Un elemento costante nelle operazioni aziendali è la necessità di creare documenti.
Nell’era digitale, le aziende hanno abbandonato i documenti cartacei a favore di file elettronici archiviati nel cloud. Questa transizione non solo riduce il consumo di carta, ma ottimizza anche il processo di creazione dei documenti.
Se operi nel settore legale, assicurativo o bancario, i tuoi flussi di lavoro quotidiani saranno ancora più dipendenti dalla generazione di documenti.
Fatture, preventivi, contratti, presentazioni ai clienti, budget e direttive interne sono documenti fondamentali su cui la tua azienda si basa costantemente per svolgere le sue attività e comunicare con clienti, dipendenti e fornitori.
Sarà necessario agire rapidamente per preparare e distribuire documenti relativi a politiche, resoconti finanziari, atti giudiziari e altre comunicazioni essenziali.
In questo articolo, esploreremo l’importanza della generazione di documenti e come può contribuire ad aumentare l’efficienza della tua azienda. Quindi, iniziamo subito!
L’importanza di un software per la generazione di documenti
L’adozione di un software per la generazione di documenti è diventata indispensabile per le aziende per diversi motivi.
Risparmio di tempo per il tuo team
Un sistema efficiente di generazione automatica dei documenti accelera attività come la progettazione, la modifica, la creazione e l’importazione dei documenti. Ciò libera risorse umane preziose e riduce la necessità di coinvolgere il team di sviluppo nella creazione e nella risoluzione dei problemi di questo processo.
Eliminazione di errori e omissioni
L’automazione di qualsiasi procedura che prevede numerosi passaggi di immissione manuale dei dati riduce automaticamente la probabilità di errore umano. Lo stesso principio si applica alla creazione di documenti.
Quando all’interno della piattaforma di vendita viene offerta una soluzione intuitiva per la creazione di documenti di alta qualità, i dipendenti imparano più velocemente e sono in grado di produrre regolarmente documenti di livello superiore.
Coerenza del tuo marchio
Un aspetto e uno stile uniformi in tutte le comunicazioni aziendali sono cruciali per un marchio aziendale efficace. Ciò si applica sia alla documentazione cartacea che elettronica della tua azienda, non solo ai materiali di marketing.
Un sistema di generazione di documenti valido permette ai dipendenti di produrre risultati altamente personalizzabili per ogni cliente, mantenendo al contempo un’immagine aziendale coerente.
Funzionalità essenziali di un software per la generazione di documenti
Un buon software per la generazione di documenti dovrebbe includere le seguenti caratteristiche:
Formattazione automatica e flessibilità dei formati
La possibilità di modificare rapidamente qualsiasi documento, cambiando il carattere, le dimensioni o il tipo di file (PDF, Docx, CSV) senza comprometterne l’integrità è fondamentale. Questo perché molti clienti hanno preferenze specifiche sul formato del documento che utilizzano. Assicurati che la soluzione scelta offra un’ampia gamma di opzioni di formattazione.
Integrazione semplificata
Un sistema efficiente deve consentire l’unione rapida di documenti provenienti da diverse applicazioni, inclusi JSON e XML, e l’integrazione con altri programmi di uso frequente. In questo modo, il flusso di dati diventa più diretto e veloce, facilitando la produzione di un prodotto finito, con la certezza che tutto sia stato eseguito correttamente.
Contenuti dinamici
La capacità di combinare dati dinamici per personalizzare il tuo documento è uno degli aspetti cruciali di uno strumento di creazione di documenti. Per adattare il messaggio alle diverse esigenze e raggiungere il pubblico giusto, è necessario uno strumento che raccolga i dati appropriati e li includa nel documento.
Conformità e sicurezza
Le migliori soluzioni offrono la possibilità di selezionare protocolli di sicurezza e conformità specifici per ogni esigenza o documento. Assicurati che la soluzione scelta utilizzi connessioni SSL sicure e firewall affidabili.
Ora che sai quali sono le caratteristiche di un software di generazione di documenti avanzato, ecco un elenco di alcune delle piattaforme più utilizzate dalle aziende.
SmartDocuments
Iniziamo con SmartDocuments, una piattaforma automatizzata per la creazione di documenti che permette l’implementazione di modelli intelligenti in grado di ottimizzare il flusso di lavoro dei documenti e aumentare la produttività.
Si integra facilmente con Microsoft Teams e Sharepoint, e salva automaticamente i documenti.
SmartDocuments è in grado di inserire automaticamente i dati relativi a clienti e prodotti da SAP nei documenti, riducendo notevolmente il tempo necessario. Utilizzando il pratico strumento SmartWizard, puoi creare e gestire con facilità i modelli di documenti standard, inserire i dati da sistemi esterni e rafforzare l’identità aziendale.
Grazie alle sue capacità di creazione di documenti e gestione dei modelli, la piattaforma viene utilizzata in vari settori, come quello governativo, legale e del reclutamento, per ridurre i tempi e i rischi legati alla creazione di documenti.
