Per secoli, i documenti hanno rappresentato un elemento essenziale per ogni tipo di attività. Con la crescita delle aziende, la documentazione aziendale è aumentata esponenzialmente, diventando sempre più complessa.
Per gestire efficacemente i documenti, le aziende devono categorizzarli e ordinarli in modo preciso. Altrimenti, potrebbero emergere difficoltà per il personale.
In questo contesto dinamico, l’esistenza di un software per l’automazione dei documenti rappresenta una risorsa preziosa.
L’automazione dei documenti è resa possibile grazie a tecnologie avanzate che trasformano il modo in cui le aziende gestiscono la documentazione, semplificando i processi manuali, spesso laboriosi e dispendiosi in termini di tempo.
Tuttavia, di fronte a numerose opzioni disponibili, scegliere quella più adatta alla propria azienda può richiedere tempo. Alcune soluzioni offrono funzionalità diverse, mentre altre sono personalizzate per particolari tipologie di utenti.
Ad esempio, le esigenze di automazione dei documenti di un team di vendita sono diverse da quelle di uno studio legale, e ognuno trarrebbe vantaggio da una soluzione pensata per la propria routine quotidiana.
Questo articolo esplorerà i migliori software di automazione dei documenti, illustrando come questi possono far risparmiare ore preziose.
Cos’è l’automazione dei documenti?
L’automazione dei documenti si avvale di programmi e software per generare documenti elettronici con un intervento umano minimo.
Questo tipo di automazione aiuta a gestire i flussi di lavoro, inclusi la scansione, l’archiviazione, l’estrazione, l’acquisizione dei dati e la classificazione dei documenti.
Gli utenti creano dei modelli nel software di automazione, che specificano come aggiungere, modificare o rimuovere documenti in base a input specifici.
L’automazione dei documenti può riguardare:
- Elaborazione dei documenti: estrae informazioni utili da vari documenti, le convalida e le trasforma in dati arricchiti per l’utente finale. Ogni fase del ciclo di vita del documento viene gestita durante l’elaborazione.
- Produzione di documenti: utilizza dati già raccolti come input per generare proposte, contratti, lettere commerciali, fatture e altri documenti.
Perché le aziende hanno bisogno dell’automazione dei documenti?
Le aziende si trovano a dover gestire una grande quantità di documenti cartacei, il cui trattamento in modo inefficiente può risultare costoso.
L’automazione rende l’elaborazione dei documenti più accessibile e conveniente. Ecco alcune ragioni per cui le aziende dovrebbero considerare l’automazione:
Riduzione del lavoro ripetitivo
L’automazione dei documenti diminuisce il tempo e l’impegno richiesto ai dipendenti per le procedure ripetitive. La scansione, l’estrazione dati, la classificazione, l’indicizzazione e l’archiviazione sono fondamentali per l’efficienza aziendale. L’automazione si occupa di tutto ciò, e molto altro.
Elaborazione più rapida dei documenti
L’utilizzo di modelli personalizzati può velocizzare le pratiche burocratiche e semplificare il processo di elaborazione. Questo aiuta a definire una procedura documentale che tutti i dipendenti possono seguire, ottimizzando tempo e risorse.
Minore tasso di errori
I documenti creati manualmente possono richiedere operazioni di copia-incolla o contenere errori che richiedono correzioni multiple, con un notevole dispendio di tempo e risorse umane.
L’automazione avanzata dei documenti può eliminare o ridurre notevolmente questi errori. I modelli predefiniti e le tecnologie basate sull’intelligenza artificiale, che facilitano l’acquisizione dei dati, garantiscono l’ottenimento delle informazioni necessarie e avvisano il personale in caso di dati mancanti.
Risparmio economico
Le aziende che automatizzano la creazione dei documenti beneficeranno di una riduzione dei costi. L’automazione può diminuire notevolmente i costi totali, inclusi quelli legati alla stampa, alla creazione di archivi fisici e migliorare il controllo amministrativo.
Miglioramento delle interazioni con clienti e partner commerciali
Solide relazioni tra dipendenti, fornitori e clienti sono fondamentali per il successo di ogni organizzazione. La creazione manuale di documenti, soggetta a errori, ritardi e incongruenze, può compromettere tali relazioni.
