Semplifica la gestione delle chiamate con un receptionist virtuale
Se il tuo tempo è prezioso e non puoi permetterti di far attendere i tuoi clienti, i servizi di receptionist virtuale rappresentano una soluzione ottimale per ottimizzare la gestione delle tue comunicazioni.
Questi servizi non solo ti consentono di ridurre i costi legati al personale, ma incrementano anche la produttività della tua azienda, liberandoti da compiti ripetitivi e consentendoti di concentrarti sulle attività aziendali più cruciali.
Questo articolo ti guiderà nella scelta dei migliori servizi di receptionist virtuale, garantendoti una gestione efficace delle chiamate anche quando sei impegnato.
Scopriamo insieme i dettagli di questa soluzione.
Cosa sono i servizi di receptionist virtuale?
Le telefonate sono fondamentali per acquisire informazioni e migliorare la generazione di lead per qualsiasi attività commerciale. Rispondere e gestire le chiamate dei clienti è un aspetto imprescindibile, anche quando sei oberato da altre mansioni.
Tradizionalmente, le grandi aziende con budget consistenti assumono receptionist a tempo pieno. Tuttavia, questa opzione rappresenta un onere eccessivo per le piccole imprese con organici ridotti.
È qui che entrano in gioco i servizi di receptionist virtuale.
Questi servizi mettono a disposizione receptionist in carne ed ossa, pronti ad accogliere i chiamanti e a comprendere le loro esigenze. Le chiamate vengono poi indirizzate al membro del team più appropriato, migliorando l’interazione del cliente con l’azienda.
In genere, questi servizi offrono assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per chiamate e messaggi di testo, assicurando che nessuna richiesta del cliente venga trascurata.
Perché scegliere un addetto alla reception virtuale?
La decisione di assumere un receptionist virtuale è soggettiva e dipende dalle esigenze specifiche di ogni azienda. Devi valutare se preferisci un membro del team interno o se l’esternalizzazione del lavoro sia più adatta al tuo contesto.
Mentre le grandi aziende possono contare su team di receptionist dedicati, le piccole imprese e le startup devono spesso ottimizzare i costi operativi. In questo scenario, un servizio di receptionist virtuale rappresenta un’alternativa più conveniente.
Analizziamo alcuni vantaggi derivanti dall’utilizzo di servizi di receptionist virtuale:
- Professionalità: un messaggio di benvenuto professionale crea un’ottima prima impressione sulla tua attività, trasmettendo un senso di fiducia e serietà.
- Convenienza: i receptionist virtuali sono più economici rispetto al personale interno e non richiedono contratti vincolanti. È possibile attivare rapidamente un servizio di risposta alle chiamate, adattandolo alle esigenze dei tuoi clienti.
- Migliore gestione dei clienti: i receptionist virtuali sono formati per gestire le chiamate e le richieste dei clienti in modo efficiente. Grazie alla loro esperienza, sono in grado di affrontare diverse situazioni e ottimizzare l’efficacia aziendale.
- Personalizzazione: i servizi di receptionist virtuale ti permettono di personalizzare le regole di inoltro chiamata, il messaggio di benvenuto e altri dettagli della comunicazione aziendale.
- Disponibilità: mentre i receptionist interni sono disponibili solo durante l’orario di lavoro, i receptionist virtuali possono operare 24 ore su 24, 7 giorni su 7, garantendo un servizio di risposta alle chiamate continuo.
- Integrazione: i servizi di receptionist virtuale si integrano con strumenti di comunicazione aziendale come Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams e molti altri.
Ora che hai compreso i vantaggi, esploriamo alcune delle migliori opzioni disponibili sul mercato.
ReceptionHQ
ReceptionHQ è un leader globale nel settore, specializzato nel supportare le piccole imprese che desiderano ottimizzare il loro tempo. I loro servizi di receptionist virtuale includono risposta in tempo reale 24/7, gestione di chiamate, e-mail e messaggi, nonché la gestione di chiamate in uscita, la pianificazione di appuntamenti e l’invio di promemoria.
ReceptionHQ gestisce la maggior parte delle chiamate per le aziende statunitensi durante le ore di punta. Offrono un servizio bilingue senza vincoli contrattuali, consentendoti di provare i loro servizi per 7 giorni senza rischi.
Yodel.io
Yodel.io è un’azienda con oltre 15 anni di esperienza nel settore dei receptionist virtuali. Puoi scegliere tra un operatore IVR completamente automatizzato o un receptionist umano da remoto. Alcune caratteristiche degne di nota includono sistemi IVR vocali intelligenti, screening delle chiamate e integrazione con strumenti come Hubspot, Zendesk, Intercom e Slack.
