La gestione del tempo è fondamentale per le aziende al fine di ottimizzare la produttività. Monitorare le ore lavorate dai dipendenti è un passaggio indispensabile per garantire l’efficienza operativa di qualsiasi attività.
È qui che entra in gioco il software di gestione delle presenze. Questo strumento è particolarmente utile per i professionisti che lavorano a ore. Anche se per un singolo dipendente si potrebbe utilizzare un metodo manuale, con più persone diventa necessario avvalersi di un software dedicato.
L’obiettivo principale di un sistema di monitoraggio del tempo è quello di misurare la quantità di tempo necessaria per completare specifici incarichi. Le aziende possono fatturare con precisione ai clienti in base al tempo effettivamente dedicato a un progetto. Questi strumenti offrono anche funzionalità di registrazione digitale dell’orario di lavoro, permettendo di conoscere con esattezza le ore impiegate da ciascun dipendente.
Analizziamo ora nel dettaglio come un software di monitoraggio del tempo può effettivamente incrementare la produttività aziendale.
Cos’è un software di monitoraggio del tempo?
Un software di monitoraggio del tempo permette di tracciare le ore lavorate da ciascun dipendente e il tempo speso in specifiche attività. Alcuni strumenti offrono solo la funzionalità di orologio per registrare il tempo, mentre altri sono dotati di una suite completa per la gestione dei progetti. Questi ultimi sono particolarmente apprezzati da appaltatori, società di servizi professionali e liberi professionisti.
Nella maggior parte delle applicazioni di monitoraggio del tempo, l’utente deve avviare un timer all’inizio di un compito. Il timer registra il tempo dedicato a quell’attività fino a quando non viene interrotto manualmente.
Funzionalità
Esistono sul mercato software di monitoraggio del tempo che offrono set di dati aggiuntivi per aziende che mirano non solo a registrare il tempo ma anche a migliorare la produttività. I dati vengono inseriti nel sistema e poi approvati dal responsabile. Una volta approvati, vengono utilizzati per la fatturazione, l’elaborazione dei pagamenti e la creazione di report.
Un software di monitoraggio del tempo può notevolmente semplificare la gestione dei dipendenti e dei pagamenti da parte delle risorse umane.
Le funzionalità variano da strumento a strumento. Alcuni software registrano anche l’attività della tastiera e del mouse dei dipendenti durante l’orario di lavoro. L’integrazione di un sistema di localizzazione GPS permette anche di monitorare gli spostamenti dei dipendenti, richiedendo loro, in alcuni casi, di scattare un selfie all’inizio e alla fine della giornata lavorativa.
Il geofencing è un’altra funzionalità utile, che invia un avviso ogni volta che un dipendente si trova nei pressi del luogo di lavoro o lo abbandona. In questo modo, l’orario di entrata e uscita viene registrato automaticamente in base alla posizione geografica.
Alcune app per la gestione delle presenze supportano anche funzioni di reportistica e gestione dei progetti.
Dopo questa panoramica sul software di monitoraggio del tempo, scopriamo come può aiutare le aziende.
In che modo un software di monitoraggio del tempo aiuta le aziende?
Ogni software di monitoraggio del tempo include diverse funzionalità, che lo rendono uno strumento utile per aziende di tutte le dimensioni, dalle piccole alle grandi.
Ogni azienda desidera che i propri dipendenti lavorino in modo efficiente. Capita spesso, infatti, che alcuni dipendenti passino il tempo alla scrivania senza svolgere attività lavorative. Un software di monitoraggio del tempo può risolvere questo problema, consentendo di tracciare il tempo impiegato da ciascun dipendente per completare ogni compito.
Inoltre, questi strumenti eliminano la noiosa attività di tenere un registro manuale degli orari di entrata e uscita. Con la registrazione dell’attività di tastiera e mouse, il manager può facilmente capire se un dipendente sta lavorando o sta navigando in internet.
I report dettagliati sul lavoro svolto dai dipendenti semplificano il processo di pagamento, sia per i dipendenti a tempo pieno che per i collaboratori esterni. Questo è uno dei principali vantaggi di un software di monitoraggio del tempo.
È evidente che ci sono molteplici applicazioni per ogni software di monitoraggio del tempo. Se l’obiettivo è mantenere la disciplina e incrementare la produttività, l’implementazione di questi strumenti è un passo necessario.
La vasta offerta di software per il monitoraggio del tempo dei dipendenti può rendere difficile la scelta. Una delle domande più frequenti è: “Qual è il miglior software di localizzazione GPS in tempo reale?”. Ecco dunque una risposta a questa domanda.
Presentiamo una lista dei migliori software di monitoraggio del tempo disponibili sul mercato per incrementare la produttività.