L’accesso online ai documenti rende più semplice e sicuro lavorare con numerosi fornitori e raggiungere un numero maggiore di clienti. La facilità di consultare i documenti ovunque e in qualsiasi momento favorisce interazioni più efficaci e contribuisce a creare esperienze personalizzate per i clienti.
Maggiore sicurezza e privacy
I sistemi di automazione dei documenti sono dotati di aree di archiviazione digitale integrate con le autorizzazioni di accesso necessarie per prevenire la perdita di documenti e migliorare la sicurezza dei dati.
Settori come quello legale e sanitario possono proteggere i dati sensibili da perdite e violazioni grazie a software di automazione dotati di ulteriori misure di sicurezza.
Perché l’automazione è più efficiente dell’elaborazione manuale?
Se produci frequentemente gli stessi tipi di documenti, come contratti, fatture o report mensili, potresti aver riscontrato i seguenti problemi:
- È necessario molto tempo e impegno per raccogliere manualmente i dati da fonti diverse, effettuare calcoli complessi e creare visualizzazioni.
- È difficile assicurare l’assenza di errori nei documenti, anche dopo aver dedicato ore (o giorni) alla loro revisione.
Il software di automazione dei documenti risolve questi problemi, permettendo di raccogliere automaticamente i dati da fonti diverse e di organizzarli come desideri.
In questo modo, puoi generare qualsiasi report in pochi secondi, assicurandoti che tutte le informazioni siano accurate e prive di errori.
Caratteristiche
# 1. Accesso via web
In un’epoca in cui internet è così diffuso, è fondamentale che gli utenti possano accedere ai propri documenti da qualsiasi luogo. I software di automazione basati sul web offrono accesso rapido e semplice a file e cartelle, e includono:
- Accesso tramite dispositivi mobili per visualizzare o modificare documenti.
- Archiviazione dei documenti nel cloud.
- Condivisione di cartelle o file singoli con altri utenti.
#2. Drag and drop
La funzionalità drag-and-drop è essenziale in qualsiasi sistema di automazione dei documenti. Permette di spostare facilmente i file da una posizione all’altra o anche da un’applicazione all’altra.
#3. Ricerca documenti
Ogni utente gestisce un gran numero di file. La capacità di effettuare ricerche rapide, anche con poche lettere del termine di ricerca, è fondamentale. I software di automazione dei documenti aiutano a organizzare l’archiviazione, facilitando il recupero dei documenti quando necessario.
La funzione di ricerca permette agli utenti di trovare facilmente il materiale archiviato.
#4. Versioni dei documenti
Il controllo delle versioni è un’altra caratteristica fondamentale. Gli utenti possono accedere a versioni precedenti dei documenti, confrontarle e, se necessario, ripristinare una versione precedente.
#5. Blocco file
Il blocco dei file è una componente cruciale del software. Gli utenti non possono modificare un file bloccato finché la persona che lo ha bloccato non lo sblocca.
#6. Visualizzatore ed editor integrati
La visualizzazione e la modifica dei documenti avvengono direttamente all’interno del software, senza la necessità di scaricarli o aprirli in una nuova finestra. Questo consente di risparmiare tempo, evitando di dover passare da una scheda all’altra o da un programma all’altro.
Quando il software rileva modifiche apportate da altri utenti, blocca il file e lo sblocca una volta completate le modifiche.
#7. Valutazione e condivisione
Un buon software di automazione dei documenti permette agli utenti di condividere documenti in modo sicuro e pratico.
Un sistema di valutazione può consentire agli utenti di assegnare un valore numerico a ogni documento, utilizzando una scala predeterminata. Questo aiuta a tenere traccia dei documenti apprezzati dai dipendenti e di quelli che richiedono modifiche.
#8. Privilegi di file e cartelle
Qualsiasi software di automazione dei documenti deve includere la gestione dei privilegi di file e cartelle. È possibile controllare le azioni che il team può effettuare sui documenti, concedendo permessi di modifica.
#9. Collegamento di documenti
Il collegamento di documenti, file o altre fonti di dati permette di accedervi da un’unica posizione.