Offrono un periodo di prova gratuito senza contratto. Al termine della prova, puoi scegliere tra diversi piani in base alle tue necessità.
Grasshopper
Se desideri un servizio di receptionist virtuale che ti consenta di utilizzare un numero di telefono separato e ricevere chiamate da tutto il mondo, Grasshopper è un’ottima scelta. Fornisce un numero di telefono virtuale per rispondere alle chiamate in arrivo su computer o dispositivo mobile, proteggendo il tuo numero privato e consentendoti di concentrarti sul tuo lavoro.
Offrono un periodo di prova gratuito di 7 giorni, senza vincoli contrattuali.
MyReceptionist
MyReceptionist offre servizi di receptionist virtuale e supporto alla reception 24/7, a un costo inferiore rispetto all’assunzione di un receptionist in loco. Puoi beneficiare dei vantaggi di un receptionist in persona, senza le problematiche associate all’assunzione di un dipendente interno, come la gestione delle chiamate, la pianificazione di appuntamenti, riunioni e prenotazioni di viaggio.
MyReceptionist offre diversi pacchetti in base al tempo settimanale o mensile di cui hai bisogno per gestire le chiamate dei tuoi clienti.
Ruby
Ruby Receptionists fornisce supporto telefonico professionale, utilizzando l’intelligenza artificiale per gestire le chiamate in arrivo di aziende in tutto il mondo. Possono rispondere a domande sulla tua attività, assistere i clienti e persino programmare appuntamenti.
Con Ruby, hai a disposizione un’app mobile per gestire le chiamate e gli SMS, e puoi sincronizzare i tuoi programmi giornalieri con le integrazioni del calendario.
Conversational
Conversational è un servizio di receptionist virtuale completo, ideale per aziende che necessitano di un supporto a 360 gradi o per quelle con più sedi che richiedono la gestione delle chiamate provenienti da tutto il mondo.
Conversational offre gestione della reception, instradamento delle chiamate, gestione della posta vocale, pianificazione di appuntamenti online e una piattaforma di email marketing. È possibile integrare questi servizi con sistemi telefonici esistenti come Microsoft Lync o Cisco Jabber.
AnswerForce
AnswerForce è un servizio di receptionist virtuale completo che offre gestione delle chiamate 24/7. Fornisce una dashboard personalizzabile per visualizzare e gestire le chiamate in arrivo. Puoi integrare AnswerForce con un sistema IVR per controllare in modo più preciso come i chiamanti vengono accolti.
AnswerConnect
AnswerConnect è un’azienda di telefonia attiva dal 2001, specializzata in servizi di receptionist virtuale. Puoi scegliere tra due opzioni: Live Chat e Instant Messaging (IM), selezionando la soluzione più adatta alle tue esigenze specifiche.
Che tu sia un datore di lavoro, un imprenditore o un privato in cerca di assistenza per rispondere alle chiamate, AnswerConnect può essere personalizzato per soddisfare le tue necessità.
Helpware
Helpware è un servizio di receptionist virtuale pensato per le piccole e medie imprese. Offre una gamma di servizi, tra cui pianificazione di appuntamenti, inoltro di chiamata, segreteria telefonica e supporto email. Con Helpware puoi gestire le chiamate da qualsiasi luogo e impostare risposte automatiche personalizzate per le esigenze dei chiamanti.
Abby
Abby è un servizio di receptionist virtuale fornito da Zendesk, ideale per gestire chiamate, e-mail e chat. Puoi impostare risposte automatiche per richieste di informazioni relative a ordini o tempi di consegna. Abby ti invia una notifica quando un nuovo cliente si iscrive alla newsletter e ti consente di ringraziare i clienti che forniscono feedback.
Moneypenny
Moneypenny è un fornitore di servizi di risposta 24/7 con sede nel Regno Unito e negli Stati Uniti. Offrono la possibilità di scegliere membri del team dedicati, che verranno formati per rispondere alle chiamate della tua azienda e fornire supporto tramite chat, trasferimento di chiamata, CRM e integrazioni del calendario. Puoi aggiornare la tua disponibilità sul portale e controllare la cronologia di chiamate e messaggi.
Considerazioni finali
Ricorda che stiamo parlando di costruire relazioni con i tuoi clienti. È importante impostare il tono giusto all’inizio di ogni chiamata, per evitare che i clienti si sentano come se stessero parlando con un sistema automatico. La scelta di una delle aziende presenti in questo elenco ti permetterà di professionalizzare la tua attività e semplificare la gestione delle richieste.
Speriamo che questo articolo ti abbia aiutato a comprendere meglio come i servizi di receptionist virtuale possano aiutarti a concentrarti sulla crescita della tua attività, senza preoccuparti della gestione delle chiamate.
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