Jibble
Jibble è un software avanzato per il monitoraggio del tempo tramite GPS. Permette di impostare geofence per controllare la presenza dei dipendenti in base alla loro posizione. I manager possono verificare i record di entrata e uscita dei membri del team in base alla loro posizione.
Jibble offre una caratteristica importante: le restrizioni di geofence impediscono ai dipendenti di effettuare il check-in se si trovano al di fuori dell’area di lavoro assegnata. Jibble consente ai manager di controllare dove lavorano i propri dipendenti, con dettagli su chi sta lavorando dove e quante ore ha lavorato in un determinato sito.
Jibble aiuta le aziende di vari settori a monitorare il tempo per progetti, presenze e pagamenti. Inoltre, è disponibile anche la funzione di riconoscimento facciale.
Hubstaff
L’app Orologio GPS di Hubstaff è una soluzione completa per il monitoraggio del tempo. Si tratta di uno strumento leggero e gratuito che include gestione dei progetti, monitoraggio del tempo e acquisizione di screenshot. L’interfaccia di Hubstaff è semplice e intuitiva, facilitando l’accesso e il monitoraggio delle ore lavorate.
Hubstaff include una funzionalità di budgeting, permettendo di impostare un limite massimo di ore lavorabili per ciascun dipendente, impedendo il superamento di tale limite.
Quando sono coinvolti più dipendenti in un progetto su larga scala, diventa difficile capire come viene utilizzato il tempo. In questi casi, Hubstaff si rivela molto utile. Gli screenshot forniscono informazioni dettagliate sull’attività di ciascun dipendente. È possibile verificare anche le applicazioni utilizzate e la cronologia di navigazione durante l’orario di lavoro.
Hubstaff supporta diverse integrazioni con strumenti di gestione dei progetti come Basecamp e Asana. Inoltre, è possibile integrarlo con piattaforme di fatturazione come PayPal e QuickBooks.
Clockify
Con Clockify, non è più necessario utilizzare un cronometro per tracciare il tempo. Clockify è una semplice app per la gestione delle presenze con tracciamento GPS in tempo reale. È uno strumento perfetto per chi lavora da remoto. La particolarità di Clockify è la sua disponibilità su diverse piattaforme, da Windows e Linux a Android e iOS.
La funzione di monitoraggio dei progetti permette di tenere sotto controllo l’avanzamento di un’attività. Con questo strumento, è possibile passare dal monitoraggio automatico a quello manuale del tempo lavorato dai dipendenti. Tra le altre funzionalità, Clockify offre obiettivi e promemoria, arrotondamento del tempo, blocco della scheda attività e report personalizzati.
I report sui dipendenti possono essere generati in diverse forme: report di riepilogo, report settimanale o report dettagliato, permettendo di monitorare facilmente la produttività. Le dashboard mostrano in quali attività viene impiegato il tempo e dove ci sono sprechi.
Workstatus
Workstatus è un’app per il monitoraggio remoto, per controllare dove stanno lavorando i tuoi dipendenti e come migliorare la produttività. Puoi usare qualsiasi dispositivo per tenere traccia degli orari di lavoro.
I dipendenti possono utilizzare diversi dispositivi per registrare l’orario di inizio e fine lavoro. È possibile scoprire il tempo totale speso in attività o progetti. Le aziende possono determinare il tempo totale lavorato da un dipendente in una settimana o un mese. Prima di approvare i pagamenti, i manager possono controllare le schede attività per verificarne l’accuratezza.
Workstatus permette di risparmiare tempo eliminando il monitoraggio manuale. L’app semplifica l’elaborazione delle paghe e fornisce report dettagliati sul lavoro svolto da ciascun dipendente, aiutando a migliorare la produttività.
Tra le altre funzioni di Workstatus ci sono: limiti di budget e orari, miglioramento dell’efficienza con percorsi ottimizzati e registrazione automatica della presenza.
Timeero
Timeero è un software per il tracciamento del tempo tramite GPS che monitora ore, posizione e persino i chilometri percorsi dai dipendenti. La generazione di report è molto semplice. Il geofencing permette di registrare automaticamente l’entrata e l’uscita dei dipendenti. Con Timeero, è possibile tenere traccia di tutto, dall’orario di lavoro alle pause.
Timeero fornisce una traccia dettagliata della posizione di ciascun dipendente, permettendo di controllare dove si trova in tempo reale e dove è stato in passato. In caso di uscita dai confini stabiliti, si ricevono avvisi.
Timeero permette un tracciamento preciso della posizione con timestamp. È possibile assegnare ai dipendenti un luogo specifico per completare un’attività e ricevere avvisi nel caso in cui se ne allontanino.