Questa funzione consente di collegare un documento a qualsiasi altro record pertinente nel software, o di accedere a una copia da un’altra posizione.
# 10. Gestione intelligente dei contenuti
I migliori sistemi si aggiornano automaticamente su tutti gli account e le fonti di dati, modificano modelli, creano flussi di lavoro su misura e applicano regole che garantiscono accuratezza, conformità e standard aziendali.
Alcune piattaforme offrono funzioni di automazione in batch, che permettono di generare centinaia o migliaia di presentazioni, dichiarazioni, report e altri documenti contemporaneamente. Questo permette ai venditori di produrre documenti tecnici personalizzati per specifici segmenti di clienti.
Per aiutarti a navigare tra le numerose opzioni disponibili, abbiamo creato un elenco delle soluzioni più utilizzate, con una breve panoramica delle loro caratteristiche principali.
DocuPilot
Docupilot è un software di automazione dei documenti facile da usare e adattabile. Consente di creare documenti utilizzando dati e modelli. Il generatore di documenti integrato permette di creare modelli personalizzati.
I documenti creati possono essere inviati via email o tramite servizi come Dropbox, Zapier e Docusign.
Caratteristiche:
- Modelli predefiniti: Docupilot offre modelli predefiniti per generare preventivi, accordi, fatture e altri documenti.
- Integrazione: Il software può essere collegato a diverse fonti di dati come CRM, moduli, database online, sondaggi e risorse umane.
- Sicurezza: I documenti possono essere protetti con password e crittografia, garantendo la privacy dei clienti e la loro fiducia.
- Flusso di lavoro automatico: Docupilot semplifica alcuni dei flussi di lavoro documentali più complessi, evitando di dover ripetere l’inserimento dei dati ogni volta che si crea un documento.
DocuPilot si distingue per il suo costo relativamente basso, che lo rende più accessibile.
airSlate
airSlate è un’applicazione cloud all-in-one che gestisce ogni fase dell’automazione dei documenti, dalla generazione del flusso all’analisi dei processi. È un’utilità senza codice.
L’uso dell’app può ridurre della metà il personale necessario per l’elaborazione manuale dei documenti.
Caratteristiche:
- Flow Creator: L’interfaccia utente drag-and-drop permette di creare una rappresentazione visiva del flusso di lavoro del documento.
- Firma elettronica: È possibile aggiungere facilmente firme elettroniche legalmente vincolanti a moduli digitali, sondaggi, documenti e altri contenuti.
- Sondaggi online: La funzione sondaggi online consente di creare sondaggi pubblici, documenti di test delle app beta e questionari.
- Automazione robotica dei processi: I processi possono essere automatizzati utilizzando i bot di airSlate, senza scrivere codice.
airSlate offre una vasta libreria con migliaia di modelli di automazione dei documenti per la maggior parte dei settori.
PandaDoc
PandaDoc permette di creare, modificare e firmare documenti in un’unica piattaforma.
Che tu abbia bisogno di software per la firma elettronica, proposte automatizzate, strumenti di vendita e marketing o elaborazione sicura dei documenti, PandaDoc offre gli strumenti necessari per velocizzare il tuo flusso di lavoro e ottenere firme sui documenti in tempi rapidi.
Per garantire una gestione dei documenti senza interruzioni attraverso varie piattaforme digitali, PandaDoc si integra facilmente con oltre 30 app.
Caratteristiche:
- Drag and drop: Offre opzioni predefinite per trascinare e posizionare elementi nei documenti, basate sulla categoria anziché sulla funzione dei modelli.
- Firma digitale: Permette di firmare digitalmente i documenti, eliminando la necessità della carta.
- Produzione di documenti: Gli utenti possono creare qualsiasi tipo di documento, inclusi contratti commerciali, proposte e offerte.
- Archivi record: Una volta creato il documento, è possibile classificarlo e registrarlo nell’archivio.
I clienti apprezzano la flessibilità dei modelli di PandaDoc, così come la funzione di monitoraggio e analisi dei documenti.
Crove
Crove permette di progettare e automatizzare tutti i documenti aziendali. Con il suo editor di documenti, aiuta ad automatizzare tutti i tipi di documenti. È possibile aggiungere variabili, condizioni logiche, formule excel e firme elettroniche.