Docmosis
Docmosis offre un processo di generazione di documenti rapido, affidabile e scalabile, basato su modelli intelligenti. Puoi utilizzare le funzionalità della piattaforma per creare lettere, fatture, preventivi, contratti, estratti conto e report personalizzati in formato PDF e Word.
È dotato di un motore di generazione di documenti self-hosted che si integra perfettamente con applicazioni software personalizzate e app di terze parti. Docmosis offre una serie di funzioni per semplificare la creazione di strutture di documenti complesse.
- Usa Microsoft Word o LibreOffice Writer per creare i modelli di documento.
- Digita o aggiungi segnaposto di testo semplice per tutto il contenuto dinamico.
- Aggiungi testo, immagini, tabelle, codici a barre, codici QR e altro.
- Aggiungi report personalizzabili ai modelli.
Fastdok
Fastdok è un software versatile per la creazione di documenti utilizzato in vari settori, tra cui IT, business, istruzione, risorse umane e altri, per generare i documenti necessari.
Questo software di generazione di documenti basato sul cloud è veloce e semplice da usare, dimostrandosi efficace nella creazione di documenti per diversi scopi.
La particolarità di Fastdok è il suo processo di automazione che ti fornisce documenti pronti all’uso basati sulle risposte che fornisci ad una serie di domande. Fastdok guida il processo di documentazione digitale proponendo una serie di questionari mirati, esempi chiari e spiegazioni, con l’obiettivo di aiutarti a generare i documenti nel modo più semplice possibile.
Edocgen
Edocgen fornisce un processo flessibile di generazione di documenti, supportando l’automazione dei documenti basata sui dati e offrendo una gamma di modelli, dai più semplici ai più complessi, per aumentare la produttività del team.
Questo software di generazione di documenti è intuitivo e si propone di trasformare il processo di creazione di documenti, fornendo comunicazioni e un’esperienza migliori ai clienti.
Le caratteristiche principali di Edocgen sono le seguenti:
- Genera migliaia di documenti in blocco, popolando i dati da diverse origini come JSON/XML/Excel, database e altro.
- Genera automaticamente moduli web a partire da modelli per la creazione di documenti.
- Supporta la generazione su richiesta tramite API REST, con download di istruzioni in tempo reale.
- Può essere facilmente implementato in locale o nel cloud per l’esecuzione su Azure, GCP o AWS.
- Fornisce modelli di documenti in formato PPTX, Microsoft Word, PDF compilabile ed Excel.
Checkbox
Scelto da nomi come Deloitte, KPMG e BMW, Checkbox è un potente software all-in-one per la creazione e la gestione di documenti che semplifica il complesso processo di creazione dei documenti, riducendo il tempo necessario per la stesura e la gestione manuale, consentendo al management di concentrarsi su attività più strategiche.
Checkbox esamina ed elimina eventuali errori nel documento, convalidandolo rispetto a modelli standardizzati. Inoltre, consente di ottenere informazioni immediate, visualizzare lo stato di approvazione, ottenere firme elettroniche e ricevere risultati automatici relativi al documento appena creato. Questo strumento facilita anche la negoziazione e il processo di accesso, migliorando i tempi di consegna dei documenti e supportando decisioni basate sui dati.
Docshifter
Docshifter è un software centralizzato di automazione dei documenti che aiuta a gestire tutti i documenti basati su modelli e li converte in formato PDF.
Questo strumento è veloce, scalabile e conforme. Il processo automatizzato elimina la necessità di copiare e incollare i dati nei modelli di documento, risparmiando tempo prezioso.
Docshifter non è solo una piattaforma per la creazione di documenti, ma anche un software di conversione PDF che acquisisce diversi formati di file come input, li arricchisce e li converte in PDF. Alcune delle caratteristiche principali di Docshifter sono:
- Conversione PDF 10 volte più veloce, con costi di licenza e infrastruttura ridotti.
- Integrazione con strumenti esistenti tramite connettori nativi o API Rest.
- Progettazione dei modelli in Microsoft Word per ridurre i costi.
Templafy
Templafy è lo strumento ideale per gestire tutte le attività relative ai documenti della tua azienda. La piattaforma offre una serie di moduli e modelli che possono essere utilizzati per progettare una soluzione specifica per le tue esigenze.
Templafy offre un solido centro di amministrazione per le aziende, che permette di gestire tutti gli aspetti del processo di creazione dei documenti aziendali. Facilita la gestione e la distribuzione di modelli predefiniti, risorse documentali, caratteri e firme e-mail. Rafforza le infrastrutture IT e offre più valore tramite integrazioni sicure con applicazioni per la gestione dei documenti. Templafy fornisce alle aziende le seguenti funzionalità per soddisfare le loro specifiche esigenze:
- Un’ampia libreria di modelli aziendali e risorse all’interno delle app per i documenti.
- Tecnologia di automazione intelligente per la creazione dinamica e accurata dei documenti.
- Scansione automatica di documenti e presentazioni per individuare contenuti obsoleti e verificarne la conformità alle regole.