Un’altra importante funzione di Timeero è il monitoraggio dei chilometri percorsi. In questo modo, è possibile pagare i dipendenti in base ai chilometri effettivamente percorsi, eliminando qualsiasi dubbio su spese non giustificate. Con il tracciamento GPS, si può vedere il percorso fatto e la distanza percorsa.
QuickBooks Time
QuickBooks Time facilita la gestione di team di dipendenti, sia che lavorino in ufficio che fuori sede. Il monitoraggio del tempo tramite GPS rende semplice controllare la forza lavoro. È possibile sapere dove stanno lavorando i dipendenti e verificarne gli orari.
QuickBooks Time traccia la posizione dei dipendenti dopo il check-in. Il tracciamento si interrompe una volta che il dipendente esegue il check-out. È possibile pianificare la distribuzione della forza lavoro assegnando ai lavori i dipendenti più vicini alla posizione. Il rimborso spese e la gestione delle tasse è resa efficiente grazie al tracciamento dei chilometri.
Il monitoraggio del tempo tramite geofencing è molto preciso e ricorda ai dipendenti di effettuare il check-in e il check-out. I manager possono vedere sulla mappa quali dipendenti stanno lavorando su ogni sito. Questo non solo migliora la produttività, ma incrementa anche la responsabilità.
QuickBooks è lo strumento ideale per lavoratori da remoto, aziende di servizi, lavoratori edili, aziende con dipendenti in luoghi diversi e dipendenti mobili.
Timesheet Mobile
Timesheet Mobile è un altro strumento per la gestione efficiente della forza lavoro. Offre il rilevamento del tempo tramite geofence e una funzione di timbratura automatica per il check-in e il check-out in automatico dei dipendenti sui siti di lavoro durante l’orario lavorativo. È possibile impostare facilmente i programmi per tutti i dipendenti dall’app. In caso di modifiche del turno, i dipendenti ricevono una notifica.
L’elaborazione delle paghe e il budgeting sono semplificati grazie a report dettagliati. Con le liste di controllo dei progetti, la gestione del lavoro diventa più efficiente. Quando un’attività viene completata, si riceve una notifica. Timesheet Mobile semplifica anche il monitoraggio dei progetti.
Timesheet Mobile offre anche uno spazio di messaggistica per il team, in cui i dipendenti possono discutere di questioni di lavoro. Inoltre, visualizzare la disponibilità dei dipendenti è semplice, potendo impostare quando sono in malattia, in vacanza o non disponibili.
TimeTrakGo
Dimentica i fogli di presenza scritti a mano con TimeTrakGo. TimeTrakGo è un software di monitoraggio del tempo tramite GPS. Non importa se i dipendenti lavorano in un unico posto o in diverse sedi, con questo strumento è possibile tenere traccia di tutto. TimeTrakGo è uno strumento semplice ed efficace per la gestione della forza lavoro.
Trovare errori negli orari di lavoro dei dipendenti è molto facile. È possibile visualizzare report in tempo reale dei dipendenti su una mappa interattiva con le transazioni di timbratura. I dati relativi alla timbratura sono georeferenziati con informazioni sulla posizione GPS, e i dipendenti possono timbrare da qualsiasi dispositivo.
TimeTrakGo offre un’interfaccia semplice e intuitiva per gestire la forza lavoro in modo produttivo. È possibile gestire tutto digitalmente, eliminando la necessità di gestire i dati manualmente.
Justworks Hours
Justworks Hours è una soluzione completa per aziende di tutte le dimensioni. Con questo strumento, il monitoraggio del tempo dei dipendenti è molto semplice. Per la gestione del tempo, è possibile fare affidamento su funzioni come la gestione dei turni, gli avvisi automatici tramite mobile e il geofencing.
Lo strumento fornisce molte informazioni utili per calcolare le buste paga e le fatture, inclusi straordinari, orario di lavoro regolare e pause. Grazie all’automazione, non ci si deve preoccupare di imprecisioni o errori.
Non importa se i dipendenti lavorano da remoto o nello stesso ufficio, i manager possono facilmente tenere traccia delle ore di lavoro. Le operazioni di timbratura sono semplificate, potendo essere eseguite da qualsiasi dispositivo. È possibile sincronizzare il software di gestione delle paghe con Justworks Hours per la gestione di fatture e pagamenti. Questo è un altro strumento utile per la gestione produttiva della forza lavoro.
Conclusione
Se si vuole incrementare la produttività e tenere traccia dell’orario di lavoro dei dipendenti, un software di monitoraggio del tempo è la soluzione ideale. Gli strumenti presentati non solo migliorano la produttività della forza lavoro, ma permettono anche di ridurre il tempo sprecato.
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