Una lavagna Kanban è uno strumento comune per la visualizzazione delle attività. Potresti non conoscerlo per nome, ma probabilmente ne hai già usato uno e quasi sicuramente ne hai visto uno al lavoro o in TV. Diamo un’occhiata a come funzionano.
Una lavagna Kanban viene utilizzata per visualizzare il flusso delle attività dall’inizio alla fine. Nella sua forma più semplice, contiene tre colonne chiamate “Da fare”, “In corso” e “Fatto”. Per iniziare, metti le tue attività nella colonna “Da fare”, spostale nella colonna “In corso” mentre ci lavori e infine spostale nella colonna “Fine” quando hai terminato l’attività .
I tabelloni Kanban forniscono una rappresentazione visiva della gestione dei processi. In altre parole, ti consentono di vedere come procedono le tue attività.
Hanno avuto origine come parte di Kanban, un tipo di Produzione snella processo che è stato utilizzato nella produzione giapponese per decenni, ma è stato reso popolare principalmente in Nord America ed Europa come parte di software di gestione delle attività come Jira, Asana, Trello, e Planner. Se hai mai lavorato all’interno o intorno allo sviluppo di software, questo tipo di scheda ti sarà familiare.
In origine, le schede Kanban erano fisiche, ma nel tempo è stato creato un sacco di software Kanban. A differenza di molti processi che sono passati dal fisico al digitale – si pensi alla registrazione della musica, alla pianificazione del progetto e alla contabilità – è ancora molto comune avere schede Kanban fisiche, spesso in tandem con una copia digitale.
Se hai attraversato un ufficio e hai visto lavagne e pareti ricoperte di post-it disposti in colonne, probabilmente hai guardato una lavagna Kanban.
Da qualche parte su un server, normalmente ci sarà una rappresentazione digitale della stessa bacheca Kanban piena di Post It, che può sembrare strana. Perché tenere gli stessi dati in due posti, poiché duplicano semplicemente il lavoro di manutenzione?
Il motivo è abbastanza semplice: una lavagna Kanban è progettata per essere visiva e facile da usare, quindi avere una scheda fisica rende facile per un team vedere le attività e spostarle sulla lavagna. Ma una scheda fisica non va bene per l’analisi e il reporting dei dati, ed è qui che entra in gioco la versione digitale.
La versione digitale, sia in Jira, Trello, Asana, Planner o qualsiasi altro software, può anche essere visualizzata da qualsiasi luogo, il che la rende più utile per i team remoti o per gli stakeholder interessati che non siedono con il team e la loro scheda fisica.
Usare una lavagna Kanban non potrebbe essere molto più semplice. Aggiungi attività alla colonna Da fare e poi spostale (se è una bacheca fisica) o trascinale e rilasciale (se è una bacheca digitale) da una colonna all’altra. Di tanto in tanto, rimuovi le attività dall’ultima colonna Fatto e le metti dove preferisci, che si tratti di un archivio di attività completate o semplicemente del cestino.
Le bacheche Kanban possono avere tutte le colonne che desideri. È comune nei team di sviluppo software avere colonne per progettazione, sviluppo, test e documentazione, ad esempio. Spesso sono incluse colonne più esoteriche specifiche del processo, come “Fuzzing” (un processo in cui vengono immessi dati deliberatamente malformati per testare il software per la gestione degli errori e la sicurezza), “Pull” (è stata inviata una richiesta pull per spostare il codice in un ramo GitHub) e “Pre-Prod” (un pezzo di lavoro è stato spostato sul server di pre-produzione). Ma puoi usare qualsiasi colonna tu voglia in una lavagna Kanban, per qualsiasi tipo di processo.
Fare qualcosa spesso richiede più team e / o più flussi di lavoro. Le bacheche Kanban gestiscono questo utilizzando qualcosa chiamato “corsie di nuoto”. Mentre le colonne – Da fare, In corso, Fatto, ecc. – sono verticali, le corsie di nuoto sono barre orizzontali in cui è possibile separare le attività per una singola squadra o flusso di lavoro.
Nella maggior parte delle applicazioni Kanban, puoi anche codificare a colori le attività. Ciò ti consente di configurare la tua tavola con corsie di nuoto per le squadre e colori per i flussi di lavoro, o viceversa. Molti team sincronizzano i colori dei loro post-it con i colori utilizzati nelle loro lavagne digitali, motivo per cui così tanti uffici sono adornati con post-it multicolori, piuttosto che con un unico colore.
Kanban è un sistema molto flessibile che fornisce grandi quantità di personalizzazione per adattarsi a qualsiasi processo tu stia gestendo. Non importa se stai mettendo insieme un lancio spaziale multimiliardario a JPL o monitorare le faccende dei tuoi figli, Kanban può aiutarti a vedere le tue attività e mantenerti in carreggiata.