- Condivisione, collaborazione e accesso a informazioni utili per ottimizzare le prestazioni dei documenti.
Nintex
Passa a Nintex per creare e condividere automaticamente tutti i documenti relativi all’azienda, come contratti, ordini di lavoro e fatture, direttamente da Salesforce o Office 365. Questo elimina la necessità di copiare e incollare i dati, riduce al minimo gli errori, garantendo documenti accurati e conformi per i destinatari previsti.
Nintex ti aiuta ad automatizzare il processo di creazione dei documenti offrendo le seguenti funzionalità:
- Automazione della creazione dei documenti senza scrivere codice per migliorare l’efficienza.
- Utilizzo di modelli predefiniti in diverse lingue per creare documenti nei formati di file Word, Excel, PowerPoint e PDF.
- Semplificazione della generazione di revisioni interne e del processo di firma dei documenti tramite l’automazione del flusso dei documenti.
- Associazione dinamica dei dati provenienti da qualsiasi origine utilizzando modelli di documenti e soluzioni di archiviazione cloud come Salesforce, SharePoint e Box.
Pandadoc
Pandadoc è il software ideale per creare, inviare e gestire documenti conformi a HIPAA, FERPA e GDPR senza perdere tempo prezioso. Questo strumento fai-da-te offre tantissimi modelli con marchio e temi personalizzati per velocizzare la creazione di documenti importanti.
Pandadoc si impegna a semplificare il processo di generazione dei documenti, assicurando al contempo il mantenimento della voce e dello stile del marchio. Pone particolare attenzione alla creatività e ai dettagli, offrendo modelli con marchio e temi personalizzati, insieme all’integrazione di Canva, che permette di trascinare e rilasciare elementi di design straordinari con facilità. Pandadoc permette di incorporare video accattivanti, GIF animate e una tabella dei prezzi dinamica che consente al cliente di scegliere i servizi a cui desidera iscriversi.
Docs Made Easy
Basato su Salesforce, Docs Made Easy permette di creare documenti solidi, sofisticati e dinamici che velocizzano il processo di creazione dei documenti nella tua organizzazione.
La piattaforma permette di creare presentazioni, report, preventivi, fatture, contratti e molto altro, trasferendo i dati da un oggetto standard a modelli preformattati.
Docs Made Easy migliora la produttività dei professionisti, consentendo loro di creare documenti efficienti grazie alle seguenti funzionalità:
- Sincronizzazione dei dati di Salesforce per automatizzare la generazione dei documenti.
- Estrazione dei dati da CRM e oggetti personalizzati e unione con modelli preformattati.
- Trasporto e consegna di documenti dall’aspetto professionale in modo rapido e semplice, con pochi clic.
- Notifiche immediate quando un cliente interagisce con un documento.
Formstack
Formstack è un’altra opzione da considerare per automatizzare il processo di generazione dei documenti nella tua organizzazione. Questo strumento riduce al minimo la necessità di pratiche burocratiche per creare documenti professionali ed esteticamente accattivanti, che possono essere facilmente inviati praticamente ovunque.
Grazie al semplice creatore ed editor di documenti con funzionalità drag-and-drop, puoi creare innumerevoli documenti, come proposte, applicazioni, accordi e contratti, in pochi minuti. Formstack ti permette di accedere alle seguenti funzionalità:
- Aggiunta di sezioni condizionali per mostrare o nascondere i contenuti in base all’utente.
- Generazione di più documenti da un’unica fonte di dati.
- Condivisione dei documenti ovunque o caricamento su altre applicazioni direttamente dall’interfaccia di Formstack.
- Utilizzo di modelli predefiniti dalla libreria per progettare rapidamente documenti aziendali.
SDocs
Infine, nell’elenco, abbiamo SDocs, un software di generazione di documenti incredibilmente veloce e facile basato su Salesforce che offre sicurezza affidabile alle organizzazioni. Questo strumento è utilizzato da diverse aziende per migliorare l’efficienza, ridurre gli errori ed eliminare le attività ripetitive legate ai documenti.
Poiché SDocs è una soluzione nativa per la creazione di documenti per Salesforce, i dati non lasciano mai l’ecosistema, garantendo maggiore sicurezza e una consegna più rapida dei servizi. È anche possibile modificare le impostazioni di visibilità dei documenti dei profili utente e filtrare i documenti che possono creare. La piattaforma è ricca di funzionalità, con tutto ciò che ti serve per semplificare il processo di automazione dei documenti. L’editor di documenti integrato è facile da usare e non richiede formazione aggiuntiva.
Conclusione
Questo articolo mette in luce alcuni dei validi strumenti di creazione di documenti disponibili sul mercato. Quando scegli una soluzione per la tua organizzazione, è consigliabile analizzare le esigenze specifiche della tua azienda e confrontare le funzioni offerte da questi strumenti di automazione dei documenti. È interessante notare che la maggior parte delle opzioni qui elencate offre una prova gratuita, che puoi utilizzare per verificare se soddisfano le tue aspettative.