Crove centralizza le operazioni sui documenti, eliminando la necessità di strumenti non indispensabili. La libreria di modelli integrata va oltre la semplice automazione.
Caratteristiche:
- Calcoli: È possibile utilizzare formule matematiche per eseguire calcoli direttamente nei campi dei documenti.
- Moduli: Permette di creare sondaggi personalizzati, includere la logica per nascondere o mostrare domande e consentire a chiunque di creare documenti rispondendo alle domande.
- Anteprima rapida: È possibile compilare il questionario e visualizzare i documenti in tempo reale.
- Pubblicazione moduli: I moduli possono essere pubblicati tramite un URL pubblico, permettendo a chiunque di creare documenti rispettando le restrizioni impostate.
Crove può rappresentare lo strumento ideale se si cerca un software di automazione dei documenti gratuito.
Documate
Documate è un software di automazione dei documenti senza codice, facile da usare, pensato per l’assemblaggio di documenti legali.
Inizialmente creato da un gruppo di avvocati e tecnici per supportare le organizzazioni di assistenza legale, Documate è ora disponibile per tutte le aziende.
Caratteristiche:
- Moduli Web: Gli utenti possono progettare moduli web personalizzati che inseriscono i dati in documenti Word o PDF.
- Sondaggio online: È possibile creare un sondaggio e caricare documenti modello che si collegano ai campi del modulo del sondaggio.
- Incorporazione: Il programma permette di generare documenti a partire dall’input, distribuire i flussi di lavoro sviluppati o anche incorporarli in siti web.
Questa piattaforma di automazione dei documenti è adatta a professionisti e avvocati che desiderano una soluzione senza codice con un’interfaccia utente semplice.
Templafy
Templafy è un software che permette alle grandi aziende di organizzare rapidamente contenuti e risorse aziendali.
Aumentando l’efficienza per gli utenti finali tramite l’automazione dei documenti, il sistema garantisce la conformità del marchio e delle leggi.
Questa piattaforma è sempre aggiornata e si adatta alle infrastrutture IT e applicative utilizzate dalle aziende.
Caratteristiche:
- Sistema basato sulle autorizzazioni: Permette ai responsabili e ai team di controllo di qualità di gestire tutte le risorse dei documenti, assicurando che i membri del team utilizzino solo le informazioni consentite.
- Integrazione: I dipendenti possono semplificare la creazione di contratti, proposte e materiale di vendita all’interno dei loro programmi di elaborazione testi, grazie agli strumenti di automazione di Templafy, che si collegano a Microsoft Office e Google G Suite.
- Interfaccia di amministrazione: I dipendenti possono accedere a strumenti standard per la generazione di documenti con la distribuzione centralizzata dei file modello dell’ufficio.
Templafy è indicato per aziende che necessitano di almeno 50 utenti.
ExperLogix
Experlogix offre un software completo e intuitivo che aiuta gli utenti aziendali a semplificare, migliorare e automatizzare i processi documentali.
Caratteristiche:
- Flussi di documenti: L’interfaccia visuale permette di creare rapidamente flussi di documenti che utilizzano la logica condizionale senza codifica.
- Progettazione di modelli: Offre gli strumenti necessari per creare modelli dinamici basati sui dati e impostare flussi di lavoro complessi.
- Raccolta digitale dei dati: Gli Smart Form sono moduli flessibili, incorporati e basati sul web che semplificano l’inserimento e l’invio di informazioni in formato elettronico.
- Gestione dell’output: I Document Services offrono metodi automatizzati per gestire grandi volumi di output di documenti.
Content Manager di Experlogix è un repository sicuro che semplifica la gestione, l’archiviazione e il recupero di risorse digitali, inclusi moduli, documenti PDF, loghi, immagini e contenuti multimediali.
Conclusioni
Il software di automazione dei documenti è un investimento vantaggioso. Automatizzando la creazione di documenti simili, la tua azienda può ridurre gli errori, risparmiare denaro ed eliminare attività ripetitive e spiacevoli.
Inoltre, ti invitiamo a esplorare i migliori strumenti di collaborazione sui documenti.