente una data di scadenza a tutte le email che invierai.
Le date di scadenza sono uno strumento utile per gestire le priorità e la casella di posta, rendendo meno evidenti i messaggi non più rilevanti e permettendo di utilizzare le funzioni di Outlook per eliminare o nascondere le email non più necessarie. È uno strumento prezioso per tenere sotto controllo la casella di posta.